SOMMARIO: 1. Gli strumenti attualmente a disposizione del notaio: i cc.dd. “atti a mobilità limitata” 2. Le assemblee societarie diventano smart 3. Il cd. “decreto liquidità”: alcuni aspetti rilevanti per gli atti notarili 4. Conclusioni: il notaio e il confronto con le innovazioni tecnologiche.
Il notariato si è trovato ad affrontare, come tutte le altre professioni, l’emergenza derivante dal virus Covid-19 che, com’è noto, ha creato una situazione alquanto caotica e disordinata nella vita di tutti. Nel caso del notaio, in particolare, tale sconvolgimento ha avuto un notevole impatto sull’economia atteso che l’attività notarile, portatrice di pubblici interessi, ha ad oggetto transazioni, come quelle immobiliari e societarie, di particolare rilevanza economica. Come vedremo, sono proprio gli atti societari, in particolare i verbali assembleari, ad avere avuto cambiamenti a seguito dei provvedimenti emanati per far fronte all’emergenza. C’è da dire, però, che l’attività notarile, già da parecchi anni, è caratterizzata da una profonda informatizzazione che, tra l’altro, ha reso rapidissima l’esecuzione degli adempimenti derivanti dalla stipula degli atti e tali adempimenti avvengono per la quasi totalità da remoto, senza quindi la frequentazione fisica degli uffici pubblici. Inoltre, la digitalizzazione di alcuni atti, quali ad esempio le procure speciali, e la possibilità di stipulare alcuni atti cd. “a mobilità limitata”, fattispecie già presenti prima della recente emergenza virale, dimostra che il notariato aveva già alcuni strumenti a disposizione da utilizzare durante il lockdown. I notai, come tutti i professionisti dell’area giuridico-economica, si sono trovati a cercare di far fronte alle esigenze della clientela durante la pandemia e c’è da registrare, a tal proposito, che, grazie all’intervento del legislatore in materia societaria oltre agli istituti giuridici già presenti nell’ordinamento e, come detto, agli strumenti informatici di cui la categoria è da molti anni ormai munita, la stipula degli atti più urgenti è stata comunque garantita limitando, per quanto possibile, il danno economico derivante dal blocco delle attività.
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Gli strumenti attualmente a disposizione del notaio: i cc.dd. “atti a mobilità limitata”.
L’emergenza sanitaria generata dalla pandemia Covid-19 ha evidenziato l’opportunità di ricorrere a tecniche di contrattazione compatibili con le prescrizioni legislative relative al “distanziamento sociale”: pertanto, l’attività negoziale espletata per mezzo del ministero notarile è stata adattata alle esigenze dell’attuale condizione emergenziale.
Preliminarmente, è opportuno un breve excursus dal punto di vista notarile sulle norme emanate per limitare la circolazione dei cittadini: ci si riferisce al d.l. 23 febbraio 2020, n. 6, convertito, con modificazioni, dalla l. 5 marzo 2020, n. 13[1] ed al d.l. 25 marzo 2020, n. 19[2]. Le disposizioni dei provvedimenti citati hanno sancito l’obbligo di limitare gli spostamenti ai soli casi caratterizzati da urgenza e necessità, e, stante l’obbligo per il Notaio di prestare il suo ministero ogni volta che ne è richiesto ai sensi dell’art. 27 legge notarile, esse hanno indotto la categoria notarile a domandarsi entro quali ambiti il Notaio potesse sindacare l’urgenza e la necessità asserite dai clienti che sollecitano il ministero notarile senza potersi, in ogni caso, sottrarre alla ricezione dell’atto.
