1.2 Nuove modalità spazio temporali di svolgimento della prestazione lavorativa
1.3 Obiettivi da raggiungere con lo smart working
1.5 Aspetti organizzativi e gestione del rapporto di lavoro
1..6 Regolamentazione interna relativa al lavoro agile
1.7 Infrastrutture tecnologiche
1.8 Il potere di controllo e disciplinare del datore di lavoro nello smart
1.9 Misurazione e valutazione della performance
1.10 Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
Lo Smart Working nelle Pubbliche Amministrazioni
Nei giorni drammatici che stiamo vivendo in Italia per la pandemia in corso il lavoro agile potrebbe essere l’unico strumento per permettere la prosecuzione di almeno una parte delle attività lavorative e limitare i danni all’economia nazionale. Cercheremo dunque di inquadrarne le principali caratteristiche.
Lo smart working stato disciplinato dalla Direttiva sullo Smart working e Telelavoro n.3/2017 emanata dalla Funzione Pubblica, prevista dalla Legge n. 124/2015 (cd. Riforma Madia) che ha introdotto moderne e più agili misure di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti.
La riforma Madia (L. n. 124/2015) stabiliva infatti che le amministrazioni pubbliche, senza nuovi oneri per la finanza pubblica, adottassero misure organizzative per attuare il telelavoro e per sperimentare, pure per tutelare le cure parentali, nuove modalità spazio-temporali di esecuzione della prestazione lavorativa (cosiddetto lavoro agile). L’obiettivo principale che la legge si pone è che, entro tre anni, almeno il 10 per cento dei lavoratori possa avvalersi di tali modalità, qualora lo richiedano, e che coloro appunto che ne usufruiscono non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera.
L’adozione delle predette misure organizzative e il raggiungimento degli obiettivi indicati costituiscono oggetto di valutazione nell’ambito dei percorsi di misurazione della performance organizzativa e individuale all’interno delle amministrazioni pubbliche. E’ ormai assodato che le misure di conciliazione tra vita lavorativa e vita familiare possono aumentare la produttività individuale e organizzativa. Le amministrazioni pubbliche adattano dunque i propri sistemi di misurazione e valutazione della performance, per riscontrare l’effetto sull’efficacia e sull’efficienza dell’azione amministrativa, come pure sulla qualità dei servizi erogati.
Per facilitare l’applicazione della direttiva n. 3/2017 sono state emanate dalla Funzione Pubblica delle Linee Guida, che chiariscono come deve essere realizzato il lavoro agile dalle pubbliche amministrazioni.
Si legga anche:”Prevenzione diffusione Coronavirus”
1.1 Cos’è lo smart working
Con la definizione “lavoro agile” si fa riferimento ad una modalità di organizzazione del lavoro basato su una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione. Adottando questa tipologia di lavoro il dipendente non deve essere necessariamente presente nel posto di lavoro e può gestire il proprio orario di lavoro, assicurando comunque il rispetto del limite massimo di ore lavorative giornaliere e settimanali stabilito dalla legge e dai contratti collettivi. Il lavoro agile di conseguenza può avvantaggiare un migliore equilibrio tra vita privata e vita professionale, in particolare per i genitori che si ricollocano o si avviano nel mercato del lavoro dopo il congedo di maternità o parentale.
Il lavoro agile è definito dalla legge una “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, stabilita mediante accordo tra le parti, senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa”. La natura giuridica del rapporto di lavoro subordinato, la posizione della lavoratrice o del lavoratore all’interno dell’amministrazione, la relativa sede di lavoro non cambiano qualora il lavoratore si avvalga del lavoro agile.
Esso si realizza previo accordo scritto tra le parti e si svolge con le seguenti modalità:
- svolgimento della prestazione lavorativa in parte all’interno dei locali dell’amministrazione e in parte all’esterno (flessibilità spaziale); l’unico limite è il rispetto della durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione.
- identificazione della correlazione temporale dello smart working rispetto all’orario di lavoro e di servizio dell’amministrazione anche mediante fasce di reperibilità;
- impiego di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.
Qualsiasi tipologia o categoria di lavoratore può avvalersi delle predette misure. Le pubbliche amministrazioni possono individuare le attività compatibili con il lavoro agile ai fini dell’accesso a tale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro da parte dei dipendenti che ne fanno richiesta. Deve essere comunque garantito il rispetto del principio di non discriminazione tra lavoratori subordinati a tempo indeterminato e lavoratori subordinati a tempo determinato previsto dalla Direttiva 1999/70/CE del Consiglio Europeo del 28 giugno 1999 relativa all’accordo quadro sul lavoro a tempo determinato.
Per garantire l’attuazione della Direttiva n. 3/2017 sono determinanti i Comitati Unici di Garanzia per le pari opportunità, il miglioramento del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni, disciplinati dall’art. 57 del D. Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, nonché gli Organismi indipendenti di valutazione, composti ai sensi del D. Lgs. 27 ottobre 2009, n. 150.
I Comitati unici di garanzia concorrono all’ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico, migliorando l’efficienza delle prestazioni congiunta ad un ambiente di lavoro contraddistinto dal rispetto dei principi di pari opportunità, di benessere organizzativo e dal contrasto di qualsiasi forma di discriminazione e di violenza morale o psichica per i lavoratori.
