Il processo civile telematico

Il Processo Civile Telematico è il progetto del Ministero della Giustizia per la realizzazione di un sistema informatico civile che si pone l’obiettivo di automatizzare i flussi informativi e documentali tra le parti, il giudice e la cancelleria. Il progetto nasce sulla base del D.P.R. 13-2-2001 n. 123 (Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della corte dei conti) e secondo le regole tecnico-operative stabilite per il funzionamento e la gestione del sistema informatico civile, nonché per l’accesso dei difensori delle parti e degli ufficiali giudiziari.

Il cambiamento non riguarda, dunque, la disciplina delle fasi processuali quanto le modalità dello scambio di atti e comunicazioni tra gli avvocati e gli Uffici Giudiziari, e all’interno degli Uffici Giudiziari stessi, dando la possibilità di creare un sistema informatizzato dell’attività giudiziaria alternativo a quello cartaceo attualmente utilizzato. Infatti, il documento informatico sottoscritto con firma digitale ha acquisito ora efficacia probatoria e quindi la trasmissione con strumenti informatici può considerarsi valida ed efficace agli effetti di legge. Il progetto consiste nella realizzazione di un insieme di applicazioni informatiche e infrastrutture tecnologiche che renda accessibile via web il sistema informatico civile, sia per il deposito di atti che per attività di consultazione dello stato delle cause e del fascicolo; inoltre è prevista anche la trasmissione per via telematica di comunicazioni, notifiche e copie di atti dagli uffici giudiziari ai soggetti coinvolti. Presupposto per questo scambio di atti è che ogni soggetto coinvolto sia dotato e metta a disposizione il proprio indirizzo di posta elettronica: per l’avvocato, l’indirizzo è quello comunicato al proprio Consiglio dell’Ordine mentre per gli altri soggetti (magistrati e cancellieri) si fa riferimento all’indirizzo dichiarato all’ente certificatore della firma digitale. Le novità del Processo Telematico non si limitano però unicamente alla trasmissione, comunicazione e notificazione degli atti, ma si spingono oltre dando vita al "fascicolo informatico", che può considerarsi il prodotto dell’informatizzazione delle attività strumentali del processo civile. La cancelleria provvederà infatti a formare il fascicolo informatico inserendo nello stesso gli atti e i documenti probatori inviati per via telematica dal difensore. Uno degli obiettivi del Processo Telematico è la trasmissione degli atti giuridici tramite le moderne tecnologie, garantendo un elevato livello di sicurezza nella riservatezza e autenticità dei documenti. Per raggiungere questo obiettivo, l’atto deve essere redatto non più in modo cartaceo ma in modo digitale. Il passaggio dal documento cartaceo al documento elettronico rende necessaria la redazione dell’atto giuridico secondo degli standard informatici che ne possano rendere agevole la trasmissione tra i vari applicativi software che devono gestire le informazioni (i dati). Lo standard adottato dall’architettura del Processo Telematico è lo standard XML (eXtensible Markup Language: l’XML è un linguaggio utilizzato ovunque debbano venir scambiati e condivisi dei dati. Nell’ambito del Processo Telematico l’XML è stato utilizzato per la conversione dei documenti redatti con il Redattore Atti perché è un formato dotato di campi strutturati ideali per la trasmissione telematica delle informazioni contenute nei documenti.). L’adozione dello standard XML per la stesura dei documenti ha, tra gli altri, un importante vantaggio: la possibilità di rendere un documento XML validabile rispetto ad un altro documento che ne definisce e ne impone la struttura dei dati. In altre parole, nell’ambito del Processo Civile Telematico è possibile definire dei modelli di atto sulla base dei quali gli atti giuridici possono essere creati e, successivamente, verificati. Gli atti, ed eventualmente anche alcuni allegati che lo compongono, devono essere firmati e cifrati per garantirne l’autenticità e la riservatezza e in maniera tale che solo l’Ufficio Giudiziario competente possa decifrarlo e acquisirne il contenuto. Per effettuare questa operazione sia l’avvocato che il magistrato necessitano di una Smart Card contenente la propria firma digitale. Gli atti e gli allegati firmati e cifrati vengono scambiati all’interno del sistema informatico civile all’interno di una “busta”, la cosiddetta Busta Mime (La busta è un file contenente le informazioni di instradamento (mittente e destinatario), l’atto, gli eventuali allegati e l’elenco di tutti i documenti contenuti nella busta stessa.). Passiamo ora ad esaminare l’architettura di rete utilizzata. Negli Uffici Giudiziari sono già in uso gli applicativi SICC e SIL per la gestione dei registri del contenzioso civile e del lavoro, identificati in figura con la sigla S.G.R.: in questi applicativi sono state aggiunte delle funzionalità specifiche per la realizzazione del Processo Civile Telematico.

