Il procedimento dell’accesso documentale presso l’amministrazione

     Indice

1. Nozione generale
2. La risposta dell’amministrazione (articolo 25 legge del 7 agosto 1990, n. 241)
3. I casi di tutela dell’interessato e del controinteressato
4. I casi in cui la trasparenza non sottostà alla riservatezza
5. Qual è la valutazione che fa l’amministrazione per nascondere dai dati personali?

1. Nozione generale

Il diritto di accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla presente legge. L’esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonché i diritti di ricerca e di visura (articolo 25, comma 1, legge del 7 agosto 1990, n. 241).

La presa visione (o esame) non è soggetta a pagamento, mentre l’estrazione della copia sì. Il pagamento consiste nel pagare l’estrazione della copia e il diritto di ricerca. Nel caso la risposta dell’amministrazione sia in via telematica si è soggetti al pagamento della scansione e del diritto di ricerca. Nel caso in cui il documento sia telematico, si è soggetti al pagamento solo del diritto di ricerca.

Il pagamento viene effettuato presso l’economo dell’amministrazione che emette quietanza e viene presentato all’ufficio competente o al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT).

L’amministrazione valuta tale richiesta e se:

CASO A (articolo 5, d.p.r. del 12 aprile 2006, n. 184[1]):

• non vi sono controinteressati;
• non vi sono problemi sull’identità del richiedente;
• Il richiedente ha un interesse giuridicamente rilevante, diretto, concreto e attuale, per cui ha la sua legittimazione soggettiva.

Soluzione: l’amministrazione provvede a fornire la documentazione direttamente al controinteressato, per il tramite dell’ufficio relazioni con il pubblico (URP).

CASO B (articolo 6, d.p.r. del 12 aprile 2006, n. 184), ove si realizza anche solo una di queste condizioni:

• vi sono controinteressati;
• vi sono problemi sull’identità del richiedente;
• Bisogna valutare nel dettaglio l’interesse giuridicamente rilevante, diretto, concreto e attuale, per cui ha la sua legittimazione soggettiva.

Soluzione: in questo caso l’amministrazione ha tempo dieci giorni per verificare i problemi di cui sopra. Il caso in cui vi siano controinteressati è quello più problematico. Difatti, l’amministrazione deve provvedere, una volta ricevuta la richiesta di accesso documentale, alla trasmissione di tale richiesta ai controinteressati tramite PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno, la c.d. notifica ai controinteressati[2]. Questo perché i controinteressati potrebbero avere un pregiudizio concreto dalla conoscenza di alcuni dati personali da parte dell’interessato, che è colui che ha chiesto il documento o i documenti amministrativi per tutelare la propria situazione.

A questo punto, l’amministrazione deve attendere dieci giorni dalla ricezione della comunicazione al controinteressato. In questi dieci giorni il controinteressato può presentare comunicazione di opposizione all’accesso documentale. Sia se l’amministrazione riceve la risposta dal controinteressato, sia se trascorrono dieci giorni dalla comunicazione al controinteressato senza alcuna risposta, l’amministrazione può procedere in autonomia, provvedendo con una valutazione discrezionale, la c.d. tecnica di bilanciamento, tra gli interessi coinvolti al fine di verificare che la conoscenza del documento amministrativo da parte dell’interessato non possa recare un pregiudizio concreto al controinteressato.

Qualora tale analisi individui un possibile pregiudizio concreto al controinteressato, allora l’amministrazione deve comunque sempre fornire la documentazione all’interessato, omettendo però con accorgimenti tecnici le informazioni che possono recare un pregiudizio concreto al controinteressato, per cui i documenti che saranno forniti all’interessato dovranno essere forniti nel rispetto della limitazione, minimizzazione, pertinenza e non eccedenza dei dati in modo da non recare pregiudizio concreto al controinteressato.

Pertanto, vale il principio generale secondo il quale bisogna fornire sempre i documenti amministrativi, omettendo con accorgimenti tecnici quelle informazioni che possono recare un pregiudizio al controinteressato.

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2. La risposta dell’amministrazione (articolo 25 legge del 7 agosto 1990, n. 241)

L’amministrazione è tenuta a rispondere entro trenta giorni dalla ricezione dell’istanza, considerato che il mancato rispetto dei trenta giorni equivale ad un silenzio-diniego, che ha valore provvedimentale di rigetto dell’istanza.