1.2 Nuove modalità spazio temporali di svolgimento della prestazione lavorativa
Le amministrazioni, al fine di ottimizzare l’organizzazione del lavoro, possono installare apparecchiature informatiche e collegamenti telefonici e telematici e possono autorizzare i propri dipendenti ad eseguire, a parità di retribuzione, la prestazione lavorativa in luogo differente dalla sede di lavoro.
A tal proposito si devono tener presenti il già citato DPR 70/1999 e l’accordo quadro nazionale sul telelavoro nelle pubbliche amministrazioni del 23 marzo 2000. Inoltre già la Legge 221/2012 stabiliva che, entro il 31 marzo di ogni anno, le amministrazioni pubbliche rendessero pubblico sul proprio sito web lo stato di realizzazione del “piano per l’utilizzo del telelavoro”. La mancata pubblicazione influisce sulla misurazione e valutazione della performance individuale dei dirigenti responsabili.
Ogni amministrazione determina le modalità innovative, alternative al telelavoro, più adatte rispetto alla propria organizzazione, alle esigenze di conciliazione dei tempi di vita e di lavoro dei dipendenti e al miglioramento della qualità dei servizi erogati, garantendo in ogni caso il rispetto delle norme in tema di sicurezza sul luogo di lavoro, tutela della riservatezza dei dati e accertamento dell’adempimento della prestazione lavorativa. L’adesione a modalità organizzative flessibili non deve implicare rischi di discriminazione nei confronti delle lavoratrici e dei lavoratori coinvolti. Infatti l’art. 14 della direttiva precisa che ai dipendenti che usufruiscono di tali modalità deve essere assicurato che “non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera”.
Un ruolo basilare è svolto dai dirigenti quali promotori dell’innovazione dei sistemi organizzativi di gestione delle risorse umane e al contempo garanti contro le discriminazioni. I dirigenti, oltre ad essere potenziali beneficiari come gli altri dipendenti delle misure innovative di svolgimento della prestazione lavorativa, sono vincolati a salvaguardare le legittime aspettative di crescita professionale di chi utilizza le nuove modalità, promuovendo percorsi informativi e formativi che non escludano i lavoratori dal contesto lavorativo e dalle opportunità professionali.
Ogni pubblica amministrazione, per facilitare l’accesso alle nuove modalità di organizzazione del lavoro, deve adottare misure specifiche volte a facilitare la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro, mediante un’organizzazione del lavoro non più basata sulla presenza fisica ma su risultati oggettivamente misurabili e sulla performance.
Criteri di priorità per la fruizione delle relative misure saranno previste a favore di coloro che si trovano in situazioni di svantaggio personale,sociale e familiare e dei dipendenti impegnati in attività di volontariato.
La PA deve specificare, qualora necessario, le attività che non sono conciliabili con le modalità spazio temporali di svolgimento del lavoro agile, gli obiettivi prestazionali specifici, misurabili, coerenti e compatibili con il contesto organizzativo, che consentano da un lato di responsabilizzare il personale rispetto alla mission istituzionale dell’amministrazione, dall’altro di valutare e valorizzare la prestazione lavorativa in termini di performance e di risultati effettivamente raggiunti.
Infine si devono promuovere percorsi di formazione specifici rivolti ai dipendenti pubblici e ai dirigenti per una maggior diffusione del ricorso a modalità di lavoro agile, riprogettare lo spazio fisico e virtuale di lavoro, attraverso la riorganizzazione e razionalizzazione dei luoghi di lavoro, promuovere e diffondere l’uso delle tecnologie digitali a supporto della prestazione lavorativa, anche al fine di ridurre il c.d. digital divide.
La legge 124/2015,all’art. 4 co. 2, stabilisce che le amministrazioni pubbliche, sempre al fine di armonizzare i tempi di vita e di lavoro dei dipendenti, stipulano convenzioni con asili nido e scuole dell’infanzia e organizzano servizi di supporto alla genitorialità, aperti durante i periodi di interruzione delle attività scolastiche. Attraverso tali convenzioni e accordi interministeriali infatti, le PA potranno garantire una migliore accessibilità dei servizi di cura e assistenza che risulti compatibile con gli orari di lavoro sia delle lavoratrici, sia dei lavoratori.
Anche l’adozione di queste misure organizzative, insieme agli obiettivi definiti nell’art. 14 della legge 124/2015, costituisce oggetto di valutazione della performance organizzativa e individuale all’interno delle amministrazioni pubbliche. Per valutare gli effetti dell’introduzione del nuovo modello organizzativo del lavoro è infatti indispensabile un’accurata valutazione della performance e un’analisi dei risultati del lavoro.
I dirigenti sono chiamati ad operare un monitoraggio mirato e costante, in itinere ed a posteriori, riconoscendo maggiore fiducia alle proprie risorse umane ma, allo stesso tempo, ponendo maggiore attenzione al raggiungimento degli obiettivi fissati e alla verifica dell’impatto sull’efficacia e sull’efficienza dell’azione amministrativa.
A tal fine ciascuna amministrazione individua nell’ambito dei propri sistemi di misurazione e valutazione della performance idonei indicatori.
