Speciale attestazioni di conformità – I casi e le modalità di estrazione e autentica degli atti contenuti nel fascicolo informatico

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1. NORME DI RIFERIMENTO

Ai sensi dell’art. 16 bis comma 9 bis D.L. 18 ottobre 2012, n. 179 (L. 221/2012), come modificato dal D.L. 90/2014 (L. 114/2014), dal D.L. 132/2014 (L. 162/2014) e dal D.L. giugno 2015, n. 83 (L. 132/2015), il difensore, il dipendente di cui si avvale la pubblica amministrazione per stare in giudizio personalmente, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore e il commissario giudiziale, possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti presenti nei fascicoli informatici e attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.

Le copie analogiche e informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità, equivalgono all’originale.

Clicca qui per uno schema riassuntivo dell’art. 16bis comma 9bis del D.L. 179/2012.

Non rientrano tra gli atti processuali da attestare conformi, quelli che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice, come ad esempio le ordinanze di assegnazione emesse nell’ambito della procedura esecutiva presso terzi.

Sulla scorta del richiamato dettato normativo è, quindi, possibile estrarre dal fascicolo informatico della causa duplicati, copie informatiche o analogiche degli atti e dei provvedimenti ivi contenuti, che potranno essere utilizzati per procedere, tra gli altri usi, alla notifica degli stessi nelle tradizionali forme cartacee o a mezzo posta elettronica certificata oppure al deposito in altro procedimento o nel giudizio di gravame.

2. MODALITA’ DI ESTRAZIONE DEGLI ATTI/PROVV.TI DAL FASCICOLO INFORMATICO

Per procedere all’estrazione degli atti in formato digitale o analogico contenuti nel fascicolo informatico, occorre seguire i seguenti passaggi:

–         accedere al fascicolo informatico

–         andare alla sezione “Documenti”

–         cliccare sulla “+” posta a sinistra del nome dell’atto che si vuole scaricare;

–         selezionare la tipologia di atto che serve (duplicato o copia informatica)

–         cliccare sul nome dell’atto per scaricarlo

–         salvare l’atto nella cartella della pratica

3. IL DUPLICATO E LA COPIA INFORMATICA

Ai sensi dell’art. 23-bis CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), il duplicato informatico ha il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui è tratto e la medesima sequenza di bit di quest’ultimo.

Il duplicato informatico, a parere di chi scrive, ha valore di originale, sia se viene estratto da un vero e proprio documento originale informatico, ossia da un atto in pdf nativo firmato digitalmente contenuto nel fascicolo informatico, sia se viene estratto da una copia informatica, anche per immagine, priva della firma del cancelliere (esempio copia scansionata di un originale cartaceo contenuta nel fascicolo informatico).

Ciò in quanto ai sensi dell’art. 16-bis comma 9-bis D.L. 179/2012, le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice, nonché dei provvedimenti di quest’ultimo presenti nei fascicoli informatici, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere di attestazione di conformità all’originale.

Quindi, se per espressa disposizione normativa, la copia informatica anche per immagine contenuta nel fascicolo telematico, è equivalente all’originale, anche il duplicato, avendo il medesimo valore giuridico del documento informatico dal quale viene estratto, è atto equivalente all’originale.

Per le suddette caratteristiche, il duplicato informatico estratto dal fascicolo informatico si presta ad essere utilizzato per la notifica a mezzo posta elettronica certificata, in quanto non necessita di attestazione di conformità. E’ sufficiente, infatti, specificare nella relata di notifica che l’atto notificato è un duplicato informatico.

A differenza del duplicato, la copia informatica o analogica estratta da un atto o provvedimento contenuto nel fascicolo informatico, necessita invece dell’attestazione di conformità, così come dispone l’art. 16-bis comma 9-bis D.L. 179/2012.

La copia informatica si presta ad essere tra l’altro utilizzata per la notifica dell’atto o del provvedimento nelle forme tradizionali cartacee in proprio o a mezzo Ufficiale Giudiziario, in quanto – a differenza del duplicato – è immediatamente riconoscibile la sua natura dagli estremi del fascicolo riportati sull’atto e dal segno grafico della firma digitale dell’autore del documento, ove apposta (c.d. coccardina).

4. NOTIFICA CARTACEA DELLA COPIA INFORMATICA

Se si vuole notificare nelle forme tradizionali cartacee la copia informatica dell’atto/provvedimento estratta dal fascicolo informatico, occorre seguire i seguenti step:

–         estrarre la copia informatica come illustrato al precedente punto 2.

