Obbligatorio indicare la PEC negli atti, nella corrispondenza e sul proprio sito Web

Dopo la scadenza del termine che ha imposto a tutte le aziende (di vecchia e nuova costituzione) di adottare e comunicare al registro imprese un proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC), che si va ad aggiungere a tutte le altre informazioni anagrafiche obbligatorie che l’azienda deve rendere pubbliche, ci si domanda se anche l’indirizzo di PEC debba essere reso disponibile sul sito web e su carta intestata aziendale e se sussiste uno specifico obbligo in tal senso.
Mentre, infatti, per gli enti pubblici esiste uno specifico obbligo normativo relativo alla posta elettronica certificata, ovvero quello di istituire almeno una casella PEC per ogni registro di protocollo (art. 47 del CAD) e di darne comunicazione sull’indice delle PA, per i privati non sembrerebbe sussistere uno specifico e parallelo obbligo in tal senso.
Come sappiamo i commi 6, 7, 8, 9 e 10 dell’art. 16 della Legge n. 2/2009 (di conversione del D.L. n. 185/2008) hanno obbligato le PA, le imprese e i liberi professionisti a dotarsi, entro termini di legge perentori e precisi (3 anni per le imprese già esistenti, al momento dell’iscrizione al registro imprese per quelle di nuova costituzione ed entro un anno per i professionisti), di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata e a renderlo pubblico mediante l’iscrizione in registri o elenchi liberamente consultabili.
In particolare, per quanto concerne le imprese, il mancato rispetto di tale obbligo nei termini sopra individuati comporta l’applicazione delle sanzioni previste dall’art. 2630 c.c. (come modificato dalla Legge n.180 del 11/11/2001) in capo al legale rappresentante dell’impresa.
Se queste sono le premesse, ad oggi sembrerebbe non esserci alcun obbligo specifico di indicare l’indirizzo di PEC nella carta intestata, negli atti, nella corrispondenza o nella pagina internet dell’azienda, in quanto il citato art.16, comma 6, non prevede altro obbligo oltre alla comunicazione al Registro Imprese della casella PEC.
Tuttavia, anche se l’art. 2250 del codice civile (indicazione negli atti e nella corrispondenza), modificato dalla Legge Comunitaria 2008 (ovvero dall’art. 42 della Legge 7 luglio 2009 n.88), non fa alcun riferimento esplicito circa la pubblicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata sul sito web aziendale e nella carta intestata, tale indicazione a nostro avviso non può essere esclusa dagli altri obblighi di trasparenza in capo all’impresa.
Il riformato art. 2050 c.c., infatti, stabilisce all’ultimo comma che “Le società di cui al quinto comma che dispongono di uno spazio elettronico destinato alla comunicazione collegato ad una rete telematica ad accesso pubblico forniscono, attraverso tale mezzo, tutte le informazioni di cui al primo, secondo, terzo e quarto comma”. Ciò vuol dire che sui siti web delle aziende (società di capitale) sarà obbligatorio inserire informazioni quali la sede sociale, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese, il capitale sociale sottoscritto ed effettivamente versato secondo l’ultimo bilancio depositato, l’eventuale stato di liquidazione e dichiarazione di società a socio unico (stato di società uni personale).
In caso di omessa indicazione e pubblicazione sul web delle informazioni legali richieste si applicano la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c. (che va da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.065 euro).
Ma allora è veramente necessario indicare l’indirizzo di PEC anche sul sito web o nella carta intestata, oppure è un adempimento superfluo?
Per chiarire questo dubbio, a nostro avviso, dobbiamo rilevare che oramai l’indirizzo di posta elettronica certificata viene sempre più accostato all’indirizzo fisico dell’azienda tanto da poter essere considerato come una sorta di domicilio elettronico per le aziende, che avrà un valore uguale e alternativo a quello della “sede legale” della società.
Si ritiene quindi doverosa un’interpretazione estensiva dell’obbligo civilistico di cui all’art. 2250 c.c. (la cui modifica è entrata in vigore prima del termine obbligatorio relativo alla dotazione e alla comunicazione della PEC al registro delle imprese) al fine di poter considerare l’indicazione dell’indirizzo di PEC al pari delle altre informazioni minime obbligatorie a cui l’impresa è tenuta a dare massima trasparenza.
Non solo. Per chi se ne fosse dimenticato, già l’articolo 7 del d.lgs. 70/2003 (rubricato “Informazioni generali obbligatorie”), di attuazione della direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell’informazione nel mercato interno, con particolare riferimento al commercio elettronico, specifica al comma 1 che “Il prestatore, in aggiunta agli obblighi informativi previsti per specifici beni e servizi, deve rendere facilmente accessibili, in modo diretto e permanente, ai destinatari del servizio e alle Autorità competenti le seguenti informazioni:
a) il nome, la denominazione o la ragione sociale;
b) il domicilio o la sede legale;
c) gli estremi che permettono di contattare rapidamente il prestatore e di comunicare direttamente ed efficacemente con lo stesso, compreso l’indirizzo di posta elettronica;
d) il numero di iscrizione al repertorio delle attività economiche, REA, o al registro delle imprese;
e) gli elementi di individuazione, nonché gli estremi della competente autorità di vigilanza qualora un’attività sia soggetta a concessione, licenza o autorizzazione;
[omissis]
La norma riportata è stata redatta prima che la posta elettronica certificata venisse introdotta e regolamentata nel nostro ordinamento dal D.Lgs 68/2005.
Inoltre, l’art. 7 del D. Lgs. 70/2003, rende obbligatoria la pubblicazione di un indirizzo di posta elettronica di cui, però, non è obbligatoria la creazione, al contrario invece dell’indirizzo di PEC che deve essere obbligatoriamente creato e univocamente collegato con l’impresa.
Una corretta interpretazione della citata norma del 2003, alla luce delle successive disposizioni istitutive dello strumento PEC e dell’obbligo, per imprese e professionisti, della sua iscrizione nel registro delle Imprese, porta all’obbligo di indicare tale indirizzo in homepage al fine di darne una concreta ed efficace attuazione.
La richiesta dell’art. 7 del D. Lgs. 70/2003, infatti, ha come obiettivo quello di facilitare i rapporti tra un prestatore di un servizio della società dell’informazione e un utilizzatore: a tal fine, l’indirizzo di posta elettronica che meglio si presta a svolgere questo compito è proprio l’indirizzo di PEC.
Pertanto, seppure l’indicazione della PEC (quanto meno sul sito web aziendale e nella carta intestata), è, a nostro avviso, un adempimento obbligatorio e necessario, nel silenzio di indicazioni legislative esplicite e prese di posizione chiare da parte del Ministero, ad oggi permane ancora un po’ di incertezza. Sarebbe auspicabile, quindi, un intervento da parte del nostro legislatore per sancire in modo esplicito, una volta per tutte, l’obbligo di indicare l’indirizzo di PEC dell’impresa negli atti, nella corrispondenza e sulla pagina web del proprio sito.