1.3 Obiettivi da raggiungere con lo smart working
Le misure adottate in applicazione dell’articolo 14 della legge 124/2015 sono da considerare utili anche al fine del monitoraggio delle politiche di genere. L’obiettivo qualitativo è quello di favorire l’adozione da parte delle PA di misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del telelavoro e per la sperimentazione di nuove modalità spazio-temporali di svolgimento della prestazione lavorativa.
L’obiettivo quantitativo è quello di permettere, entro tre anni, ad almeno il 10 per cento dei dipendenti, ove lo richiedano, di avvalersi di tali modalità. Si tratta, in sintesi, di promuovere una nuova visione dell’organizzazione del lavoro volta a stimolare l’autonomia e la responsabilità dei lavoratori e a realizzare una maggiore conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.
Non si può individuare un template unico di approccio ma ogni amministrazione può determinare autonomamente il modello rispondente alle proprie esigenze e caratteristiche. Non esistono dunque modelli statici di smart working.
Le Linee Guida definiscono comunque alcuni pilastri fondamentali per il raggiungimento dei risultati attesi che si possono così riassumere:
1.improntare l’organizzazione del lavoro secondo modelli incentrati sul conseguimento dei risultati adeguando i propri sistemi di misurazione e valutazione della performance per verificare l’impatto, sull’efficacia e sull’efficienza dell’azione amministrativa, nonché sulla qualità dei servizi erogati, delle misure organizzative adottate, anche coinvolgendo i cittadini.
2.Esplicitare, sia nel Piano della performance sia nel Sistema di misurazione e valutazione della Performance, le modalità applicative del telelavoro.
3.Valutare, nell’ambito dei percorsi di misurazione della performance organizzativa e individuale all’interno delle amministrazioni pubbliche, le capacità innovative dei dirigenti in materia organizzativa.
4.Responsabilizzare i propri lavoratori e favorire relazioni fondate sulla fiducia.
5.Realizzare gli interventi di innovazione tecnologica e di dematerializzazione dei documenti previsti dalla normativa vigente, predisponendo le infrastrutture tecnologiche adeguate.
6.assicurare e controllare l’adempimento della prestazione lavorativa.
7.Definire le modalità applicative alle lavoratrici o ai lavoratori agili degli istituti in materia di trattamento giuridico ed economico del personale e le forme di partecipazione delle OO.SS..
8.Definire gli elementi essenziali dell’accordo individuale tra amministrazione e lavoratrice o lavoratore agile al fine di regolare le modalità applicative e gli adempimenti a carico delle parti.
9.Verificare l’integrità del patrimonio dell’amministrazione e la protezione dei dati utilizzati;
10.Adeguare le misure in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro alla prestazione lavorativa svolta con le modalità dello smart working.
Le amministrazioni in questo percorso di attuazione della direttiva saranno supportate dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri la quale appronterà i seguenti strumenti:
– un’area web dedicata alla direttiva contenente il materiale di riferimento;
– strumenti di monitoraggio, format e moduli di adesione alle modalità di lavoro agile utilizzabili dalle pubbliche amministrazione;
– un gruppo di monitoraggio di durata biennale di supporto, monitoraggio verifica e formulazione di eventuali proposte per la modifica o integrazione della direttiva.
1.4 Proposte metodologiche
Le Linee Guida suggeriscono, in maniera non vincolante, come la Pubblica amministrazione si dovrebbe muovere per l’attivazione del lavoro agile, anche se queste non sono vincolanti.
Bisogna partire innanzitutto con l’analisi del contesto creando un gruppo di lavoro interno, che svolga un’analisi dell’amministrazione, in termini di elementi distintivi di macrostruttura organizzativa (Dipartimenti, Settori, Uffici ecc.) e mappatura delle attività e dei processi, inizialmente limitati alle strutture presso le quali si intende avviare la sperimentazione.
In particolare vanno esaminati l’organizzazione reale, le modalità di lavoro che si stabiliscono all’interno dei gruppi, le subculture (ad esempio le consuetudini agli orari e ai ritmi di lavoro, ecc.). Infine è necessario mappare il personale e individuare le necessità delle lavoratrici e dei lavoratori. Tutti sono potenzialmente destinatari dell’intervento, con possibilità di privilegiare alcune categorie e di differenziare in ragione della tipologia del rapporto di lavoro (indeterminato, determinato, part-time).
Una volta fatto ciò si passa alla determinazione degli obiettivi e delle caratteristiche del progetto generale di lavoro agile mediante un Piano o atto interno (che definisca ad esempio la durata, rientri settimanali, fasce di reperibilità, impiego degli strumenti tecnologici, criteri di scelta in caso di richieste maggiori del numero disponibile; sicurezza sul lavoro ecc.). E’ essenziale eventualmente identificare anche le attività che non possono essere svolte secondo le nuove modalità di lavoro agile.
Alla richiesta su base volontaria del lavoratore dovrebbe seguire un’autorizzazione, un accordo individuale o un’adesione al programma. Questo documento dovrebbe regolare anche i casi di recesso sia da parte del datore di lavoro che della lavoratrice o del lavoratore. Successivamente si procede all’esame degli spazi e della dotazione tecnologica. La lavoratrice o il lavoratore potrebbero adoperare dispositivi tecnologici propri oppure forniti dall’amministrazione. Il lavoro agile, permettendo al dipendente di lavorare al di fuori dell’ufficio, di riflesso favorisce la diffusione del cosiddetto “desk sharing”, cioè l’opportunità di condividere una postazione di lavoro. A titolo chiarificatore per creare aree di co-working impiegando le risorse esistenti si potrebbero mappare le postazioni o gli uffici che non sono utilizzati per lunghi periodi (ad esempio per periodi di assenza prolungati) e creare un sistema interno di prenotazione.