–         stampare l’atto estratto in due o più copie a seconda del numero dei destinatari della notifica

–         attestare la conformità in calce all’atto estratto o su foglio separato

–         preparare la relata di notifica

–         spillare nell’ordine: atto, attestazione e relata

–         congiungere i fogli con il timbro di studio

–         passare l’atto per la notifica

L’attestazione di conformità da apporre in calce o a margine dell’atto o su foglio separato, potrebbe essere del seguente tenore:

modello di

ATTESTAZIONE DI CONFORMITA’

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 16-bis, comma 9-bis e 16-undecies, comma 1 D.L. 179/2012 (L. 221/2012), si attesta la conformità della presente copia composta da numero ___ fogli dell’atto ______ (o degli atti _____ se si tratta di certificazione cumulativa) al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico della causa pendente avanti il _____ (indica Autorità, Sez., Giudice, RG. e altro) dal quale è stata estratta

Luogo, data                                                                Avv._______________________

        Firma di pugno l’attestazione

5. NOTIFICA TELEMATICA DELLA COPIA INFORMATICA

Se si desidera notificare la copia informatica a mezzo posta elettronica certificata, l’attestazione di conformità andrà fatta obbligatoriamente nella relata di notifica, così come dispongono l’art. 3-bis comma 4 lettera g) della Legge 21 gennaio 1994 n. 53, l’art. 16 undecies comma 3 del DL 179/2012 introdotto dal D.L. 27 giugno 2015 n. 83 e dall’art. 19 ter Provvedimento DGSIA 16/4/2014, come modificato dal Provvedimento DGSIA del 28.12.2015 in vigore dal 09.01.2016.

Gli step da seguire per la notifica a mezzo pec della copia informatica sono i seguenti:

–         estrarre la copia informatica dal fasc. inf.

–         attestare la conformità nella relata di notifica indicando il nome del file e descrivendo brevemente l’atto attestato

–         convertire il file della relata di notifica in pdf nativo

–         firmare digitalmente la relata di notifica

–         allegare alla pec la copia informatica estratta dal fascicolo informatico e la relata di notifica in pdf nativo firmata digitalmente

–         inviare la pec al destinatario e archiviare le ricevute di accettazione e di avvenuta consegna

Per copia informatica di un atto o provvedimento, si intende sia quella estratta dal fascicolo informatico della causa, ai sensi dell’art. 16 bis comma 9 bis D.L. 179/2012, sia quella ottenuta dalla scansione in pdf immagine di un atto o provvedimento analogico che si detiene in originale o in copia conforme.

In tale ultima categoria rientrano, ad esempio, i decreti ingiuntivi provvisoriamente esecutivi o la copia esecutiva della sentenza rilasciati in forma cartacea dalla cancelleria, oppure i provvedimenti necessariamente analogici emessi dal Giudice di Pace.

Quindi, la copia informatica necessita dell’attestazione di conformità al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico se da quest’ultimo è stata estratta o all’originale analogico o alla copia conforme analogica in possesso di chi attesta, se è stata ottenuta dalla scansione in pdf immagine dei riferiti atti analogici.

Di seguito due esempi di attestazione di conformità da inserire nella relata per procedere alla notifica a mezzo pec della copia informatica estratta dal fascicolo telematico e della copia informatica ottenuta dalla scansione dell’originale o copia conforme cartacea

ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ

della copia informatica estratta dal fascicolo telematico

da inserire nella relata di notifica

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 16-bis e 16-undecies D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, si attesta che il seguente allegato (nome file + breve descrizione dell’atto/provv.to), è copia conforme al corrispondente atto/provv.to contenuto nel fascicolo informatico del procedimento di seguito indicato, dal quale è stata estratta.

Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti _____ (indicare Autorità – Sezione – Giudice – R.G. e altro)                                          Luogo, data                                                                     Avv. ______________________

Firma digitalmente la relata di notifica

ATTESTAZIONE DI CONFORMITÀ

della copia informatica di un atto/provvedimento analogico

da inserire nella relata di notifica

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 bis L. 53/1994, attesto che il seguente allegato (nome file + breve descrizione dell’atto/provv.to), è copia per immagine conforme all’originale (o copia conforme) dal quale è stata estratta.

Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti _____ (indicare Autorità – Sezione – Giudice – RG e altro)

Luogo, data                                                                     Avv. ______________________

Firma digitalmente la relata di notifica

Per approfondimenti sulla notifica a mezzo posta elettronica certificata dell’atto estratto dal fascicolo informatico, si suggerisce la lettura di

1.      Vademecum PCT: la notifica a mezzo pec dell’atto estratto dal fascicolo informatico

2.      Il vademecum degli atti da attestare conformi nella notifica a mezzo pec

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L’Avv. Stefania Giordano è componente dell’Associazione Centro Studi Processo Telematico – CSPT – che riunisce numerosi studiosi di informatica giuridica e processo telematico. Nata dall’idea di costituire un osservatorio permanente sulla informatizzazione dell’attività giudiziaria in materia civile, penale, amministrativa, contabile e tributaria, abbraccia tutti i campi dell’informatica giuridica con il preciso scopo di divulgare le conoscenze in questa materia. http://www.cspt.pro/