La gestione degli indirizzi di posta elettronica in condominio: una recente decisione del garante della privacy

Le informazioni personali riferibili a ciascun partecipante possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio; per tali ragioni quindi possono essere condivise all’interno della compagine condominiale, tenendo anche conto che i condomini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati (articolo 4, paragrafo 1, numero 7 e capo IV, in particolare articolo 26 del RGDP). Del resto, la conoscibilità delle informazioni concernenti i condomini non può essere messa in discussione qualora sia prevista in base ad altre norme relative al condominio (si pensi a quelle contenute negli artt. 1130, comma 1, nn. 6 e 7, 1129, comma 2, e 1130-bis, comma 1, c.c.).

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Il ruolo dell’amministratore

L’assemblea ha la facoltà di nominare l’amministratore quale “responsabile del trattamento” dei dati personali con lo scopo di contemperare le esigenze di trasparenza con quelle di riservatezza.

Si noti che, ai sensi dell’art 1129 c.c., 2 comma, contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, l’amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’art. 1130; in tale occasione, è opportuno che l’assemblea dei condomini provveda a nominare l’amministratore anche responsabile del trattamento dei dati.  Detto conferimento di incarico deve avvenire in maniera formale, attraverso un apposito contratto che dovrà contenere le clausole particolari indicate nell’articolo 28 del regolamento. L’amministratore potrà a sua volta nominare sub-responsabili del trattamento, a meno che non gli sia stato vietato dal condominio al momento della nomina. La nomina dei sub-responsabili deve avvenire nelle stesse forme e deve avere gli stessi requisiti richiesti per la nomina del responsabile principale. Dell’operato dei responsabili di secondo livello risponde sempre l’amministratore davanti al condominio.

Il trattamento dei dati condominiali

Il trattamento dei dati personali dei condomini deve avvenire nel rispetto dei principi sanciti nell’art. 5 del GDPR che consistono: a) nella liceità, correttezza e trasparenza; b) nella limitazione della finalità del trattamento; c) nella minimizzazione dei dati, che si traduce nell’acquisizione di dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto strettamente necessario alla finalità del trattamento; d) nell’esattezza, che include anche l’eventuale aggiornamento dei dati e l’adozione di misure ragionevoli per cancellarli o rettificarli ove inesatti rispetto alla finalità per cui sono trattati; e) nella limitazione della conservazione dei dati in forma identificativa dell’interessato solo per l’arco temporale necessario al conseguimento della finalità del trattamento; f) nell’integrità e riservatezza, intese come l’obiettivo della sicurezza dei dati perseguito tramite l’adozione di misure tecniche e organizzative in grado di prevenire i trattamenti non autorizzati o illeciti, la perdita o la distruzione dei dati, i danni accidentali; g) nella responsabilizzazione del titolare, intesa come onere di comprovare il rispetto di tutti i requisiti summenzionati. In ogni caso i dati trattati devono essere quelli strettamente indispensabili all’adempimento del suo contratto. Di conseguenza l’amministratore può acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari – chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio. Può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune (newsletter n. 387 del 23 aprile 2014 del Garante della privacy).

Il problema indirizzi di posta elettronica

E’ pacifico che l’indirizzo email di una persona fisica, anche ove non riporti per esteso il nome dell’interessato, costituisca un “dato personale” ai sensi della normativa di riferimento, sicché il relativo trattamento deve essere realizzato in conformità con i principi posti dal GDPR. L’indirizzo di posta elettronica, quindi, può essere utilizzato dall’amministratore solo se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. Utilizzarlo però non significa divulgarlo a terzi, cioè agli altri condomini o a soggetti estranei al condominio. Ciò può succedere se l’amministratore procede con l’invio di una comunicazione mediante un unico messaggio di posta elettronica indirizzato a un numero plurimo di destinatari, i cui indirizzi sono stati inseriti nel campo copia conoscenza (c/c): in tal modo, di fatto, senza giustificato motivo e in assenza di qualsivoglia presupposto normativo, a ciascun condomino – destinatario risulteranno visibili “in chiaro” i recapiti di posta elettronica di tutti gli altri.

Il Garante, per evitare tale situazione, suggerisce di utilizzare, ad esempio, in caso di invii a molteplici destinatari della medesima comunicazione via mail, la “funzione cosiddetta copia conoscenza nascosta” ovvero, di provvedere ad inviare le comunicazioni via pec laddove richiesto dalla parte in luogo della mail personale (provvedimento reso su reclamo del 25 marzo 2021).

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