Il Repository Documentale è il punto di deposito di tutti i documenti informatici di competenza dell’Ufficio Giudiziario, prodotti e gestiti con il nuovo sistema, e nel quale risiede quindi anche il fascicolo informatico. Il Gestore Locale è l’infrastruttura tecnologica presente in ogni Ufficio Giudiziario che permette l’interazione tra i soggetti interni, i Sistemi dei Registri e il Repository Documentale. Il Gestore Centrale è l’infrastruttura (attualmente unica per l’amministrazione giustizia) che permette l’interazione tra tutto il Sistema Informatico Civile (e quindi i Gestori Locali di tutti gli Uffici Giudiziari) e il mondo esterno. I Soggetti esterni (Avvocati o CTU) che vogliono interagire con il Sistema, possono farlo tramite il cosiddetto Punto di Accesso, un portale Web le cui regole di realizzazione sono definite e fornite dal Ministero della Giustizia. Il Punto di Accesso non è unico: ogni Consiglio dell’Ordine dovrebbe avere il proprio, da mettere a disposizione dei propri iscritti che vogliano utilizzare il nuovo sistema.

Evoluzione del sistema SICC: E’ l’applicativo derivato dall’evoluzione dell’attuale applicativo per la gestione dei registri dei procedimenti di Contenzioso Civile (SICC), per il tramite della realizzazione di nuove funzionalità a supporto delle esigenze del Processo Telematico.

Evoluzione del sistema SIL: E’ l’applicativo derivato dall’evoluzione dell’attuale applicativo per la gestione dei registri dei procedimenti di Lavoro (SIL), per il tramite della realizzazione di nuove funzionalità a supporto delle esigenze del Processo Telematico. Le evoluzioni dei sistemi dei registri permettono l’accesso al fascicolo informatico non più solo come storico degli eventi, ma anche nel merito del contenuto degli atti di parte. Il cancelliere, in particolare, può intervenire per gestire le eventuali situazioni di eccezione che si possono verificare in fase di ricezione, controllo e accettazione degli atti di parte.

Consolle del Magistrato: È l’applicativo contenente l’insieme delle funzionalità fornite al Magistrato al fine di consentirgli di accedere ai fascicoli a lui assegnati, analizzare il proprio ruolo, gestire l’udienza e redigere gli atti di propria competenza, firmandoli digitalmente. A tale scopo ci si avvale delle funzionalità di firma fornite dallo strumento di redazione atti. La “consolle” potrà funzionare sia in modalità connessa ai sistemi centrali dell’Ufficio Giudiziario (Sistemi dei Registri e Repository Documentale) che in modalità disconnessa (offline), pur con alcune limitazioni.

Stazione di lavoro dell’Avvocato: Comprende l’applicativo Consolle dell’Avvocato contenente l’insieme delle funzionalità fornite all’Avvocato al fine di consentirgli di compilareun atto, firmarlo digitalmente e criptarlo per l’Ufficio Giudiziario di destinazione e un browserper utilizzare il Punto di Accesso. La Consolle dell’Avvocato si compone principalmentedello strumento di redazione atti, che fornisce funzionalità per la redazione assistita, firmadigitale e crittografia. Lo strumento di redazione consente di implementare i requisiti distrutturazione degli atti e la loro formattazione nello standard XML. Per l’inoltro dell’atto eper la ricezione dei biglietti di Cancelleria occorre autenticarsi ad un Punto di Accesso.

Polis Web – Strumento di consultazione WEB: E’ l’applicazione per la consultazione Web delle informazioni contenute nei registri dei procedimenti, in ambiente SICC/SIL, e/o nei documenti afferenti ad un procedimento, in ambiente Repository Documentale. Polis Web può essere utilizzato sia in ambiente Intranet (all’interno dell’Ufficio Giudiziario, attraverso appositi "chioschi" informativi) che in ambiente Internet (attraverso il PdA).

I flussi del Processo Telematico possono essere classificati per tipologia in invii documentali e consultazioni.

