Le notifiche tramite PEC degli avvocati dopo il D.M. 48/2013

Il regolamento contenuto nel D.M. 3 aprile 2013, n. 48, ha modificato l’art. 18 delle regole tecniche del processo telematico (D.M. 44/2011), riguardante le notificazioni tramite PEC degli avvocati autorizzati, per adeguarlo alle sopravvenute modifiche della legge n. 53/1994: esaminiamo di seguito la nuova disposizione.

1 – Le copie informatiche da notificare come allegati alla PEC

Il nuovo art. 18 si riferisce alle notifiche che gli avvocati autorizzati effettuano per via telematica ai sensi dell’art. 3 bis della legge n. 53/1994; pertanto, prima di addentrarci nell’esame del nuovo art. 18, appare opportuno ricordare alcune disposizioni del predetto art. 3 bis: questo prevede che l’avvocato possa notificare per via telematica allegando alla PEC documenti informatici (nativi), oppure copia informatica di originali cartacei.

Nel caso del documento informatico nativo, non si pone il problema del trattamento dell’originale cartaceo; nel caso di un originale cartaceo, invece, occorre affrontare il problema di come l’avvocato possa notificare una copia informatica.

Preliminarmente occorre fare una distinzione: “copia informatica” è una copia che ha lo stesso contenuto, ma non la stessa forma dell’originale cartaceo; “copia informatica per immagine” è la copia che ha lo stesso contenuto e la stessa forma dell’originale cartaceo (art. 1 CAD).

a) Copia informatica per immagine dell’originale cartaceo

L’art. 3 bis utilizza impropriamente l’espressione “copia informatica”, perché in realtà si riferisce alla “copia informatica per immagine”: ciò si desume dal rinvio all’art. 22, comma 2, del CAD che riguarda, appunto, le attestazioni di conformità di questa tipologia di copie informatiche “per immagine”.

Come dovrebbe procedere, in concreto, l’avvocato che intenda notificare per via telematica un atto cartaceo ai sensi dell’art. 3 bis? Egli deve estrarre, mediante accurata scansione, una copia informatica “per immagine”, attestandone la conformità all’originale ai  sensi dell’art. 22, comma 2, del CAD e, quindi, allegando l’atto alla PEC. Bisogna però considerare che l’art. 22, comma 2, CAD prevede che sia un pubblico ufficiale ad attestare tale conformità, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche di cui all’art. 71 CAD. L’avvocato, dunque, può assumere le vesti del pubblico ufficiale, ai sensi dell’art. 6 della legge 53/1994, ma non può andare oltre, poiché le regole tecniche ex art. 71 esistono solo in uno schema non ancora ufficialmente pubblicato. Quindi l’avvocato, salvo che non voglia rischiare, non può al momento effettuare, ai sensi dell’art. 3 bis della legge 53/1994, la notifica via PEC di copie informatiche per immagine di originali cartacei, difettando i requisiti tecnici di allegazione e asseverazione; egli potrebbe invece effettuare la notifica via PEC di documenti informatici “nativi” (salvo il problema di cui ci occuperemo in seguito).

Come incide, su tale quadro normativo, il nuovo art. 18 delle regole tecniche del PCT? 

Secondo il nuovo comma 4 dell’art. 18, l’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’originale cartaceo compie l’asseverazione di cui all’art. 22, comma 2, CAD, inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relata di notifica, ai sensi dell’art. 3 bis, comma 5, della legge n. 53/1994. Verifichiamo, quindi, dove questo doppio rinvio normativo conduce l’avvocato notificante: l’asseverazione di cui all’art. 22, comma 2, CAD, è quella di cui ci siamo occupati sopra nel commentare l’art. 3 bis della legge 53/1994, quando abbiamo rilevato che, a causa della mancanza delle regole tecniche di cui all’art. 71 CAD, la notifica tramite PEC di copie informatiche per immagine non è al momento consigliabile.

Ora, il nuovo art. 18 sembra rimediare parzialmente a questa lacuna, sganciando l’asseverazione dal richiamo alle regole tecniche di cui all’art. 71, e stabilendo che tale asseverazione sia fatta, dall’avvocato, inserendo la dichiarazione di conformità nella relata (anche se suscita qualche riserva che un regolamento tecnico possa disciplinare la materia diversamente dalla legge, considerando per giunta che il D.M. 48/2013 è stato emanato proprio per adeguare l’art. 18 delle regole tecniche del PCT alle modifiche della legge 53/1994).

Occorre peraltro notare che l’art. 18 precisa che l’inserimento, da parte dell’avvocato, della dichiarazione di conformità nella relata deve essere effettuato a norma dell’art. 3 bis, comma 5, della legge 53/1994; quindi, secondo quest’ultima norma, la relata di notifica deve essere redatta dall’avvocato su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale e allegato alla PEC; tuttavia, lo stesso comma 5, nell’elencare gli elementi che costituiscono il contenuto obbligatorio della relata, indica anche l’attestazione di conformità di cui all’art. 22, comma 2, CAD, cioè quella che allo stato non è possibile per la mancanza delle regole tecniche ex art. 71 CAD.

