Conservazione dei documenti informatici: in Gazzetta le modalità per l’accreditamento di soggetti pubblici e privati

Biancamaria Consales

Pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 32 dell’8 febbraio 2012, la circolare 29 dicembre 2011, n. 59 di DigitPA (Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione), che indica le modalità con le quali i soggetti, pubblici e privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (denominati “conservatori”) e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, devono presentare a DigitPA domanda di accreditamento per la conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’art. 44bis, comma 1, del D.Lgs. 82/2005 – Codice dell’amministrazione digitale (CAD). Il suddetto art. 44bis, al comma 2, stabilisce che ai conservatori si applicano gli stessi criteri di accreditamento previsti per i certificatori di firma digitale. In particolare, i conservatori devono:

1. dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere l’attività di conservazione;

2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e conservazione documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate;

3. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle regole tecniche previste dal CAD;

4. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l’integrità e la fruibilità dei documenti informatici da conservare.

Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto sopra previsto, deve inoltre:

1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro i.v.;

2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche.