L’accesso telematico delle pubbliche amministrazioni agli indirizzi PEC dei professionisti

Le novità introdotte nel nostro ordinamento giuridico in materia di posta elettronica certificata (PEC) si affidano, per la loro concreta attuazione, ad un flusso sicuro di informazioni relative agli indirizzi, intercorrente tra pubbliche amministrazioni, ordini professionali, imprese e cittadini.

In effetti, se il mittente non ha la possibilità di fare affidamento su un determinato indirizzo PEC quale domicilio informatico del destinatario, le buone intenzioni del legislatore sono destinate a rimanere insoddisfatte.

Ci occupiamo, in questa sede, degli indirizzi PEC dei professionisti, e di come le pubbliche amministrazioni possano accedervi per gli adempimenti amministrativi di loro competenza: a tal fine è opportuno esaminare le norme in materia, indicando i passaggi principali.

1) D.L. 185/2008: obbligo di pubblicare gli elenchi dei professionisti

L’art. 16, comma 7, del D.L. n. 185/2008 (convertito in legge n. 2/2009) ha stabilito che gli ordini e i collegi professionali pubblichino in un elenco riservato, consultabile in via telematica esclusivamente dalle pubbliche amministrazioni, i dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo PEC (che i professionisti devono avere comunicato ai rispettivi ordini entro un anno dall’entrata in vigore del D.L. n. 185).

Il comma 10 dello stesso art. 16 aggiunge che la consultazione telematica dei singoli indirizzi PEC debba avvenire liberamente e senza oneri, riservando alle sole pubbliche amministrazioni la possibilità di estrarre elenchi di indirizzi per le comunicazioni relative agli adempimenti amministrativi di loro competenza.

Non appena emanate le suddette norme, ci siamo permessi di rilevare che difettava una disciplina delle modalità di pubblicazione e consultazione di tali elenchi; infatti, tutto sembrava essere rimesso alla buona volontà (e all’inevitabile improvvisazione) degli ordini professionali, con conseguenze negative anche in tema di uniformità della gestione dei relativi flussi di indirizzi da parte dei soggetti interessati.

2) D.Lgs. 235/2010: il rinvio alle regole tecniche

Tale lacuna è stata colmata con il D.Lgs. n. 235/2010, che ha modificato l’art. 6 del codice dell’amministrazione digitale precisando, con il nuovo comma 1-bis, che la consultazione dei predetti indirizzi di PEC, nonché l’estrazione dei relativi elenchi da parte delle pubbliche amministrazioni, devono essere effettuate sulla base di regole tecniche emanate da DigitPA.

Le regole tecniche sono state emanate il 22 aprile 2011: è stata quindi tracciata la strada che gli ordini professionali devono percorrere per mettere a disposizione delle pubbliche amministrazioni gli indirizzi PEC degli iscritti, nei limiti di quanto disposto dalla legge. In sostanza, quindi, gli ordini professionali hanno adesso un riferimento normativo che indica con quali modalità pubblicare gli indirizzi PEC dei loro iscritti, al fine di consentire la consultazione e l’estrazione dei dati alle pubbliche amministrazioni.

3) Erogatori e Fruitori (regole tecniche)

Nelle regole tecniche gli ordini professionali assumono la veste di Erogatori, poiché gestiscono ed erogano le informazioni relative agli indirizzi PEC di cui al D.L. n. 185. Le pubbliche amministrazioni assumono invece la veste di Fruitori, proprio perché fruiscono di tale patrimonio informativo.

Si prevede, con sfrenato ottimismo, che gli Erogatori, entro 15 giorni dalla pubblicazione delle regole tecniche, trasmettano a DigitPA un piano di lavoro dal quale si evincano le date di disponibilità dei servizi di consultazione ed estrazione degli indirizzi PEC.

Gli Erogatori inoltre devono essere iscritti nell’IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) con almeno un indirizzo PEC.

Gli Erogatori, quindi, devono predisporre i servizi di consultazione ed estrazione in favore dei soggetti Fruitori, informandone DigitPA. Ma cosa si intende esattamente per consultazione ed estrazione? 

4) Modalità di consultazione ed estrazione di indirizzi PEC (regole tecniche)

Per consultazione s’intende la mera visualizzazione sia di singoli indirizzi PEC, sia di elenchi di indirizzi PEC. Per estrazione s’intende invece la disponibilità, su archivi elettronici, di indirizzi PEC ed elenchi di indirizzi PEC.

Il servizio è fornito dagli Erogatori in “modalità Web” e in “modalità cooperazione applicativa”.

Se il servizio è in “modalità Web”, il Fruitore accede all’area dedicata del sito dell’Erogatore e, dopo essersi autenticato, effettua le attività di consultazione o estrazione.

L’Erogatore deve consentire di formulare richieste puntuali o ricerche con dei criteri di selezione utili a generare elenchi.

Le richieste devono essere effettuate:

a) se relative a posizioni singole, tramite due chiavi di ricerca alternative (nome e cognome, ordine o collegio di iscrizione, codice fiscale; oppure: nome e cognome, ordine o collegio di iscrizione, numero di iscrizione all’albo o collegio). In tali casi il risultato indicherà, accanto ai dati utilizzati per la ricerca, anche il relativo indirizzo PEC;

b) se le richieste sono relative ad elenchi, devono essere effettuate tramite le seguenti chiavi di ricerca alternative: nome e cognome; ordine o collegio di iscrizione; la combinazione delle precedenti.

In tal caso il risultato sarà una lista contenente, per ognuno dei professionisti identificati, nome, cognome, ordine o collegio di iscrizione, il numero di iscrizione, l’indirizzo PEC.

La fruizione del risultato potrà avvenire in apposite pagine del portale e, su richiesta, tramite messaggio PEC inviato all’indirizzo precedentemente dichiarato dal Fruitore.

Se il servizio è in “cooperazione applicativa” (si veda il DPCM 1 aprile 2008) Erogatori e Fruitori devono disporre di una “porta di dominio qualificata”, tramite la quale interagire sulla base di un accordo di servizio.

Naturalmente anche in tal caso dovrà essere assicurata l’acquisizione sia di singoli indirizzi PEC, sia di elenchi di indirizzi.