Alla prima categoria appartengono:

• Flusso di deposito

• Flusso del biglietto di Cancelleria

Alla seconda categoria appartiene

• Consultazione mediante PolisWeb

Di seguito viene fornita una descrizione dei tre flussi.

L’avvocato attore redige un atto, lo firma digitalmente e lo cripta per l’Ufficio Giudiziario di destinazione. Questa procedura permette la creazione di una "busta" che viene inoltrata all’Ufficio Giudiziario mediante connessione Internet al PdA. Il PdA mette a disposizione apposite funzionalità che consentono l’invio della busta. Il PdA inoltra la busta al Gestore Centrale, il quale fornisce l’attestazione temporale dell’avvenuto deposito dell’atto; questa attestazione temporale viene considerata come data e l’ora di deposito dell’atto. Il Gestore Centrale, quindi, invia la busta al Gestore Locale dell’Ufficio Giudiziario che, dopo opportuni controlli, provvede ad aggiornare il Sistema dei Registri e ad inserire l’atto nel fascicolo informatico presente nel Repository Documentale. L’avvocato convenuto, può, infine, consultare l’atto depositato per il tramite di apposite funzionalità di consultazione che si trovano nel PdA. Particolari eventi processuali danno luogo all’invio automatico di biglietti di Cancelleria:

Il biglietto di Cancelleria viene prodotto dal Sistema di Gestione Registri e inviato automaticamente alle parti coinvolte nel procedimento. Per compiere questo percorso il biglietto giunge al Gestore Centrale il quale provvede a smistare la comunicazione ai PdA dei destinatari. All’atto della ricezione della ricevuta di avvenuta consegna del biglietto di cancelleria il Gestore Centrale fornisce un’attestazione temporale. L’avvocato destinatario della richiesta può visualizzare il contenuto del biglietto mediante connessione internet al PdA. Il Sistema PolisWeb è costituito dall’applicazione per la consultazione Web delle informazioni contenute nei registri dei procedimenti (presenti in SICC/SIL), e/o nei documenti afferenti ad un procedimento, in ambiente Repository Documentale. PolisWeb può essere utilizzato sia in ambiente Intranet (all’interno dell’Ufficio Giudiziario, attraverso appositi "chioschi" informativi) che in ambiente Internet (attraverso il PdA). Le modalità di ricerca disponibili sono la consultazione degli "eventi agenda", ossia delle informazioni relative agli eventi storici dei fascicoli per i quali l’utente ha accesso, le ricerche sui dati di registro per i fascicoli personali, ovvero dove l’avvocato è costituito, la consultazione dell’ "Archivio Fascicoli", prevista per l’Avvocato che deve ancora costituirsi in giudizio come difensore del convenuto. E’ inoltre possibile, una volta individuato un fascicolo, consultare le informazioni di dettaglio del fascicolo e visualizzare l’elenco dei documenti contenuti nel fascicolo.

Gli attori e le entità che svolgono un ruolo attivo durante le interazioni previste dal PCT,

sono:

o Avvocato;

o CTU;

o Punto di Accesso;

o Gestore Centrale;

o Ufficio Giudiziario;

o Soggetti Abilitati Interni (Magistrati e Cancellieri).

La postazione dell’Avvocato è dotata di un PC, collegato ad un lettore di smart card, con installato un normale browser per l’accesso ad Internet. Raggiunto attraverso il provider Internet il sito del proprio Punto di Accesso (PdA), l’accesso alle funzionalità del Processo Telematico è condizionato alla esecuzione di una procedura di "strong authentication", che prevede l’inserimento della smart card dell’Avvocato con il certificato di autenticazione nell’apposito lettore, l’immissione del relativo PIN code e la verifica del certificato lato PdA. Una volta autenticato presso il proprio PdA, l’Avvocato può selezionare la funzione desiderata all’interno del menù funzionale proposto. Nella attuale fase di sperimentazione del Processo Telematico, l’Avvocato può inoltrare richieste di deposito di atti predisposti localmente e visualizzarne lo stato di elaborazione da parte del Sistema Informatico Civile (SIC), ricevere comunicazioni dagli Uffici Giudiziari (biglietti di cancelleria) nella propria Casella di Posta Certificata del Processo Telematico, effettuare consultazioni di dati processuali avvalendosi del prodotto Polis Web. In particolare la funzione di deposito atti consente l’inoltro di un Atto informatico predisposto in locale attraverso un apposito strumento software (Redattore Atti). Tale strumento è corredato da quanto necessario per la generazione della busta corrispondente all’Atto informatico ed è integrato con le funzioni di firma digitale dell’atto (e degli eventuali allegati) e di cifratura dell’intero documento.

