PA: attenzione ai fax inviati ai cittadini sull’utenza aziendale

Le pubbliche amministrazioni devono fare attenzione a non inviare comunicazioni ai cittadini usando il fax dell’azienda in cui questi lavorano. In mancanza di una norma di legge o di regolamento o di specifiche indicazioni dell’interessato, la comunicazione è illecita.

Lo ha ricordato il garante per la protezione dei dati personali, nel provvedimento n. 65 del 2013, che ha imposto ad un Comune veneto di adottare opportune cautele per prevenire in futuro la conoscibilità ingiustificata dei dati personali dei cittadini da parte di soggetti diversi dai destinatari.

Il Garante è intervenuto a seguito della segnalazione di una donna che si era vista inviare al recapito della società presso cui lavorava un fax contenente dati personali riguardanti un contenzioso in corso con la sua amministrazione comunale. Interpellato dal Garante, il sindaco si era giustificato affermando che il numero di fax utilizzato era stato precedentemente usato più volte sia dalla donna sia dal marito per comunicazioni dirette al Comune, facendo supporre che l’utenza fosse nella piena disponibilità dell’interessata e a suo uso esclusivo. La donna, invece, non aveva disposto che le comunicazioni le venissero inviate a quel numero di fax, ma aveva indicato quale recapito unicamente il proprio domicilio.

Nel decidere sul caso, l’Autorità ha innanzitutto osservato che, sulla base di quanto stabilito dal Codice privacy, l’invio di una comunicazione, specie se tramite fax, da parte di un soggetto pubblico ad un soggetto privato diverso dal destinatario è ammesso solo se previsto da una norma di legge o di regolamento o se esplicitamente disposto dall’interessato. Dal momento che tali presupposti sono risultati assenti, il trattamento di dati effettuato dal Comune è da considerarsi illecito.

Il garante ha dunque prescritto al Comune di adottare per il futuro opportune cautele al fine di prevenire la conoscibilità ingiustificata dei dati personali da parte dei soggetti diversi dai destinatari, specie in caso di invio tramite fax, riservandosi di valutare eventuali profili sanzionatori.