Al fine di favorire la diffusione delle tecnologie telematiche nelle comunicazioni, consentendo così di ridurre i costi amministrativi degli operatori, l’art. 16, co. 6, del D.L. 185/2008 (cd. decreto anticrisi), conv. nella L. 2/2009, ha previsto l’obbligo per tutte le imprese costituite in forma societaria, di attivare un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). In particolare, il legislatore ha imposto:
a) alle società di nuova costituzione, di dotarsi di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) da indicarsi nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese;
b) alle società già iscritte nel Registro delle imprese alla data di entrata in vigore dello stesso D.L. 185/2008 (29 novembre 2008) e non ancora cancellate, di comunicare al Registro il proprio indirizzo PEC entro 3 anni dalla data di entrata in vigore del decreto (dunque entro il termine del 29 novembre 2011).
In capo al rappresentante legale della società che ometta di effettuare la comunicazione della PEC entro la data indicata è stata prevista l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 c.c. in tema di omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi al Registro delle imprese, come di recente modificato dalla L. 180/2011 (Statuto delle imprese) che ne ha ridotto gli importi.
Il 3 novembre 2011 il Ministero dello sviluppo economico, con l’approssimarsi della scadenza del 29 novembre 2011, ha diramato una circolare (3645/C) con cui ha fornito alle imprese e alle Camere di commercio le indicazioni operative per una corretta applicazione della normativa in materia di attuazione della nuova previsione. Di seguito, poi, lo stesso Ministero dello sviluppo economico è nuovamente intervenuto con una ulteriore circolare del 25 novembre 2011 con cui, di fatto, si disponeva un differimento del termine ultimo per l’adempimento richiesto. Per il tramite di questa nuova circolare, infatti, si invitavano le Camere di Commercio ad astenersi dall’applicare le sanzioni previste dall’art. 2630 c.c. alle società e ai soggetti che non avessero provveduto a comunicare al Registro delle imprese l’indirizzo di Posta Elettronica entro il termine del 29 novembre 2011, dovendosi considerare «corretto adempimento» anche quello tardivo. Ciò in quanto la mole di richieste da parte delle società nell’imminenza del termine ha reso impossibile per i gestori PEC il rilascio a tutte le società della casella certificata nei tempi sanciti dalla normativa, unitamente alla estrema difficoltà, in detta situazione di confusione, di individuare in capo ai soggetti tenuti all’adempimento in questione l’elemento soggettivo (dolo o colpa) costituente, ai sensi dell’art. 3 L. 689/1981, presupposto necessario per l’assoggettamento alla sanzione amministrativa. Di qui l’opportunità, almeno fino alla fine del 2011, di evitare l’applicazione delle sanzioni prescritte (si veda l’articolo su questo stesso sito).
Da ultimo, il decreto semplificazioni, appena approdato in Gazzetta Ufficiale (D.L. 5/2012), ha disposto la proroga al 30 giugno 2012 del termine entro il quale le società che non hanno ancora provveduto, possono comunicare il loro indirizzo di Posta Elettronica Certificata alla Camera di Commercio. L’adempimento trova quindi una ulteriore proroga, consentendosi alle aziende costituite in forma societaria di provvedere all’adempimento entro un più ampio lasso temporale e, contestualmente, alle Camere di Commercio di gestire in una situazione di maggiore tranquillità le richieste di PEC che ad esse saranno ancora inoltrate.
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