Insomma, un groviglio di rimandi normativi che si potrebbe risolvere, al momento, con una soluzione di buon senso: l’avvocato inserisce nella relata di notifica la dichiarazione di conformità all’originale cartaceo e allega la relata alla PEC, unitamente alla copia per immagine, ritenendo con ciò soddisfatti sia il requisito dell’asseverazione, sia quello dell’allegazione, ma ignorando i rinvii alle regole tecniche di cui all’art. 71 CAD (con il rischio peraltro che ciò sia rilevato da un giudice, forse eccessivamente rigido, chiamato a verificare la regolarità della notifica).

b) copia informatica dell’originale cartaceo

Il nuovo art. 18 dispone che l’avvocato notificante alleghi alla PEC “documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine”, di originali cartacei: ciò significa che l’avvocato potrebbe notificare anche una copia informatica (non per immagine). Qui, ammesso che non siano stati utilizzati impropriamente i termini relativi alle copie informatiche, si apre un grosso problema: infatti, le copie informatiche (non per immagine) sono attività tipiche del pubblico ufficiale depositario, ai sensi dell’art. 22, comma 1, CAD, che non è richiamato da alcuna norma della legge 53/1994, la quale non prevede quindi che, per tale attività, l’avvocato possa assumere la veste del pubblico ufficiale (mentre ciò è previsto per le copie informatiche per immagine di cui all’art. 22, comma 2, CAD).

Appare inoltre singolare che il nuovo art. 18 contempli la possibilità di estrarre copia informatica (non per immagine) dell’originale cartaceo, senza prevedere alcuna regolamentazione tecnica di tale possibilità che, per quanto ci concerne, non può trovare applicazione.

2 – La firma digitale dell’avvocato notificante

Proseguiamo l’esame del nuovo art. 18 delle regole tecniche del processo telematico occupandoci della firma digitale dell’avvocato notificante: quando e dove deve essere apposta? Per rispondere compiutamente conviene distinguere le varie ipotesi di atti da notificare:

a) copia informatica per immagine dell’originale cartaceo

Il nuovo comma 4 dell’art. 18 prevede che l’avvocato, dopo aver estratto la copia informatica per immagine dell’originale cartaceo, firmi digitalmente la relata contenente la dichiarazione di conformità, ma non la copia informatica per immagine (a differenza della versione precedente dell’art. 18): quindi, leggendo (solo) il comma 4, la soluzione appare la seguente: l’avvocato notificante allega alla PEC la scansione dell’originale cartaceo senza firma digitale, e la relata con la sua firma digitale.

Questa soluzione potrebbe lasciare smarriti: perché il comma 4 ha eliminato la firma digitale dell’avvocato notificante dalla scansione dell’originale cartaceo, riservandola alla relata? In realtà tale soluzione non dovrebbe sorprendere, in un contesto tecnico-giuridico in cui sia accuratamente regolamentato il profilo del documento informatico separato contenente l’attestazione di conformità, ove occorre obbligatoriamente la firma digitale; si veda, a tal proposito, lo schema delle future regole tecniche sul documento informatico, ove non è considerata obbligatoria la firma digitale delle copie informatiche per immagine degli originali analogici, sia pure nel contesto di una rigorosa disciplina delle separate dichiarazioni di conformità da firmare digitalmente (che peraltro si dovrebbe confrontare con quella, meno articolata, del nuovo art. 18, consistente in sostanza nella c.d. busta PEC). Inoltre occorre considerare che la copia informatica per immagine contiene l’acquisizione digitale delle sottoscrizioni autografe dell’originale cartaceo, e ciò si inserisce nel solco della nuova disciplina del documento informatico, richiamata dal comma 3 bis, comma 1, della legge 53/1994.

Sembrerebbe, quindi, che l’avvocato notificante possa procedere alla notifica solo con la firma digitale della relata, congiunta alla scansione dell’originale cartaceo mediante PEC. Attenzione, però, al comma 1 dell’art. 18: purtroppo la scelta infelice di costruire una disciplina inedita e delicata, quale quella delle notifiche telematiche degli avvocati, attraverso continui rimandi normativi, anziché precisi dettagli informatico-giuridici, genera dannose incertezze: infatti, se è vero che il comma 4 dell’art. 18 prevede la firma digitale solo sulla relata e non sulla scansione dell’atto, il comma 1 precisa che anche le scansioni informatiche da notificare devono essere redatte nei formati consentiti dalle specifiche tecniche del processo telematico. Queste ultime, all’art. 12, prevedono che l’atto del processo sia, tra l’altro, in formato PDF con firma digitale p7m (il PDF non firmato è previsto invece per gli allegati degli atti processuali). Pertanto si potrebbe sostenere che la firma digitale del documento informatico contenente la scansione, eliminata dal comma 4, rientri attraverso il comma 1.