Per assicurare infine la tutela della salute e della sicurezza della lavoratrice o del lavoratore, che svolge la propria prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile, ciascuna amministrazione consegna al personale coinvolto, con cadenza almeno annuale, una informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione all’esterno della sede di lavoro.
Con la terza fase si ha l’avvio della sperimentazione. Si potrebbe iniziare con un progetto pilota che coinvolga un’unità organizzativa che per caratteristiche si presta maggiormente alla prima fase di sperimentazione, individuando il personale da adibire a progetti di lavoro agile e definendo un progetto individuale di lavoro agile.
La quarta fase infine monitora e valuta quanto realizzato. L’Amministrazione appronta un sistema di monitoraggio che per una valutazione complessiva dei risultati conseguiti in termini di obiettivi raggiunti nel periodo considerato e la misurazione della produttività delle attività svolte dai dipendenti, anche sulla base delle notizie fornite ai dirigenti responsabili dei progetti individuali di lavoro agile, anche allo scopo di continuare la sperimentazione.
Ciascuna amministrazione per valutare i singoli progetti individuali definirà un insieme specifico di indicatori rilevanti, significativi e misurabili rispetto alle proprie caratteristiche strutturali e finalità istituzionali.
1.5 Aspetti organizzativi e gestione del rapporto di lavoro
Una delle principali sfide dell’introduzione dello smart working nelle pubbliche amministrazioni è il mutamento della cultura organizzativa. Le nuove tecnologie consentono di superare il concetto della “timbratura del cartellino” e della “presenza fisica” in ufficio e quindi di un’attività lavorativa svolta in una sede e in un orario di lavoro definiti. Molte attività lavorative possono essere eseguite al di fuori della propria sede lavorativa e in orari non obbligatoriamente prestabiliti. Ciò a fronte di:
a) una cultura manageriale e modelli organizzativi fondati sulla esplicitazione di processi e indicatori, sulla pianificazione e sul perseguimento di obiettivi e quindi sulla stima dei risultati, anziché sul numero di ore lavorate;
b) una maggiore autonomia, capacità decisionale e flessibilità riconosciute ai lavoratori, sviluppando negli stessi una responsabilità di risultato piuttosto che di mera prestazione, e inoltre una maggiore motivazione tenuto conto anche degli effetti sul “work-life balance”;
c) rapporti professionali fondati sulla fiducia e sulla gestione intelligente del lavoro, incoraggiando comportamenti virtuosi e favorendo uno spirito di collaborazione e valorizzazione dei talenti;
d) massima comunicazione e condivisione delle informazioni e sistemi tecnologici ed organizzativi che sostengono l’accesso agli strumenti piuttosto che la titolarità della postazione di lavoro, arrivando a superare l’identificazione della sede di lavoro con gli spazi messi a disposizione dal datore di lavoro;
e) miglioramento dei servizi, aumento della produttività, maggiore benessere organizzativo e diminuzione dei costi.
Le attività potranno essere distinte in ragione del tipo di prestazione e di interazione richieste (es. attività intellettuali fondate sulla concentrazione o sull’elaborazione di proposte, di tipo comunicativo o collaborativo), nonché in ragione dello spazio fisico più idoneo a svolgerle. Occorre altresì tenere conto delle caratteristiche comportamentali dei lavoratori, valutando il loro grado di affidabilità, la capacità di organizzazione e di decisione, di inclinazione all’assunzione di responsabilità.
Le Direzioni del personale sono di solito quelle che si occuperanno della progettazione e della realizzazione dello smart working, avendo un ruolo fondamentale ai fini del cambiamento organizzativo, della responsabilizzazione e autonomia dei lavoratori, del ripensamento delle modalità di prestazione lavorativa. E’ importante tenere conto della differenza tra lavoro agile e telelavoro ed evitare di ridurre la flessibilità ad una mera prestazione lavorativa da casa, considerato che l’attenzione si sposta dal rispetto di un orario di lavoro al raggiungimento di un risultato.
Nel lavoro agile il posto di lavoro non deve più obbligatoriamente corrispondere con la sede abituale di lavoro e con un orario di servizio. Il telelavoro è meglio identificabile come prestazione lavorativa a distanza, mentre nel lavoro agile c’è una diversa concezione del tempo e quindi dell’orario, nonché del potere di controllo esercitato dal datore di lavoro nei termini e con le modalità definite nell’apposito accordo individuale. Occorre, pertanto, dare piena attuazione al concetto di autonomia e responsabilizzazione ferme restando le regole della subordinazione.
La legge 124/2015 prevede espressamente i dipendenti che si avvalgono del lavoro agile non subiscano penalizzazioni ai fini del riconoscimento di professionalità e della progressione di carriera. In generale il principio di non discriminazione deve essere garantito con riferimento al trattamento giuridico ed economico della lavoratrice o del lavoratore agile.
