Whistleblowing, approvato definitivamente il decreto

Qualche settimana fa, abbiamo parlato di Whistleblowing in questo articolo, segnalando come, con l’ok definitivo del Garante della Privacy, il Senato avesse ha fornito parere favorevole allo schema di decreto legislativo di recepimento della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione dei soggetti che, nelle Pubbliche Amministrazioni, segnalano violazioni del diritto dell’Unione da parte dell’Ente.
Il 9 marzo 2023, il Consiglio dei ministri ha approvato in via definitiva il decreto legislativo, che è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale con il n. 24 del 10 marzo 2023 e che entrerà in vigore il 15 luglio 2023, salvo uno slittamento di applicabilità al 17 dicembre 2023 per i datori di lavoro privati che nell’ultimo anno abbiamo impiegato una media di 249 lavoratori subordinati, a tempo determinato o indeterminato.

1. Le novità del decreto whistleblowing

Tra le novità della legge definitiva, si segnala la sua applicabilità a tutti i soggetti, pubblici e privati, indipendentemente dall’adozione del modello organizzativo 231/01 (modello per la prevenzione degli illeciti aziendali).
I canali di segnalazione sono tre, interno, esterno e pubblico, ma negli enti privati con meno di cinquanta dipendenti è prevista la sola possibilità della segnalazione interna. Dunque, dovranno obbligatoriamente attivare il canale di segnalazione interno i soggetti privati che:

• Hanno impiegato in media nell’ultimo anno almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• Rientrano nell’ambito di applicazione delle norme in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati;
• Hanno adottato modelli di organizzazione e gestione ex D.lgs. 231/2001, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di 50 lavoratori subordinati.

Le segnalazioni potranno essere effettuate con quattro modalità:

• 1)     In forma scritta;
• 2)     In forma orale, con un incontro di persona con personale addetto;
• 3)     Tramite linee telefoniche o altri sistemi di messaggistica vocale registrati o non registrati (in questo ultimo caso le conversazioni dovranno essere trascritte e firmate);
• 4)     Attraverso la piattaforma informatica messa a disposizione da Anac (Autorità Nazionale Anti Corruzione) per la segnalazione esterna;

A seguito di segnalazione, comunque pervenuta, l’Anac sarà tenuta a dare riscontro entro tre mesi, aumentati fino a sei in caso di giustificate e motivate ragioni. Il termine decorre dalla data di ricevimento della segnalazione in forma pubblica, o dopo sette giorni dal ricevimento della segnalazione pervenuta con altri metodi. o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento.

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2. Le tutele per i whistleblowers

Tutti coloro che effettuano segnalazioni di violazioni del diritto dell’Unione da parte dell’ente di appartenenza, nell’ambito del proprio lavoro, che siano dipendenti o collaboratori, lavoratori autonomi o subordinati, liberi professionisti, volontari, tirocinanti (anche non retribuiti), gli azionisti, gli amministratori, direttori e coloro che operano con funzioni di vigilanza, controllo e rappresentanza, hanno diritto alle tutele previste dal decreto.
In pratica, non possono, per il fatto di aver segnalato un illecito, subire ritorsioni di alcun tipo, tra cui:

• il licenziamento, la sospensione;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
• la sospensione della formazione;
• le note di merito negative;
• l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione anche pecuniaria;
• la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

In ogni caso, sarà onere dell’ente datore di lavoro prevedere una apposita procedura per tutelare la riservatezza dei segnalatori e del contenuto della segnalazione, procedura che include anche l’effettuazione di una valutazione di impatto (DPIA) ex art. 35 del GDPR. La gestione del canale interno di segnalazione potrà essere affidata a una persona o a un ufficio interno – con personale specificamente formato – oppure a un consulente esterno.
La protezione dei whistleblowers prevede tra l’altro il divieto di rivelarne l’identità senza il suo consenso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ed anche nell’ambito di procedimenti disciplinari a carico del segnalato.
Nei casi in cui venga accertato che il decreto è stato violato e che il segnalatore ha subito una ritorsione, l’Anac potrà applicare sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000 a 50.000 euro; si applicherà la sanzione anche nei casi in cui venga accertato che una segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza, oppure se l’Autorità accerti che non sono stati istituiti canali di segnalazione e che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni. Infine, qualora si accerti la responsabilità del segnalante per i reati di diffamazione e calunnia, è prevista la sanzione da 500 a 2.500 euro.

3. Gli illeciti oggetto della segnalazione

Gli illeciti che possono essere segnalati dal whistleblower sono quelli previsti dal d. lgs 232/01, ad esempio i reati informatici, quelli in materia di appalti pubblici, di protezione dei consumatori, di protezione dei dati, ma non solo, l’elenco (che non è tassativo) è ampliato, ricomprendendo tutti i reati contro la pubblica amministrazione, i comportamenti impropri di un funzionario pubblico contrari all’interesse pubblico, gli illeciti civili, le irregolarità nella gestione o organizzazione dell’attività di un ente.
In pratica che cosa sarà obbligatorio fare per gli enti pubblici e privati?
A far data dal 15 luglio prossimo, quindi, gli enti pubblici e privati interessati dalla nuova normativa dovranno quindi attivare al proprio interno i processi aziendali necessari per dare attuazione al decreto, in particolare:

• effettuare una valutazione di impatto (Data Protection Impact Assessment) sul trattamento;
• attivare il canale di segnalazione interno;
• elaborare e portare a conoscenza di tutti i dipendenti una procedura che illustri gli illeciti da segnalare e le varie modalità per farlo;
• nominare e formare adeguatamente il personale interno (o il consulente esterno) incaricato della gestione del canale di segnalazione.