Accesso alla documentazione condominiale: il problema spese per le copie

La riforma del condominio ha previsto un nuovo obbligo di informazione in capo all’amministratore (art. 1129 c.c.), il quale deve comunicare ai condomini, sin dall’inizio del suo mandato, quando e dove è possibile consultare la documentazione condominiale, nonché ipotizzando la creazione di un sito internet condominiale sul quale, con le dovute tutele, visionare i medesimi documenti.
L’art. 1130 bis c.c., invece, prevede espressamente un diritto in capo ai condomini che possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo ed estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione.
A ben vedere, il legislatore ha fatto una distinzione in merito alla tipologia di documentazione condominiale. L’art. 1129 c.c. parla di registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’art. 1130 c.c., cioè del registro di anagrafe condominiale, del registro dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro di contabilità. L’art 1130 bis c. fa riferimento, invece, ai documenti giustificativi di spesa, in altri termini, le c.d. “pezze d’appoggio”. In ogni caso l’amministratore è obbligato a consentire l’accesso e a rilasciare copia dei documenti, ma non a consegnare gli originali degli stessi. La cronaca e le cause pendenti in tribunale ci raccontano che la vita in condominio è spesso fonte di discussioni, perciò consigliamo questo pratico volume, che fornisce la chiave per la risoluzione dei problemi più comuni: Manuale di sopravvivenza nel condominio

1. Le condizioni per la visione dei documenti condominiali

Il diritto di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili spetta ai condomini non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea, ma anche al di fuori di tale sede, senza la necessità di specificare la ragione per cui essi intendono prendere visione o estrarre copia dei documenti medesimi, individuando il solo limite che l’esercizio di tale potere non intralci l’attività amministrativa, non sia contrario ai principi di correttezza e i relativi costi siano assunti dai condomini istanti. Si può quindi affermare che il diritto di ciascun condomino a ottenere dall’amministratore l’esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo (e non soltanto in sede di rendiconto annuale e di approvazione del bilancio da parte dell’assemblea) e senza l’onere di specificare le ragioni della richiesta è condizionato al rispetto di tre limiti fondamentali: 1) che l’esercizio di tale facoltà non risulti di ostacolo all’attività di amministrazione (spetta all’amministratore l’onere di dedurre e dimostrare l’insussistenza di qualsivoglia interesse effettivo in capo ai condomini istanti, perché i documenti personalmente non li riguardano o l’esistenza di motivi futili o inconsistenti e comunque contrari alla correttezza); 2) che non sia contraria ai principi di correttezza (si tratta di un limite di buon senso, che impedisce l’abuso di questo strumento da parte di condomini avversi all’amministratore, spinti a formulare continue richieste di copie e documenti per ostacolarne l’attività o, piuttosto, a precostituirsi un motivo di impugnazione della futura delibera); 3) che non si risolva in un onere economico per il condominio, dovendo i costi relativi alle operazioni compiute gravare esclusivamente sui condomini richiedenti (in tal senso si veda Cass. civ., sez. II, 29/11/2001, n. 15159). In ogni caso non basta inoltrare una richiesta di accesso prima dell’assemblea se poi, a fronte di un espresso invito alla consultazione, tale invito non viene coltivato dal condomino. La cronaca e le cause pendenti in tribunale ci raccontano che la vita in condominio è spesso fonte di discussioni, perciò consigliamo questo pratico volume, che fornisce la chiave per la risoluzione dei problemi più comuni: Manuale di sopravvivenza nel condominio

2. Il costo delle copie

Il costo delle copie degli atti condominiali è a carico del condomino richiedente la documentazione ed a vantaggio della gestione condominiale. Se non è espressamente pattuito il contrario, l’amministratore per fare le copie non può richiedere un ulteriore compenso, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale. In altre parole gli unici costi da sostenere sono le spese vive per le mere copie. Non può considerarsi legittima, pertanto, l’eventuale richiesta da parte dell’amministratore di un compenso aggiuntivo o di un rimborso forfettario. A fronte della richiesta di un condomino di visionare la documentazione contabile ed estrarne copia l’amministratore non può subordinare l’accoglimento della richiesta al pagamento di un compenso specifico. Le copie possono essere effettuate anche dall’amministratore, il quale avrà diritto al rimborso delle spese, purché i condomini siano d’accordo e esista una prova degli oneri sostenuti. In ogni caso il condominio non deve sostenere nessun costo se l’amministratore già dispone della documentazione richiesta in formato digitale: in un caso del genere, l’amministratore non potrà pretendere nulla per il semplice invio tramite email (o mezzo analogo).  Nessun onere poi potrà essere richiesto anche per la sola visione o per la riproduzione in proprio con cellulare o scanner.

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