Il CTU (Consulente Tecnico di Ufficio), nell’ambito del PCT, può accedere al Punto di Accesso (PdA), accedere alle comunicazioni di Cancellerie ed effettuare le consultazioni sui fascicoli per i quali è nominato consulente. Per tale scopo potrà utilizzare le funzionalità fornite da PolisWeb.

Ciascun CTU è registrato nel Registro Locale degli Indirizzi Elettronico (ReLIndE) del Punto di Accesso presso cui è registrato e, analogamente agli Avvocati, nel Registro Generale degli Indirizzi, gestito dal Gestore Centrale.

Gli Avvocati ed i CTU accedono alle funzionalità del Processo Telematico attraverso i servizi offerti dai Punti di Accesso (PdA), dove vengono registrati come utenti nel Registro Locale degli Indirizzi Elettronico (ReLIndE). Ogni Avvocato o CTU è registrato presso un solo PdA, autorizzato ad operare su provvedimento dell’Amministrazione. In particolare l’Avvocato è registrato presso il PdA che gestisce l’Albo elettronico del Consiglio dell’Ordine di appartenenza. In generale un PdA può gestire uno o più Albi elettronici (dietro delega da parte dei relativi Consigli dell’Ordine).

Il PdA offre ai propri utenti una schermatura dei protocolli e dei formati di interfaccia previsti dal PCT per il colloquio con gli Uffici Giudiziari, salvaguardando i principi di sicurezza e di riservatezza alla base della specifica problematica applicativa. Previa autenticazione dell’Utente, mette a disposizione dell’Avvocato o del CTU una interfaccia utente che assolve alle seguenti funzionalità:

o l’inoltro di un atto informatico verso un Ufficio Giudiziario, e la gestione dei relativi messaggi di risposta da parte del SIC;

o la visualizzazione dello stato degli atti informatici inviati con la evidenziazione della data e ora di accettazione da parte del SIC, (attestazione temporale), la data e ora di ricezione della risposta da parte dell’UG destinatario e la visualizzazione del messaggio (comunicazione esito);

o l’accesso alla Casella di Posta Certificata del Processo Telematico dell’Avvocato per la visualizzazione dei biglietti di cancelleria ricevuti dagli Uffici Giudiziari;

o l’accesso allo strumento Polis Web per la consultazione remota di dati e informazioni di natura processuale. In particolare, nella gestione dei biglietti di cancelleria e nella emissione delle relative ricevute nei confronti del dominio mittente, il PdA si avvale dei meccanismi previsti dalla Posta Certificata e gestisce, quindi, una casella di posta certificata del Processo Telematico per ogni utente (Avvocato) del Processo Telematico.

Il Gestore Centrale è il punto unico di accesso al SIC per il Processo Telematico. Svolge servizi di cooperazione allo scambio di dati che, pur non entrando nel merito delle richieste ricevute, consentono di assicurare la correttezza della composizione delle buste prodotte e di tracciare tutti i flussi applicativi, verificando il completamento dei relativi cicli logici. Provvede, cioè, ad indirizzare le richieste inoltrate dai PdA, e originate dagli utenti esterni, verso gli Uffici Giudiziari destinatari e viceversa a smistare ai relativi PdA le risposte provenienti dagli Uffici Giudiziari, sopperendo, grazie ad una architettura logica e fisica particolarmente robusta, alla eventuale indisponibilità temporanea dei relativi sistemi di colloquio. Presso il Gestore Centrale è realizzata una Casella di Posta Certificata del Processo Telematico (CPCPT) per ogni Ufficio Giudiziario; attraverso tali caselle saranno veicolati i flussi relativi ai biglietti di cancelleria e le risposte costituite dalle ricevute di avvenuta consegna generate all’atto del deposito del messaggio nella CPEPT del destinatario. Presso il Gestore Centrale è attivo il Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE) che riassume in un unico archivio tutti i dati delle utenze esterne registrate localmente da ogni singolo PdA (ReLIndE). Eventuali Consigli dell’Ordine di Avvocati che non dovessero costituirsi come PdA, né fornire delega ad altro PdA per la gestione del proprio Albo elettronico, saranno tenuti a fornire all’Amministrazione le informazioni relative ai propri iscritti e al loro status professionale per l’inserimento di tali dati all’interno del ReGIndE. In questi casi sarà il Gestore Centrale ad eseguire, in fase di deposito dell’atto, la certificazione sostitutiva del difensore. Infine il Gestore Centrale svolge la funzione di attestare temporalmente l’evento di ricezione di una richiesta di deposito di un atto, fornendo in un messaggio di risposta la data e l’ora da assumere come riferimento per la verifica di eventuali termini di legge, salvo buon fine dell’atto stesso. La stessa operazione viene eseguita, a garanzia degli UfficiGiudiziari, all’atto della ricezione della ricevuta di avvenuta consegna di un biglietto dicancelleria.

