Emergenza coronavirus: il trattamento dei dati sanitari da parte dell’amministratore

Questo periodo di crisi sanitaria, ha portato alla raccolta di un numero elevatissimo di dati c.d. “particolari”, sia di persone contagiate che di persone che sono state sottoposte a controlli.

Si è posto il problema di stabilire se queste indagini possono essere fatte anche da privati non istituzionalmente destinati a raccogliere dati sanitari, come l’amministratore di condominio.

In ambito condominiale, quindi, il problema è capire se l’amministratore, nell’interesse della collettività condominiale, abbia il diritto di sapere dai condomini se sono risultati positivi al Covid-19.

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Privacy e ruolo dell’amministratore

Il Garante, con parere del 18 maggio 2006, ha già affermato che la legge sulla privacy non pone ostacoli all’applicazione delle norme del codice civile riguardanti il condominio degli edifici, sottolineando comunque la necessità che vengano raccolti e utilizzati solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa della proprietà.

Secondo il Garante italiano, il condominio è soggetto all’applicabilità del Codice della privacy e, di conseguenza, al GDPR.

In più provvedimenti il Garante ha identificato il condominio come titolare del trattamento e i condomini contitolari senza approfondirne la base giuridica.

Pertanto, in ambito condominiale, il “titolare” è il singolo condomino che, unitamente agli altri, determinano le finalità e i mezzi del trattamento.

Sempre in ambito condominiale, l’assemblea ha la facoltà di nominare l’amministratore quale “responsabile del trattamento” dei dati personali con lo scopo di contemperare le esigenze di trasparenza con quelle di riservatezza.

Si noti che, ai sensi dell’art 1129, comma 2, c.c., contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’art. 113; in tale occasione, è opportuno che l’assemblea dei condomini provveda a nominare l’amministratore anche responsabile del trattamento dei dati.

Detto conferimento di incarico deve avvenire in maniera formale, attraverso un apposito contratto che dovrà contenere le clausole particolari indicate nell’articolo 28) del regolamento.

Se viene nominato responsabile, in caso di violazione del regolamento, sarà considerato come un titolare del trattamento e risponderà assieme al titolare formale.

In ogni caso, il titolare del trattamento dei dati, il condominio, (art. 24 Reg. UE 2016/679), attraverso l’amministratore, suo legale rappresentante, dovrà:

1. trattare i dati secondo liceità (art. 6 Reg. UE 2016/679);
2. rispettare e far rispettare i principi del regolamento e i diritti degli interessati (art. 5 e artt. 12 a 22 Reg. UE 2016/679);
3. far predisporre un’informativa adeguata rispetto al GDPR, da far pervenire o mettere a disposizione degli interessati (chiunque detiene diritto reale o di godimento nell’ambito del condominio o chiunque accede in uno stabile dotato di videosorveglianza);
4. predisporre misure di sicurezza adeguate qualora vengano svolti trattamenti presso il condominio, in attività, quali, a titolo esemplificativo, predisposizione di archivio cartaceo, registrazioni immagini, smistamento corrispondenza e raccolta pacchi, monitoraggio degli accessi come lettura targhe ecc.;
5. provvedere in forma scritta alle nomine dei responsabili e/o autorizzati al trattamento dei dati, quali ad esempio collaboratori, fornitori di servizi, videosorveglianza, dipendenti del condominio ecc.;
6. valutare l’impatto privacy prima di ogni nuovo trattamento, da considerarsi in quanto tali, anche installazione di impianto di videosorveglianza, apertura varchi da remoto e registrazione accessi, utilizzo videocitofono da remoto e così via.

I dati trattati dall’amministratore.

I dati trattati dall’amministratore, secondo il principio della minimizzazione dei dati, devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati. In particolare i dati trattati devono essere quelli strettamente indispensabili all’adempimento del suo contratto.

Di conseguenza può, dunque, acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari – chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio.

Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune (newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 del Garante della privacy).

Dovrà essere considerato anche il principio di necessità del dato personale: così, ad esempio, il numero di telefono e la mail del condomino, al fine di amministrare il condominio, non è un dato necessario.

È vietato, in quanto non pertinenti ed eccedenti la finalità per cui sono raccolti, indicare accanto al nome e cognome del condomino annotazioni personali, come: «single», «non viene in assemblea», « va in vacanza a luglio»; «risponde sempre la segreteria telefonica»

In ogni caso tra gli obblighi dell’amministratore vi è anche quello di predisporre un’informativa adeguata sul GDPR in modo che ogni condomino possa conoscere i dati raccolti, la finalità della raccolta e come far valere i propri diritti nel caso in cui ritenga siano stati violati i propri diritti.