L’avvocato prudente, considerato quanto sopra, apporrà la sua firma digitale alla scansione dell’atto originale cartaceo, allegando alla PEC anche il PDF non firmato, fermo restando che comunque non potranno essere rispettati altri requisiti dell’art. 12 delle specifiche tecniche, quali le informazioni strutturate in XML e, naturalmente, il divieto della scansione per immagini.

b) documento informatico nativo dell’avvocato notificante

Per l’ipotesi in cui l’atto informatico da notificare sia formato in originale dall’avvocato, quindi non generato attraverso la copia di un atto cartaceo, il nuovo art. 18 stabilisce solo che il documento informatico sia privo di elementi attivi e redatto nei formati consentiti dalle specifiche tecniche del processo telematico, già esaminate sopra per le copie informatiche. In tal caso, peraltro, non essendoci l’esigenza di trasformare in digitale un originale cartaceo, si potrà rispettare il divieto di scansione di immagini: il PDF sarà quindi strutturato come testo, oltre ad essere privo di elementi attivi. L’eventuale procura potrà essere contenuta in un documento informatico separato, ottenuto anche mediante scansione dell’originale cartaceo, ed allegato alla PEC ai sensi del nuovo comma 5 dell’art. 18. Una volta formato l’atto in PDF, l’avvocato notificante dovrà apporre la sua firma digitale, naturalmente con certificato valido, e allegare l’atto così firmato alla PEC, avendo cura di impostare la ricevuta completa di avvenuta consegna, ora prevista dal comma 6 dell’art. 18.

c) documento informatico nativo dell’ufficio giudiziario

Il nuovo art. 18 si riferisce genericamente a documenti informatici nativi che l’avvocato potrebbe notificare, quindi in tale ambito possono essere compresi anche quelli non formati dall’avvocato, ma provenienti dall’ufficio giudiziario, come i provvedimenti del giudice. Tuttavia su tali documenti si registra il silenzio sia del nuovo art. 18, sia della legge n. 53/1994, che per questa tipologia di atti non attribuiscono la qualità di pubblico ufficiale all’avvocato notificante. Pertanto riteniamo non praticabile la notifica in proprio di questi atti, se non quando sarà percorribile la strada della richiesta e del rilascio delle copie autentiche informatiche (o duplicati) degli originali informatici da parte delle cancellerie, come previsto dalle regole e dalle specifiche tecniche del processo telematico.

3 – Gli indirizzi PEC utilizzabili per le notifiche

Per individuare gli indirizzi PEC utilizzabili per le notifiche degli avvocati autorizzati, dobbiamo esaminare l’art. 3 bis della legge 53/1994, in quanto richiamato dal nuovo art. 18. L’art. 3 bis precisa che le notifiche si possono eseguire soltanto tramite indirizzi PEC risultanti da pubblici elenchi; tali elenchi, utilizzabili ai fini delle notifiche, sono indicati dall’art. 16 ter del D.L. 179/2012 e sono i seguenti:

– domicili digitali dei cittadini inseriti nell’anagrafe nazionale della popolazione residente (art. 4 D.L. 179/2012);

– elenco degli indirizzi PEC delle P.A. formato dal Ministero della Giustizia (art. 16, comma 12, D.L. 179/2012);

– INI-PEC (indice nazionale degli indirizzi PEC di imprese e professionisti) di cui all’art. 6-bis CAD;

– elenchi di indirizzi PEC di cui all’art. 16 D.L. 185/2008;

– REGINDE (registro generale degli indirizzi elettronici) del processo telematico.

Tuttavia l’art. 16 ter stabilisce che tali elenchi si considerano pubblici, ai fini delle notifiche, a decorrere dal 15 dicembre 2013: per quale motivo? Innanzi tutto, occorre rilevare che dei suddetti elenchi, i primi due ancora non sono stati formati e, pertanto, non potrebbero comunque essere utilizzati; il terzo (INI-PEC) è in fase di alimentazione ed è prevista la sua consultabilità per il prossimo 19 giugno; gli elenchi di cui al quarto punto (per quanto concerne imprese e professionisti) sono utilizzati per alimentare l’INI-PEC, ma possono essere utilizzati immediatamente in quanto già (parzialmente) esistenti, così come può essere utilizzato già il REGINDE (ove tra l’altro sono reperiti gli indirizzi PEC per le comunicazioni di cancelleria).

Essendo pendenti dei termini per la formazione dei suddetti elenchi, è probabile che si sia ritenuto di posticipare al prossimo 15 dicembre 2013 una decorrenza uniforme della qualificazione pubblica degli stessi elenchi, anche se si può sospettare che non tutti saranno formati per tale data (ma magari saremo smentiti). L’avvocato più prudente, comunque, attenderà il 15 dicembre per utilizzare gli indirizzi PEC di elenchi “pubblici” a fini di notifica, pur non potendosi escludere che già adesso siano di fatto pubblici gli elenchi del REGINDE e quelli di cui all’art. 16 del D.L. 185/2008.