Le ricadute deontologiche del D.M. 06.10.2023

Un approfondimento riguardante le ricadute deontologiche del Decreto del Ministero dell’Interno del 6 ottobre 2023.

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1. La disciplina ministeriale

Con il Decreto Ministero dell’Interno 6.10.2023 è stata dettata la disciplina relativa all’acquisizione, da parte degli Avvocati, dei certificati anagrafici in modalità telematica resi disponibili tramite l’ANPR.
In particolare si prevede che l’Avvocato che intenda richiedere i certificati anagrafici tramite l’ANPR deve dichiarare, sotto la propria responsabilità penale e disciplinare, che il certificato è richiesto per dare esecuzione ad uno specifico mandato conferito in data da indicarsi e che sarà utilizzato per uno dei seguenti usi: notifica, stragiudiziale, giudiziale.
L’attività di acquisizione è soggetta a controlli semestrali su un campione di Avvocati, formato tramite procedura automatizzata e contenente i dati identificativi dell’Avvocato, le registrazioni degli accessi e delle operazioni compiute nel periodo di riferimento, estratto secondo i seguenti criteri elencati nella guida operativa:
–       15 interrogazioni estratte tra i certificati richiesti per uso notifica;
–       30 interrogazioni estratte tra i certificati richiesti per uso stragiudiziale;
–       15 interrogazioni estratte tra i certificati richiesti per uso giudiziale;
–       20 interrogazioni estratte dal campione di avvocati che hanno richiesto oltre 10 certificati nella stessa giornata;
–       100 interrogazioni estratte dal campione di avvocati che hanno richiesto oltre 100 certificati nel semestre.
In tutti i casi il campione è estratto in base alla tipologia di certificati richiesti.
Tale campione viene trasmesso al CNF il quale, a sua volta, lo trasmette ai singoli COA di appartenenza per la verifica della legittimità degli accessi.
Gli esiti della verifica devono essere comunicati, entro sei mesi dalla trasmissione del campione, al Ministero dell’Interno il quale disporrà la sospensione del servizio nei confronti degli Avvocati che non avranno superato la verifica.

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2. Ricadute deontologiche: la sospensione del servizio

La sospensione del servizio è motivo di deferimento dell’Avvocato al Consiglio Distrettuale di Disciplina per l’accertamento della violazione, oltre che dell’art. 9 CDF, delle regole deontologiche dettate dal provvedimento n. 512 del 19.12.2018 del Garante della Privacy, cui rimanda l’art. 3 del D.M.
In particolare, a tenore di detto provvedimento, gli avvocati, iscritti nei relativi Albi, che esercitano la professione in forma individuale, societaria o associata, sono tenuti, nell’esercizio delle investigazioni difensive e nell’attività giudiziale e stragiudiziale, ivi compresi procedimenti amministrativi, procedure arbitrali e conciliative
a) a trattare i dati personali degli interessati applicando i principi di finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati ed a fornire adeguate istruzioni scritte, in punto di utilizzo dei predetti dati, ai propri praticanti, collaboratori,  ausiliari, dipendenti, stagisti o tirocinanti;
b) ad adottare particolari cautele per prevenire l’ingiustificata raccolta, utilizzazione e conoscenza dei dati nei casi di
b1) acquisizione di informazioni e documenti altamente confidenziali;
b2) scambio di corrispondenza specie in via telematica;
b3) esercizio contiguo di attività autonome all’interno di uno studio;
b4) utilizzo di dati di cui è dubbio l’uso lecito anche per effetto di tecniche invasive;
b5) utilizzo e distruzione di dati riportati su particolari dispositivi e supporti, specie elettronici o documenti;
b6) custodia dei documenti non utilizzati nel procedimento e ricerche su banche dati ad uso interno, specie se consultabili anche telematicamente da uffici del titolare del trattamento dei dati situati altrove;
b7) acquisizione da terzi di dati e documenti, verificando che si abbia titolo per ottenerli;
b8) conservazione di atti relativi agli affari definiti;
c) a fornire l’informativa sul trattamento dei dati personali;
d) a conservare, all’esito della definizione dell’affare o della cessazione dell’incarico, atti e documenti attinenti all’oggetto della difesa solo qualora risulti necessario in relazione ad ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o proprie quale titolare del trattamento;
e) al rispetto dell’art. 33 CDF, con facoltà, previa comunicazione alla parte assistita, di distruggere, cancellare o consegnare all’avente diritto o ai suoi eredi o aventi causa la documentazione integrale dei fascicoli degli affari trattati e le relative copie;
f) alla rimessione, in caso di revoca o rinuncia al mandato, della documentazione acquisita al difensore subentrante;
g) in caso di cessazione, anche per sopravvenuta incapacità ed in assenza di altro difensore anche succeduto nell’attività di difesa o nella cura dell’affare, alla consegna al COA, per la conservazione per fini difensivi, della documentazione relativa ai fascicoli trattati, decorso un congruo termine dalla relativa comunicazione all’assistito;
h) al rispetto del dovere di segretezza e riservatezza nei rapporti con la stampa ed i terzi.

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