L’impostazione dei due provvedimenti diverge poiché, mentre il primo decreto legge prevede che, salvo che il fatto non costituisca più grave reato, il mancato rispetto delle misure di contenimento emesse dall’Autorità governativa è punito con una contravvenzione ai sensi dell’art. 650 del codice penale, il d.l. n. 19/2020 convertito, con modificazioni, dalla 1. 23 maggio 2020, n. 35 stabilisce la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da euro 400 a euro 3.000 e sancisce la non applicabilità delle sanzioni contravvenzionali previste dall’art. 650 c.p. La depenalizzazione prevista dal d.l. n. 19/2020 convertito, con modificazioni, dalla 1. 23 maggio 2020, n. 35 ha avuto una considerevole portata per l’esercizio delle funzioni notarili. La presenza di una sanzione penale che puniva i soggetti che avessero violato i provvedimenti restrittivi della libertà di circolazione delle persone per recarsi senza un giustificato motivo dinanzi al Notaio poneva, infatti, due notevoli problematiche alla categoria notarile. La prima problematica era di ordine processuale, poiché ove il Notaio, quale Pubblico Ufficiale, avesse ritenuto la sussistenza degli elementi costitutivi della fattispecie penale, si sarebbe potuto ipotizzare il sorgere in capo al Notaio stesso dell’obbligo di denuncia, in quanto le contravvenzioni (come quella di cui all’art. 650 c.p.) sono perseguibili d’ufficio, e vi era il rischio per il Notaio di incorrere nella violazione dell’art. 361 del codice penale (omessa denuncia di reato da parte del pubblico ufficiale). A ciò va aggiunto che, in una ricostruzione accusatoria spinta, si sarebbe potuto anche ipotizzare un concorso (cd. morale) del Notaio nel reato ex art. 650 c.p. Il passaggio del sistema sanzionatorio a quello amministrativo chiaramente ha mutato in modo radicale la situazione, quanto meno circa gli obblighi di denuncia a carico del Pubblico Ufficiale rogante, il quale non rischia più di incorrere nella fattispecie di cui all’art. 361 c.p.
Ciò posto, le tecniche contrattuali mediante cui giungere alla stipula di negozi giuridici, rispettando le prescrizioni in materia di distanziamento sociale, si concretizzano in strumenti negoziali che limitano quanto più possibile i contatti e la presenza contemporanea nel medesimo luogo di più persone fisiche.
Da sempre l’ordinamento giuridico e la legge notarile prevedono alcuni strumenti che possono essere utilizzati in queste circostanze. Si tratta, in particolare, (a) della procura ordinaria (speciale o generale) in formato cartaceo, (b) della scrittura privata in doppia autentica cartacea, (c) della procura redatta direttamente in formato digitale e (e) della scrittura privata in doppia autentica in formato digitale.
La procura svolge l’importante funzione di consentire ad un soggetto, a ciò debitamente autorizzato, di intervenire in atto in nome e per conto altrui, evitando, pertanto, la concentrazione nel medesimo luogo di più soggetti al momento della stipula.
Ove, tra l’altro, siano diversi il Notaio presso il quale deve avvenire la stipula ed il Notaio che ha redatto la procura, sussiste la possibilità di trasmettere la procura non in formato cartaceo, bensì la sua copia conforme informatica: il Notaio della stipula redigerà così copia cartacea conforme a copia informatica di procura, e la allegherà all’atto originale cartaceo da stipularsi. La trasmissione della copia conforme informatica evita che la procura cartacea debba essere spedita a mezzo posta e può avvenire direttamente a mezzo posta elettronica tra gli studi notarili interessati.
Può scegliersi di redigere la procura anche direttamente su supporto informatico, al fine di ottimizzarne ancor di più i tempi di trasmissione.
Per entrambe le occorrenze predette sussiste la possibilità di avvalersi di software a disposizione del Notariato ed impiegati per la creazione dell’atto digitale: il software “ESign” per quanto attiene alle sottoscrizioni con firma digitale, e, ove i comparenti dovessero essere privi di firma digitale; il software “iStrumentum“, mediante il quale è possibile sottoscrivere il documento con firma grafometrica, ossia firma effettuata mediante un terminale sul quale il comparente appone la propria sottoscrizione.
Altro strumento negoziale particolarmente efficiente nella contingente fase di emergenza sanitaria è quello della scrittura privata in doppia autentica. La doppia autentica evita la contemporanea presenza dei soggetti che devono sottoscrivere l’atto presso lo studio notarile, potendo ciascuno di essi presentarsi per la sottoscrizione del negozio in un momento diverso.
In questo periodo emergenziale sicuramente molti Notai stanno privilegiando la ricezione degli atti nella forma della scrittura privata autenticata anziché nella forma dell’atto pubblico. L’atto pubblico” costituisce la forma primaria e ordinaria di “atto notarile” ma il ricorso alla scrittura privata autenticata (in sostituzione dell’atto pubblico), è tuttavia consentito ogniqualvolta esso corrisponda ad un apprezzabile interesse delle parti, anche soltanto pratico. Un apprezzabile interesse potrebbe essere, per esemplificare, quello di agevolare la conclusione di un negozio inter absentes (tra due o più persone impossibilitate a presenziare, nello stesso torno di tempo, alla stipula dell’atto), utilizzando per l’appunto la “doppia autentica” separata. La scrittura privata autenticata, inoltre, ha sicuramente una forma più agile e snella che meglio si concilia con le esigenze di prevenzione dell’emergenza sanitaria che stiamo vivendo e che impongono anche al Notaio di porle in atto.