L’entità rappresentata come Ufficio Giudiziario coincide tecnicamente con il Gestore Locale che espone sia verso il Gestore Centrale sia verso i soggetti abilitati interni tutti i servizi del Processo Telematico resi disponibili dall’Ufficio Giudiziario stesso. In particolare, attraverso questa entità applicativa, è possibile depositare atti, operare consultazioni, inviare comunicazioni di cancelleria.

È inoltre all’interno di questa componente che vengono realizzati tutti i sottosistemi per

o la gestione delle fasi di controllo e accettazione dell’atto di parte;

o le notifiche di eventuali eccezioni al mittente;

o la gestione dei diritti di visibilità sui dati;

o l’invio dei biglietti di cancelleria.

Il Gestore Locale dell’Ufficio Giudiziario gestisce, infine, l’interfacciamento tra il Repository

Documentale ed i Sistemi di Gestione dei Registri per tutto ciò che concerne le operazioni a

disposizione dei soggetti abilitati interni.

L’operatore di cancelleria (o Cancelliere) e il Magistrato si interfacciano alle funzionalità del Processo Telematico attraverso i Sistemi dei Registri (SICC/SIL) e, per il Magistrato, anche attraverso la propria “Consolle”. Le evoluzioni del SICC/SIL permettono infatti l’accesso al Fascicolo Informatico non più solo come storico degli eventi, ma anche nel merito del contenuto degli atti di parte. Il Cancelliere in particolare, può intervenire, attraverso componenti specifiche previste dalle evoluzioni del SICC/SIL, per gestire le eventuali situazioni di eccezione che si possono verificare in fase di ricezione, controllo e accettazione degli atti di parte. Nel caso di utenti magistrati, il sistema consente loro di operare anche in modalità Internet, accedendo ai servizi esposti dal Gestore Locale del proprio Ufficio Giudiziario attraverso lo specifico Punto di Accesso del Ministero.

Per garantire l’integrità e l’autenticità di un documento elettronico trasmesso per via telematica, è stato introdotto il sistema di firma digitale. La firma digitale è una informazione che viene aggiunta ad un documento informatico, secondo un particolare sistema che serve a garantire l’ascrivibilità, l’autenticità e l’integrità del documento stesso. Il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. n.445/2000) la definisce come “il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.”

In questo sistema, ogni persona dotata di firma digitale possiede due chiavi: una chiave pubblica nota a chiunque e una chiave privata a disposizione del solo titolare, memorizzata su una smart-card personale (un tesserino tipo bancomat) utilizzabile solo conoscendo il codice segreto di protezione (pin). L’apposizione della firma digitale avviene mediante l’uso della smart-card che – con l’ausilio

di un lettore collegato al computer e di un software – appone un codice sotto forma di stringa di caratteri (ciò che propriamente costituisce la "firma digitale") a un documento informatico. L’apposizione della firma digitale prodotta con il metodo della crittografia a chiave pubblica consente sia la firma di documenti (al fine dell’accertamento dell’autenticità) che la loro cifratura (cioè la non leggibilità da parte di soggetti non autorizzati – cosiddetta confidenzialità) ma lascia aperto il problema di collegare in modo certo e univoco un documento informatico alla persona fisica che l’ha sottoscritto. Per questo esistono gli enti certificatori che verificano e attestano, con un certificato digitale, l’identità del titolare di una determinata chiave pubblica (e quindi della chiave privata corrispondente). La loro funzione è riconosciuta dal Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) e sono strutture abilitate al rilascio delle smart-card. Gli enti certificatori gestiscono tutto ciò che è connesso ai certificati digitali e alle chiavi, in particolare la pubblicazione nonché i termini di scadenza e validità.