Condominio e dati particolari (ex sensibili)

L’European Data Protection Board ha adottato, in data 19.03.2020, una Dichiarazione formale in merito al trattamento dei dati personali nel contesto dell’epidemia da Covid-19, con cui si sottolinea l’importanza di garantire comunque la tutela dei dati personali e delle persone fisiche interessate anche a fronte dell’odierna situazione di emergenza di carattere internazionale.

In merito alla liceità, si applica anche nel contesto relativo alla diffusione del Covid-19 dove è comunque consentito alle autorità sanitarie e ai datori di lavoro di trattare i dati personali conformemente a quanto stabilito dalla legge statale.

In particolare nel settore della sanità pubblica non sarà necessario il consenso degli interessati.

In ambito privato, però, si applicano le disposizioni previste dal GDPR per il trattamento di categorie particolari di dati personali  (i vecchi dati sensibili): infatti l’art. 9 del GDPR al primo comma vieta il trattamento di dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convenzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché il trattamento di dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Al secondo comma, nei punti da a) a j) elenca le eccezioni al sopracitato divieto.

Il trattamento dei dati personali di natura sensibile (come quelli sullo stato di salute) o dei dati giudiziari è consentito esclusivamente nel caso in cui siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio. A titolo esemplificativo, tale uso è possibile nel caso in cui l’assemblea debba deliberare l’abbattimento delle “barriere architettoniche” che rendono difficoltoso l’accesso a un condomino diversamente abile o al fine di acquisire informazioni sulle persone che presteranno servizio alle dipendenze del condominio stesso, oppure quando si debbano trattare i dati anche sanitari di persone che abbiano subìto danni negli spazi condominiali.

L’amministratore potrà trattare i dati sensibili del condomino (interessato) previo espresso consenso dello stesso ex art. 9 co. 2 lett. a GDPR).

Covid-19 e dati sanitari dei condomini.

Il Garante privacy ha fatto alcune precisazioni: la prevenzione della diffusione di Covid-19 deve essere svolta solo da soggetti che istituzionalmente esercitino funzioni sanitarie.

Gli amministratori devono invece astenersi dal raccogliere, a priori e in modo sistematico e generalizzato, anche attraverso specifiche richieste al singolo condomino indagini non consentite, informazioni sulla presenza di eventuali sintomi influenzali e dei suoi contatti più stretti o comunque rientranti nella sfera personale.

La finalità di prevenzione dalla diffusione del Coronavirus deve infatti essere svolta da soggetti che istituzionalmente esercitano queste funzioni in modo qualificato.

Alla luce di questi principi, il Garante, accogliendo l’invito delle istituzioni competenti a un necessario coordinamento sul territorio nazionale delle misure in materia di Coronavirus, invita tutti i titolari del trattamento ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni fornite dal Ministero della salute e  dalle istituzioni competenti per la prevenzione della diffusione del Coronavirus, senza effettuare iniziative autonome che prevedano la raccolta di dati anche sulla salute di utenti e lavoratori che non siano normativamente previste o disposte dagli organi competenti (Garante Privacy – no a iniziative “fai da te” nella raccolta dei dati –  2 marzo 2020).

Alla luce di quanto sopra il condomino che ha contratto il covid-19 non è tenuto a comunicarlo all’amministratore, né è tenuto a comunicarlo ai singoli condomini.

La situazione cambia se l’amministratore viene con certezza a sapere che un condomino è malato di Covid-19: si pensi, ad esempio, alla lettera scritta dal condomino per informare l’amministratore del suo stato di salute.

In tal caso l’amministratore deve sanificare e, se autorizzato dal condomino malato, potrebbe segnalare in modo anonimo a tutti condomini (siano essi proprietari, usufruttuari, inquilini o comodatari) che nel caseggiato si sono verificati casi di soggetti risultati positivi ai controlli effettuati dalle autorità sanitarie in tema di coronavirus:

Non è, però, lecito chiedere ai condomini, prima dello svolgimento della riunione assembleare, attualmente consentita, autodichiarazioni sul loro stato di salute.

Allo stesso modo non è possibile costringere il condomino alla misurazione della temperatura all’entrata del locale scelto per lo svolgimento dell’assemblea: infatti la temperatura corporea è un dato personale relativo alla salute di un soggetto con la conseguenza che, da un punto di vista della privacy la termorilevazione rappresenta un’operazione di trattamento dei dati particolari (ex sensibili).

È vero, però, che nei caseggiati dove è stato assunto un portiere, il condominio dovrà dotarlo di sistemi di protezione individuale (mascherine, guanti) e sarebbe necessario il controllo della sua temperatura corporea; in particolare il portiere dovrà controllare la temperatura autonomamente e segnalare al datore/amministratore eventuali alterazioni.

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