Resta fermo che, ai fini dell’applicazione degli istituti normativi e contrattuali relativi al trattamento giuridico ed economico della lavoratrice o del lavoratore, le amministrazioni tengono conto della modalità di articolazione dell’orario di lavoro durante le giornate di smart working.
Inoltre, al fine di garantire il rispetto del principio di non discriminazione e di non vanificare gli altri istituti con la finalità della conciliazione vita-lavoro già riconosciuti al dipendente è necessario che l’atto interno sul lavoro agile dell’amministrazione non determini esclusioni rispetto al personale destinatario dello stesso. Tutt’al più la circostanza che al dipendente siano già riconosciute misure di flessibilità può essere considerata ai fini della definizione dei criteri di priorità nell’accesso al lavoro agile, qualora le richieste avanzate dai dipendenti siano numericamente superiori alle posizioni rese disponibili dall’amministrazione.
Le relazioni sindacali sono regolate dalle disposizioni normative di carattere generale in materia di poteri datoriali e dalle fonti contrattuali.
Come previsto dall’art. 5, comma 2, del d.lgs. 165/2001 le deliberazioni per l’organizzazione degli uffici e le misure inerenti alla gestione dei rapporti di lavoro sono assunte in via esclusiva dagli organi preposti alla gestione con la capacità e i poteri del privato datore di lavoro, fatti salvi la sola informazione ai sindacati per le determinazioni relative all’organizzazione degli uffici.
Come disposto infine dall’articolo 40, comma 1, del d.lgs. 165/2001 la contrattazione collettiva stabilisce i diritti e gli obblighi direttamente pertinenti al rapporto di lavoro, nonché le materie relative alle relazioni sindacali. Sono lasciate fuori dalla contrattazione collettiva le materie attinenti all’organizzazione degli uffici, quelle oggetto di partecipazione sindacale, quelle concernenti alle prerogative dirigenziali, la materia del conferimento e della revoca degli incarichi dirigenziali, nonché quelle di cui all’art. 2, comma 1, let. c), della legge 23 ottobre 1992, n. 421.
Quindi nel ricorso al lavoro agile, per gli aspetti riguardanti le determinazioni relative all’organizzazione degli uffici è richiesta la sola informativa sindacale.
E’ tuttavia auspicabile un confronto preventivo con i sindacati attraverso percorsi di condivisione e confronto con le organizzazioni sindacali.
1.6 Regolamentazione interna relativa al lavoro agile
Le amministrazioni devono adottare un atto interno in materia di lavoro agile che regoli gli aspetti di tipo organizzativo quali ad esempio:
1.la esplicitazione di lavoro agile anche attraverso l’indicazione delle differenze rispetto al telelavoro;
2.i destinatari;
3.i criteri di accesso al lavoro agile con la definizione delle categorie di personale a cui è concessa una priorità;
4.l’identificazione della modalità di realizzazione dell’obiettivo minimo fissato dalla legge 124/2015 (10 per cento dei dipendenti in smart working);
5.la procedura di accesso al lavoro agile e le modalità di gestione della stessa;
6.la prassi di realizzazione del lavoro agile nelle amministrazioni con articolazione territoriale;
7.l’eventuale individuazione delle attività conciliabili con il lavoro agile;
8.la descrizione della postazione e degli strumenti di lavoro;
9.l’eventuale identificazione della sede di lavoro e delle modalità di comunicazione al datore di lavoro;
10.la determinazione delle modalità di esercizio della prestazione lavorativa con indicazione dei periodi;
11.il richiamo al trattamento giuridico ed economico del dipendente;
12.l’ipotesi dell’eventuale esclusione, come conseguenza della distribuzione flessibile del tempo di lavoro, di prestazioni eccedenti l’orario settimanale che determinino incrementi retributivi, brevi permessi o altri istituti che comportino la diminuzione dell’orario giornaliero di lavoro;
13.gli eventuali effetti sull’attribuzione del buono pasto;
14.il rinvio alla disciplina del Testo Unico Sicurezza, D. Lgs. N. 81/2008;
15.l’individuazione della disciplina in materia di sicurezza delle comunicazioni e privacy;
16.regolamentazione in materia di formazione, informazione,assicurazione e diritti sindacali del dipendente;
17.richiamo ai criteri e alle procedure per l’erogazione delle risorse relative al fondo unico di amministrazione anche in riferimento al personale in lavoro agile;
18.richiamo al controllo di gestione e al sistema di misurazione e valutazione della performance;
19.definizione del della durata dello smart working;
20.pianificazione degli obblighi riconducibili a quelli di diligenza e di fedeltà previsti per i lavoratori agili nel codice di comportamento dell’amministrazione;
21.riferimento all’accordo individuale da stipulare con la lavoratrice o il lavoratore agile per la definizione dei tempi di riposo e delle misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la “disconnessione” del dipendente dalle apparecchiature tecnologiche di lavoro (c.d. “diritto alla disconnessione”).
Per concludere sarebbe opportuno approntare un sistema di monitoraggio che permetta di acquisire una valutazione complessiva dei risultati raggiunti sia in riferimento agli obiettivi ottenuti nel periodo considerato sia in riferimento alla misurazione della produttività delle attività svolte dai dipendenti. Il monitoraggio è diretto ad individuare le eventuali misure correttive necessarie per la prosecuzione della fase di sperimentazione.