L’amministrazione può rispondere con:

• accoglimento: accoglie l’istanza e invita l’interessato a recarsi presso gli uffici, con appuntamento (articolo 6, d.p.r. del 12 aprile 2006, n. 184).
• limitazione: accoglie l’istanza in parte, proprio perché alcuni dati non possono essere conosciuti per via della protezione di dati personali che possono recare un pregiudizio concreto al controinteressato.
• potere di differimento: l’amministrazione risponde con il potere di differimento laddove la richiesta non possa essere rifiutata, ma l’amministrazione provvederà a rispondere in futuro a tale richiesta, perché magari il procedimento in questione è in corso e la richiesta potrebbe ostacolare il principio della continuità amministrativa, nonché il principio di buona amministrazione. Difatti, il potere di differimento si evince dall’articolo 24, comma 4, della legge del 7 agosto 1990, n. 241, che recita “L’accesso ai documenti amministrativi non può essere negato ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento”.
•  diniego: l’amministrazione attua un diniego di accesso.
• silenzio-diniego: l’amministrazione che non risponde entro trenta giorni automaticamente è come se abbia negato l’accesso.

Il rifiuto, il differimento e la limitazione dell’accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti dall’articolo 24 e debbono essere motivati (articolo 25, comma 3, legge del 7 agosto 1990, n. 241).

3. I casi di tutela dell’interessato e del controinteressato

Decorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta. In caso di diniego dell’accesso, espresso o tacito, limitato o totale, o di differimento dello stesso ai sensi dell’articolo 24, comma 4, della legge del 7 agosto 1990, n. 241, il richiedente può presentare ricorso al Tribunale amministrativo regionale (TAR) (articolo 25, comma 4, legge del 7 agosto 1990, n. 241). Oppure, prima di procedere con ricorso al TAR, può presentare richiesta di riesame alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, che risponde entro trenta giorni con provvedimento motivato. Nel caso in cui secondo la Commissione l’accesso sia stato ingiustamente negato o limitato, l’amministrazione deve emanare un provvedimento confermativo, altrimenti l’accesso è consentito. Avverso anche quest’ultima richiesta alla Commissione, rimane solo il ricorso al TAR, dove si instaura il processo amministrativo dinanzi ad un giudice amministrativo regolato dal codice del processo amministrativo.

4. I casi in cui la trasparenza non sottostà alla riservatezza

L’unico caso in cui la trasparenza non sottostà al diritto della riservatezza è nel caso esposto dall’articolo 24, comma 7 della legge del 7 agosto 1990, n. 241:

“Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.

In poche parole, qualora l’interessato abbia un interesse giuridicamente rilevante, diretto, concreto, attuale, cioè manifesti un diritto di rango almeno pari a quello del controinteressato, per cui parliamo di libertà fondamentali[3] a questo punto l’interessato può conoscere anche le informazioni riguardanti dati sensibili o giudiziari.

Per dati sensibili o giudiziari si intendono i dati di cui agli articoli del GDPR 2016/679 e, in particolare i dati riguardanti lo stato di salute, la vita sessuale, dati genetici, biometrici, origine etnica, razziale, religione, appartenenza sindacale, politica, che sono previsti dall’articolo 9. Inoltre, altri dati che godono di una tutela particolare sono quelli previsti dall’articolo 10, nello specifico i dati riguardanti le condanne penali e i reati.

Pertanto, solo quando si ha un diritto di rango almeno pari a quello del controinteressato possono essere conosciuti questi ex dati sensibili e giudiziari.

5. Qual è la valutazione che fa l’amministrazione per nascondere dai dati personali?

L’amministrazione al momento in cui deve disporre una valutazione discrezionale bilanciando gli interessi coinvolti tra la richieste dell’interessato e la tutela del controinteressato, deve sempre mettersi nei panni del controinteressato in modo tale da prevedere se, qualora vengano conosciuti i dati personali del controinteressato dall’interessato, quest’ultimo potrebbe attuare minacce o comunque comportamenti atti a dare problemi alla vita privata del singolo controinteressato, per cui la misura deve sempre evitare che ci siano tali casistiche e quindi omettere dati personali che possono, secondo la stessa amministrazione, recare dei problemi, ovvero un pregiudizio concreto al controinteressato e alla sua vita.

Pertanto, il principio generale è sempre quello di fornire i documenti all’interessato, favorendo il rispetto del principio della trasparenza, omettendo però con accorgimenti tecnici le informazioni che possono recare un pregiudizio concreto al controinteressato e fornire, di conseguenza, informazioni limitate, minimizzate, non eccedenti e pertinenti a soddisfare la richiesta dell’interessato.

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Note

^[1] Avente ad oggetto “Regolamento  recante  disciplina  in  materia di accesso ai documenti amministrativi”.

^[2] Articolo 3 del d.p.r. del 12 aprile 2006, n. 184.

^[3] Essendo il diritto alla riservatezza un diritto fondamentale.