Il Notaio procederà ad autenticare le sottoscrizioni una per volta, e l’atto si considererà concluso solo con l’ultima delle sottoscrizioni. In questo caso, se il Notaio che autentica tutte le sottoscrizioni non è lo stesso, la scrittura cartacea con la prima autentica potrà essere trasmessa al collega unicamente via posta, poiché la seconda autentica dovrà essere apposta necessariamente sul documento cartaceo originale.
Diversamente è a dirsi, invece, per quanto concerne una scrittura privata con doppia autentica da redigere in formato digitale. L’utilizzo dell’atto in formato digitale consente la trasmissione dello stesso tra i colleghi senza dover ricorrere alla spedizione a mezzo posta, sarà. infatti possibile utilizzare la posta elettronica (eventualmente la pec), oppure il software di condivisione di file tra Notai denominato “Notbox”.
Attualmente “iStrumentum” è l’unico software che gestisce ai sensi della legge notarile gli atti sottoscritti digitalmente con più autentiche separate (effettuate dallo stesso o da più Notai), e che genera un file per il quale si possa procedere alla conservazione a norma ex art. 62-bis della legge notarile dell’originale informatico notarile, garantendo leggibilità, esibizione, reperibilità, e possibilità di effettuare tutte le annotazioni previste per il ciclo di vita del documento: tale software consente di aggiungere più autentiche separate ad un medesimo documento ed ai suoi allegati, lasciando libero ciascun sottoscrittore di assumere la paternità dell’atto con firma digitale o con firma grafometrica.
2. Le assemblee societarie diventano smart
Le norme di riferimento sono l’art. 1, comma 1, lett. q), del d.p.c.m. 8 marzo 2020 e l’art. 106 del d.l. 17 marzo 2020, n. 18 (cd. “Decreto Cura Italia”), convertito, con modificazioni, dalla 1. 24 aprile 2020 n. 27.
La prima norma, dettata genericamente per tutte le adunanze e le riunioni, prevede testualmente che “sono adottate, in tutti i casi possibili, modalità di collegamento da remoto” al fine di evitare assembramenti.
Il secondo provvedimento normativo, invece, dettato specificamente per le assemblee societarie, rubricato “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”, dispone una serie di deroghe alla normativa dettata in tema di svolgimento delle assemblee di società di capitali e cooperative. La ratio di tale norma è quella di conciliare le esigenze di prevenzione con gli obblighi di convocazione delle assemblee delle società di capitali e cooperative. Infatti, l’art. 106 si preoccupa in prima battuta delle assemblee da convocarsi per l’approvazione del bilancio: il comma i dispone, a tal proposito, che “in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio”.
La norma si pone l’obiettivo di spostare in avanti, quindi in giorni in cui la pandemia dovrebbe essere sotto controllo, le convocazioni delle assemblee aventi quale ordine del giorno l’obbligatoria approvazione del bilancio di esercizio e, precisamente, rendendo possibile di “default” la convocazione dell’approvazione nei centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio, ipotesi che l’attuale normativa prevede solo come opzionale dal momento che sia per le s.r.l, che per le s.p.a. il termine ultimo è previsto in primis nei centoventi giorni dalla chiusura stessa.
Più significativo, invece, è l’impatto pratico che avrà la nuova modalità di svolgimento dell’assemblea disciplinata dal comma 2 dell’art. 106 in esame che recita testualmente quanto segue: “Con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.
L’art. 106 del d.l. “Cura Italia”,quindi, sempre nell’ottica di evitare assembramenti, facilita lo svolgimento delle adunanze societarie consentendo ai soci di partecipare e di votare da remoto. Pertanto, la portata innovativa di tale disposizione è limitata al fatto che i soci potranno derogare a quanto previsto dal loro statuto e svolgere l’adunanza mediante i moderni mezzi di telecomunicazione.
In ogni caso, l’art. 106, comma 2, ribadisce che i mezzi di telecomunicazione da utilizzare devono garantire l’identificazione di tutti i partecipanti (soci, organi amministrativo e di controllo), la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto. Si tratta dell’essenza del cd. “metodo collegiale” ovvero che i legittimati possano discutere e dibattere su determinati argomenti, ponderare le loro scelte adeguatamente, a tutela dei propri interessi, di quelli dell’ente di cui fanno parte e dei relativi eventuali creditori, per poi votare in maniera consapevole.