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1.7 Infrastrutture tecnologiche
Da tempo è possibile nelle pubbliche amministrazioni l’accesso ai dati e agli applicativi da parte dell’utente presso qualunque postazione di lavoro, pur se collocata presso una luogo diverso da quella usuale di lavoro, sempre che sia all’interno della rete organizzativa. E’ infatti possibile:
– la profilazione degli utenti, tenendo conto dei ruoli e delle responsabilità;
– la tracciatura degli accessi ai sistemi e agli applicativi;
– la disponibilità di documenti in formato elettronico tramite il Protocollo Informatico o altri sistemi di gestione documentale.
Questi tre elementi sono essenziali per consentire di lavorare in modalità smart ovunque all’interno dell’amministrazione. Laddove inoltre si possa avere accesso ai sistemi informativi pure da remoto, occorre adottare ogni misura atta a garantire la sicurezza e protezione di informazioni sensibili dell’amministrazione.
Tutto ciò si può garantire tecnicamente prevedendo:
– accessi sicuri dall’esterno agli applicativi e ai dati con l’impiego di opportune tecniche di criptazione dati e VPN;
– funzioni applicative che consentono la “conservazione” dei prodotti intermedi del proprio lavoro ai dipendenti che lavorino dall’esterno (cosiddetto versioning);
– applicativi software che consentano al lavoratore di lavorare su una fase del processo lasciando all’applicativo l’onere della gestione dell’avanzamento del lavoro (cosiddetti software di workflow);
– sistemi di prenotazione delle postazioni di lavoro;
– tecnologie che tracciano l’attività dei lavoratori eseguita fuori dagli uffici, con riferimento sia ai tempi di connessione sia al lavoro concretamente realizzato.
Inoltre sia che si ricorra al BYOD (“bring your own device”, porta con te il tuo dispositivo), diffusamente impiegato nel mondo anglosassone, sia che i dispositivi mobili adoperati dallo smart worker siano forniti dall’amministrazione, è opportuno che gli stessi siano configurati dall’amministrazione medesima, per ragioni di sicurezza e protezione della rete.
1.8 Il potere di controllo e disciplinare del datore di lavoro nello smart working
L’accordo relativo alla modalità di lavoro agile regolamenta anche l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione effettuata dal lavoratore all’esterno dei locali aziendali nel rispetto di quanto disposto dalla legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori) e successive modificazioni. Tale accordo individua le condotte che danno luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari.”
Secondo gli articoli 2086 e 2104 c.c. il potere di controllo del datore di lavoro consta nel verificare l’esatto adempimento della prestazione lavorativa e considera i due aspetti propri del rapporto di lavoro di tipo subordinato: il potere organizzativo del datore di lavoro e la diligenza del prestatore.
Solitamente uno dei principali dispositivi atti a riscontrare l’adempimento della prestazione lavorativa è l’accertamento della presenza in termini di orario del dipendente mediante controlli di tipo automatizzato.
Ciò si traduce nello stabilire nell’accordo individuale fasce di reperibilità pianificate in relazione all’orario di servizio eventualmente previsto nel regolamento interno dall’amministrazione, allo scopo di assicurare il coordinamento tra la prestazione di lavoro e l’organizzazione complessiva del datore di lavoro.
Tuttavia considerate i propositi di conciliazione dell’attività lavorativa con le esigenze di tutela della vita familiare il controllo deve essere esercitato con riguardo al risultato della prestazione, in termini sia qualitativi sia quantitativi, in relazione alle priorità definite dal dirigente. Quest’ultimo è fondamentale ai fini della gestione del personale che svolge la prestazione con modalità di lavoro agile, dal momento che deve individuare le attività da svolgere in lavoro agile definendo per ciascuna lavoratrice o ciascun lavoratore gli obiettivi.
I dirigenti, quali datori di lavoro, dovranno predisporre per gli smart workers una pianificazione settimanale-quindicinale delle attività e degli obiettivi lavorativi di breve-medio periodo.
La verifica del conseguimento degli stessi, che potrà essere concretizzata mediante la stesura di una reportistica, oppure mediante momenti di confronto nei giorni di presenza in sede del lavoratore, rappresenterà esercizio del potere di controllo della prestazione lavorativa.
Le disposizioni riguardanti responsabilità, infrazioni e sanzioni e procedure di conciliazione rimangono quelle previste dall’articolo 55 del d.lgs. 165/2001 ossia “Ferma la disciplina in materia di responsabilità civile, amministrativa, penale e contabile …si applica l’articolo 2106 del codice civile. Salvo quanto previsto dalle disposizioni del presente Capo, la tipologia delle infrazioni e delle relative sanzioni è definita dai contratti collettivi.”.
Coerentemente l’obbligo di diligenza e di fedeltà della lavoratrice o del lavoratore agile, in base agli articoli 2104 e 2105 c.c. ,dovrebbero essere regolamentati precisamente nel codice di comportamento dell’amministrazione, nell’atto interno dell’amministrazione e nell’accordo individuale.
Il codice di comportamento, di cui al D.P.R. n. 62 del 2013, andrà pertanto aggiornato con una sezione riguardante il lavoro agile che definisca come assicurare:
- il rispetto dell’orario di servizio;
- la riservatezza;
- la tutela degli strumenti utilizzati nel caso di computer dall’amministrazione;
- l’incompatibilità ed il divieto di cumulo d’impieghi.
1.9 Misurazione e valutazione della performance
La misurazione e valutazione della performance è importante per la diffusione del lavoro agile. Innanzitutto perché esso è una condizione abilitante per un efficace ricorso al lavoro agile all’interno delle amministrazioni pubbliche. In secondo luogo perché gli obiettivi di diffusione dello smart working sono inseriti nei piani della performance e dunque sono oggetto di valutazione della performance individuale ed organizzativa.
Lo smart working è uno strumento che mira all’incremento della produttività del lavoro. In tal senso la performance organizzativa si collega alle strutture di programmazione e controllo, alla modalità di definizione degli obiettivi attesi e alla misurazione dei risultati raggiunti.
Le amministrazioni pubbliche che vogliono sperimentare con successo lo smart working devono:
- modificare i propri metodi di valutazione adeguandoli ad un’attività lavorativa gestita per obiettivi e a valutare i risultati nell’ambito della misurazione della performance;
- analizzare i processi e le attività, per identificare quali mansioni si prestano meglio alla flessibilità dei tempi di lavoro;
- definire obiettivi annuali per la realizzazione del telelavoro e per la sperimentazione di forme di smart working.
- compiere un’indagine sulla richiesta di flessibilità espressa dai lavoratori (questionari, interviste, focus group);
- monitorare e stimare l’effetto del lavoro agile sulla performance organizzativa.
Gli indicatori individuati per la performance organizzativa dovranno valutare la maggiore produttività e qualità dei servizi, i minori costi, il miglior rapporto di conciliazione vita-lavoro ed infine il miglioramento del benessere organizzativo.
Inoltre per la dirigenza devono essere previsti specifici obiettivi coerenti con le aspettative della legge 124/2015, ossia il raggiungimento del 10% dei lavoratori in smart working.
E’ inoltre fondamentale effettuare una comparazione con altre esperienze, pure a livello internazionale, ad esempio con la Corea che dal 2010 sta implementando lo smart work nella pubblica amministrazione.
1.10 Tutela della salute e sicurezza sul lavoro
Il datore di lavoro deve preparare e consegnare al lavoratore che svolge lo smart working e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa. Tale documento dovrebbe essere redatto mediante accordo tra le parti individuando i rischi generali e specifici relativi alla prestazione di da svolgere e le misure da adottare e consegnato al lavoratore e al RLS prima dell’avvio della prestazione di lavoro agile.
Essa deve prevedere anche un’appropriata formazione periodica, circa il giusto svolgimento della prestazione di lavoro agile in ambienti indoor e outdoor. Nel caso in cui l’amministrazione provveda a fornire i dispositivi telematici:
- si assicura che essi siano conformi a standard tecnici ed al Titolo III del d.lgs. 81/2008 nonché alle specifiche delle Direttive comunitarie di prodotto;
- che siano a doppio isolamento;
- mette in atto le misure di tutela di cui all’art. 15 del d.lgs. 81/2008;
- fornisce adeguata formazione e informazione circa l’uso delle attrezzature eventualmente messe a disposizione;
- effettua idonea manutenzione delle apparecchiature eventualmente fornite.
Il lavoratore svolge la propria prestazione cooperando con diligenza all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione predisposte dal datore di lavoro.
Andrebbero trattate nell’informativa le indicazioni sulla sicurezza antincendio, i requisiti igienici minimi dei locali, l’efficienza ed integrità dei dispositivi prima dell’uso, l’impiego delle attrezzature di lavoro, la condotta da assumere in caso di funzionamenti anomali o guasti, le indicazioni sul corretto utilizzo dell’impianto elettrico; le caratteristiche minime relative alla ergonomia della postazione dotata di videoterminale.
In più il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all’esterno dei locali aziendali, alla tutela contro gli infortuni sul lavoro occorsi durante l’abituale tragitto dal luogo di dimora a quello scelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali.
Conclusioni
Il cosiddetto “lavoro agile” è un’evoluzione concettuale del telelavoro.
Difatti ci sono delle differenze tra i due istituti: in primis lo smart working si pone come obiettivi l’incremento della competitività e l’agevolazione dei tempi di vita e di lavoro e si svolge senza precisi vincoli di orario e di luogo di lavoro. Il telelavoro consiste nella prestazione del lavoro a distanza solitamente presso l’abitazione del lavoratore; il lavoro agile prevede che l’attività venga svolta in parte all’interno dei locali aziendali ed in parte all’esterno senza una postazione fissa, anche in un pub per esempio, con l’unico limite di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivante dalla legge e dalla contrattazione collettiva.
Un’ulteriore differenza rispetto alla disciplina del telelavoro, che rappresenta anche una novità, consiste nell’introduzione da parte della legge, di un vero e proprio “diritto alla disconnessione”. Infatti l’accordo da stipulare tra PA e lavoratore agile deve sia regolare l’effettuazione della prestazione lavorativa svolta all’esterno dei locali aziendali ma anche stabilire i tempi di riposo del lavoratore, nonché le misure tecniche ed organizzative idonee ad assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.