Quindi, l’art. 106 del d.l. “Cura Italia” dà il via alle cc.dd. “assemblee dematerializzate” nelle quali, cioè, non vi è alcun contatto fisico né alcun luogo fisico nel quale esse si terranno: si passa cioè ad una sorta di “virtual piace“. In realtà, sul punto c’è assolutamente da concordare con la Massima n. 187 nel senso che in ogni caso un luogo di convocazione ove dovrà trovarsi il soggetto verbalizzante, ad esempio il notaio, dovrà sempre esserci in via assolutamente obbligatoria anche per preservare il diritto del socio di intervenire personalmente in assemblea. Passando all’aspetto più propriamente pratico, l’organo amministrativo convocherà la riunione presso la sede sociale o verosimilmente presso lo studio del notaio, indicando lo strumento digitale attraverso il quale sarà possibile tenere l’adunanza (ad es. “Skype” o “Zoom”) con la precisazione che assume particolare rilievo l’avviso di convocazione che dovrà prevedere che l’assemblea si terrà esclusivamente a mezzo di strumenti telematici; procederà alla fondamentale identificazione di tutti i partecipanti ex art. 2371 c.c.; si procederà, successivamente, alla discussione ed alle votazioni. Quanto alla verbalizzazione, il notaio che ha assistito all’assemblea procederà alla redazione del cd. “verbale tardivo” che sarà sottoscritto dal solo notaio secondo l’interpretazione data dalla stessa categoria notarile secondo la quale il verbale tardivo è un verbale senza parti nel quale è indispensabile la sola sottoscrizione del notaio verbalizzante non essendo richiesta a pena di invalidità la sottoscrizione del presidente dell’assemblea.
L’importante è il rispetto del metodo collegiale che, per quanto attenuato e “virtuale”, dovrà essere garantito anche nelle assemblee “smart” tenutesi durante la pandemia.
Un’ultima riflessione merita il comma 3 dell’art. 106 in esame, che ha provato a facilitare ulteriormente il raggiungimento delle decisioni sociali incentivando il sistema della consultazione scritta ammissibile nelle sole s.r.l.: tale norma prevede, infatti, che le s.r.l. potranno utilizzare il metodo della consultazione scritta anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479-bis, comma 4, c.c., ovvero anche per le delibere più importanti della vita di una società quali quelle aventi ad oggetto modificazioni dello statuto. Quello della consultazione scritta è un’autentica deroga al metodo collegiale nel senso che la decisione viene presa mediante consultazione scritta senza che si tenga la celebrazione di una vera e proprio assemblea: anche in questo caso, quindi, il contatto fisico tra i soci è azzerato.
3.Il cd. “decreto liquidità”: alcuni aspetti rilevanti per gli atti notarili.
Il cd. “decreto liquidità” dell’8 aprile 2020, n. 23, recante “Misure Urgenti in materia di accesso al credito e di adempimenti fiscali per le imprese, di poteri speciali nei settori strategici, nonché interventi in materia di salute e lavoro, di proroga di termini amministrativi e processuali”, convertito in 1. 24 aprile 2020, n. 27, pubblicata in Gazzetta Ufficiale il 29 aprile 2020, ha introdotto una serie di modifiche normative alcune delle quali rilevanti per l’attività notarile.
La prima di esse è sicuramente quella dettata, ancora una volta in materia societaria, in tema di riduzione del capitale sociale. L’art. 6 del d.l. n. 23/2020 stabilisce che dall’entrata in vigore del decreto (9 aprile 2020) e fino alla data del 31 dicembre 2020, “per le fattispecie verificatesi nel corso di esercizi chiusi entro la predetta data non si applicano gli articoli 2446, commi secondo e terzo, 2447, 2482-bis, commi quarto, quinto e sesto, e 2482- ter del codice civile. Per lo stesso periodo non opera la causa di scioglimento della società per riduzione o perdita del capitale sociale di cui agli articoli 2484, primo corna, n. 4) e 2545-duodecies del codice civile”. Pertanto, in caso di riduzione per perdite superiori al terzo del capitale delle s.p.a., non vi è obbligo di riduzione da parte dell’assemblea che approva il bilancio relativo all’esercizio che si chiude al 31 dicembre 2020 e ciò in espressa deroga a quanto previsto dall’art. 2446 c.c. Inoltre, se per effetto della perdita di oltre un terzo del capitale, quest’ultimo si è ridotto al di sotto del minimo legale, non vi è obbligo di procedere alla riduzione ed al contemporaneo aumento al minimo né quello di procede-, re, in alternativa, alla trasformazione o allo scioglimento della società. Lo stesso dicasi per le s.r.l. per le quali sono previste identiche deroghe. Inoltre, dal 9 aprile 2020 al 31 dicembre 2020, non opera la causa di scioglimento della società per riduzione o perdita del capitale sociale ex art. 2484, comma 1, n. 4), c.c. e 2545-duodecies c.c. La ratio della norma è quella di evitare che gli amministratori delle società, a causa della crisi di liquidità derivante dall’emergenza Covid-19, si trovino di fronte alla difficile alternativa tra l’immediato scioglimento delle società e la continuazione delle stesse ma con esposizione alla responsabilità gestoria di cui all’art. 2486 c.c.