L’accordo individuale sullo smart working, che potrebbe essere a tempo determinato o indeterminato,dovrà contenere indicazioni rispetto all’esercizio del potere direttivo del datore di lavoro ed agli strumenti utilizzati dal lavoratore e l’esercizio del potere di controllo del datore di lavoro sulla prestazione resa dal lavoratore all’esterno dei locali aziendali.
Per quanto riguarda l’impiego del telelavoro nelle nella Pubblica Amministrazione italiana i dati hanno mostrato come il numero di dipendenti che se n’è avvalso è stato è bassissimo. Ciò è dipeso dalla inadempienza delle maggior parte delle amministrazioni nei confronti dell’obbligo di programmare il ricorso al telelavoro individuando le attività non telelavorabili, vigente, in Italia, dal 2011. Anche se sono previste sanzioni poichè si tratta di una violazione dell’obbligo sulla Trasparenza, ad oggi gli organi di controllo non ne hanno mai comminate.
I telelavoratori sono concentrati in un numero esiguo di amministrazioni, per lo più situate nel nord del Paese. Le amministrazioni in cui il telelavoro è più presente sono le stesse che manifestano migliori performances anche in altri ambiti collegati all’utilizzo delle ICT nell’organizzazione del lavoro.
Per quanto riguarda lo “smart working” non abbiamo ancora pubbliche amministrazioni che lo abbiano sperimentato, poiché le PA stanno ancora attivando gruppi di lavoro per sperimentare quanto dettato dalla direttiva n. 3/2017. E’ da segnalare in particolare che il Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca ha istituito, proprio ad ottobre 2017, un gruppo di lavoro per avviare la sperimentazione del lavoro agile.
Pertanto un bilancio sullo smart working può essere fatto solo analizzando i risultati nel settore privato. Sembra che in media gli smart workers tendano a lavorare di più rispetto ai colleghi in sede; il lavoro agile è vantaggioso anche per il dipendente visto che riduce notevolmente i costi di spostamento ed acquisisce benessere in termini di maggiore equilibrio tra vita quotidiana e lavoro. Lavorare ovunque e a qualunque ora significa poter di disporre meglio del proprio tempo, poter bilanciare impegni professionali e vita privata.
Secondo alcune ricerche condotte dall’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano, più del 50% delle grandi aziende hanno adottato tale modalità di lavoro, ottenendo un incremento della produttività del 5-6%.
A livello internazionale da uno studio di Eurofound e dell’Organizzazione Mondiale del Lavoro, dedicato al lavoro agile, che ha raffrontato i Paesi dell’Unione Europea con altri Paesi nei quali lo smart-working è già molto esteso, tra i quali gli Stati Uniti e il Giappone, è emerso che le percentuali di diffusione del lavoro a distanza si differenziano tanto a seconda del Paese, con valori dal 2 al 40 per cento dei lavoratori dipendenti. Nella Ue si attesta circa al 17 per cento, con l’Italia fanalino di coda sia rispetto ai dipendenti che scelgono di lavorare da casa che rispetto a quelli che lavorano un po’ dove capita. L’Italia è preceduta da Grecia, Repubblica Ceca, Polonia, Slovacchia, Ungheria, Portogallo e Germania. In testa invece Danimarca (intorno al 37%), Svezia, Paesi Bassi, Regno Unito, Lussemburgo e Francia.
Per l’Italia, un Paese che sta invecchiando celermente, vi è anche l’esigenza per molti lavoratori di prendersi cura dei genitori anziani. Del resto anche la media europea non è entusiasmante in quanto per il 10% si tratta di un’attività occasionale, che si alterna a quella tradizionale in ufficio.
Nel resto del mondo la situazione è nettamente discorde: in Giappone viene favorito il lavoro da casa per ridurre gli spazi negli uffici. Nelle grandi città brasiliane si è pensato al telelavoro per risparmiare ai lavoratori tempi di spostamento molto lunghi. Negli Stati Uniti la percentuale di telelavoro e smartworking è arrivata al 37%.
Nasce però l’interrogativo se se lo smart working sia un bene o un male per i lavoratori. Per esempio negli Stati Uniti è stato constatato che il 78% delle ore di lavoro in più tra il 2007 e il 2014 sono da attribuire al lavoro da svolto da casa. Inoltre da un sondaggio è emerso che tra coloro che lavorano per più di 60 ore a settimana si riscontrano altissime percentuali di smart worker. Di contro in Francia l’84% dei telelavoratori ha affermato di avere maggiore libertà nella gestione del proprio orario di lavoro e l’88% nota un miglioramento nel bilanciamento tra vita privata e professionale.
Per cui lo smart working di per sé non è certo un male per il lavoratore: l’importante è evitare un sovraccarico di lavoro. Esso è certamente da promuovere in tutti quei contesti in cui favorisce l’autonomia dei lavoratori, e magari è frenato dai manager che temono di perdere il controllo sulla gestione dell’azienda.
Volume consigliato
Bibliografia
- Questioni attuali in tema di telelavoro nella pubblica amministrazione, Elisabetta Ronci, 2014.
- Riforma Madia e Pubblico Impiego, Luigi Oliveri, 2015.
- Direttiva n. 3 del 2017, Funzione Pubblica.
- I numeri del Telelavoro nel Pubblico impiego, RT/2016/11/ENEA.
- http://www.repubblica.it/economia/2017/02/15/news/smartworking_l_italia_e_ultima_in_europa-158320000/
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