Molto importante ai fini dell’attività notarile è, poi, l’art. 37, il quale ha sospeso i termini dei procedimenti amministrativi e dell’efficacia degli atti amministrativi in scadenza, nel senso di sospendere i termini dei procedimenti pendenti al 23 febbraio 2020 o iniziati successivamente a tale data, per un periodo contenuto e, precisamente, fino al 15 aprile nella formulazione originaria dell’art. 103, comma 1, del d.1. n. 18/2020, dies ad quem successivamente spostato, a seguito della modifica in commento, al 15 maggio 2020.
Notevole incidenza pratica avrà, infine, l’applicazione dell’art. 24 del d.l. n. 23/2020 in materia di prima casa. La norma prevede che i termini previsti dalla nota II-bis all’art. I della Tariffa, Parte Prima, del d.p.r. n. 131/1986, sono sospesi dal 23 febbraio 2020 al 31 dicembre 2020. Il legislatore ha statuito, conseguentemente, che i termini relativi alle agevolazioni prima casa ed al credito di imposta sono congelati dal 23 febbraio 2020 al 31 dicembre 2020: ad esempio, deve intendersi sospeso il termine di diciotto mesi previsto per il trasferimento della residenza ma non quello quinquennale di decadenza previsto dal comma 4 della nota II – bis[3].
4. Conclusioni: il notaio e il confronto con le innovazioni tecnologiche.
In conclusione, l’esperienza emergenziale del Covid-19 ha nuovamente messo a confronto il notaio con le innovazioni tecnologiche.
Un’ulteriore “sfida” deriverà dalla Direttiva 2019/1151/UE del Parlamento Europeo e del Consiglio, recante modifica della Direttiva 2017/1132/UE, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea 1’11 luglio 2019, riguardante l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario, ed il cui termine per il recepimento nazionale è stato fissato al primo agosto 2021.
L’art. 13-octies della Direttiva 2017/1132/UE, come modificato dalla Direttiva 2019/1151/UE, prevede che la costituzione delle società a responsabilità limitata “possa essere completamente svolta online, senza che i richiedenti debbano comparire di persona dinanzi ad una autorità o a qualsiasi persona o organismo incaricato a norma del diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione online della società, compresa la redazione dell’atto costitutivo della società”. La Direttiva, pertanto, fissa l’obiettivo, per il legislatore italiano, di individuare una procedura di costituzione online delle società a responsabilità limitata che non necessiterà della presenza fisica dinanzi al Notaio dei soggetti che costituiscono la società.
E’ bene precisare, comunque, che la procedura di costituzione online non sarà sostitutiva di quella ordinaria, ma resterà alternativa alla costituzione della società mediante atto pubblico stipulato dinanzi al Notaio.
Anche per gli atti da stipularsi a seguito del recepimento di detta Direttiva, non dovrà in ogni caso venire meno il fondamentale controllo di legalità demandato al Notaio, la cui utilitas è e sarà ancor maggiore, essendo volta a tamponare l’uso illecito dello strumento societario anche con particolare riferimento al riciclaggio di danaro proveniente da reato, e alle possibili truffe nei confronti dei consociati.
Note
[1] Successivamente abrogato, con esclusione degli artt. 3, comma 6-bis, e 4, dall’art. 5, comma 1, lett. a), del d.l. 25 marzo 2020, n. 19, convertito, con modificazioni, dalla 1. 22 maggio 2020, n. 35.
[2] Convertito, come detto, con modificazioni, dalla 1. 22 maggio 2020, n. 35.
[3] Cfr. Circolare Agenzia delle Entrate, n. 9/E del 13/4/2020, consultabile in www.agenziaentrategov.it.
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