Lo smart working ai tempi del Coronavirus

SOMMARIO: 1. Premessa: emergenza e smart working 2. Tecnologia e smart working  3. Vantaggi 4.Rischi   5. Conclusioni

Visita la nostra sezione dedicata

1. Premessa: emergenza e smart working.

L’emergenza generata dal coronavirus, come è evidente, rischia di avere effetti sociali ed economici a breve e lungo termine su svariati settori produttivi e, in generale, sul mercato del lavoro.

Il momento è difficile, la situazione crea continua preoccupazione ed incertezza nell’intero sistema economico nazionale, dal momento che in concreto è difficile immaginare quali saranno le effettive conseguenze di questo periodo a livello economico e sociale.

Il problema della mobilità dei lavoratori, legata ai rischi del contagio, riguarda veramente tutti i settori e non esclude la pubblica amministrazione.

Il 23 febbraio di questo anno è stato pubblicato in Gazzetta ufficiale il decreto per consentire ai dipendenti delle aziende, nelle regioni più colpite, di poter lavorare da casa. Con il decreto del 1 marzo questa modalità di lavoro è stata estesa a tutto il territorio nazionale.

Lo smart working è una tipologia di lavoro agile di cui alla legge n. 81 del 2017

(Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nel luogo di lavoro subordinato).

Ma cosa è in concreto lo Smart Working? Per il Ministero del lavoro e delle politiche sociali “lo Smart Working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

L’emergenza nata con la diffusione del Covid 19 ha fatto aumentare in modo esponenziale lo Smart Working. Siamo pronti a questa nuova sfida?

Volume consigliato

2. Tecnologia e smart working

Le tecnologie digitali che sostengono il lavoro in mobilità sono numerose. Quelle più diffuse in azienda sono l’accesso ai dati da remoto da una pluralità di dispositivi  diversi e, a seguire,  i device mobili come tablet e smartphone, le App e gli strumenti di social collaboration, come le chat, i sistemi di scambio di file e  i blog aziendali. Insomma si tratta di piattaforme, strumenti di collaborazione e sistemi di gestione delle informazioni in cloud. Sono tante le tecnologie che permettono alle aziende di concretizzare lo smart working e sono riconducibili virtualmente a macrosettori quali le piattaforme, le soluzioni e i servizi di social collaboration e i servizi e i software di gestione delle informazioni per l’accesso, lo scambio, la sincronizzazione, la condivisione, l’aggiornamento in tempo reale di applicazioni e dati.

L’intelligenza artificiale[1] poi ha ridisegnato i confini dello spazio di lavoro virtuale. Basti pensare, solo a titolo di esempio, al machine learning utilizzato per migliorare la produttività del dipendente. Gli algoritmi di intelligenza artificiale permettono di offrire informazioni personalizzate a ciascun membro dell’organizzazione sulla base delle attività svolte.

3. Vantaggi e rischi

I vantaggi dello smart working sono molteplici. A parte la gestione dell’emergenza e la possibilità di evitare i rischi del contagio, vi sono i chilometri ogni giorno evitati da ogni lavoratore per gli spostamenti, che si riflettono positivamente anche sull’inquinamento dell’aria. Tra i benefici non è da sottovalutare il tempo risparmiato. Ogni giorno si guadagnano 89 minuti, che corrispondono al tempo medio impiegato dal lavoratore italiano, per recarsi al lavoro, oltre 7 giorni lavorativi all’anno. Parte di questo tempo risparmiato viene in media reimpiegato nel lavoro, cioè mediamente lo smart worker “investe” gratuitamente nella propria azienda 21 minuti per ogni giorno di smart working (quasi 2 giorni all’anno)[2]. Un altro beneficio per l’azienda dunque, che l’adozione di un’organizzazione smart le porterebbe, è il ripensamento dei locali dedicati al lavoro, la riduzione degli spazi con minori consumi di energia ed esigenze di manutenzione.

Le condizioni contingenti e la necessità, poi, possono essere uno stimolo ad andare avanti con più determinazione e creatività nel mondo del lavoro. Bisogna tenere presente che inevitabilmente situazioni di crisi modificano profondamente  e in  modo stabile la nostra società.

Se in queste settimane di emergenza, spinti dal bisogno, si annullano convegni e riunioni, promuovendo seminari on-line, e-learning e lo smart working, queste modifiche inevitabilmente influenzeranno il nostro futuro modo di vivere.

4. Rischi

L’uso così diffuso dello smart working mette, tuttavia, a rischio, la protezione dei dati personali dal momento che non ci sono state ulteriori misure chiarificatrici  né nel decreto e neppure da parte del garante dei dati personali. Siamo veramente preparati a questo aumento esponenziale dello smart working?  Nell’era digitale le comunicazioni, le informazioni, le trasmissioni, non restano solamente qualcosa di aleatorio e impercettibile, tutto viene trasformato in dati, che a loro volta saranno archiviati oppure modificati e rimessi in circolazione. Durante questi passaggi vi posso essere incidenti di sicurezza in cui i dati sensibili vengono consultati, copiati, trasmessi, rubati o utilizzati da soggetti non autorizzati. Tale divulgazione, sia essa involontaria o volontaria, può avvenire in seguito a perdita accidentale, furto, infedeltà aziendale, accesso abusivo o divulgazione non autorizzata[3].

Dagli ultimi dati pubblicati dal CNIL, il garante privacy Francese, emerge che una considerevole diffusione di dati sensibili o confidenziali si è concretizzata all’interno di ambienti con buone misure di sicurezze e strutturati, dove la presenza di amministratori di rete non è bastata ed evitare spiacevoli incidenti.

Si pone, quindi, il problema di disporre una normativa specifica con riferimento alla governance dei dati[4]. Il Regolamento generale sulla protezione dei dati personali (GDPR)[5], ha portato all’affermazione di principi importanti, ma l’aumento rapido ed esponenziale dell’uso dello smart working rende più difficile al momento concretizzare la sicurezza di questi dati.

5. Conclusioni

Lo smart working in sostanza è una risorsa preziosa soprattutto in tempi di crisi come questo, ma bisogna, anche in casi di emergenza, stare attenti al rispetto delle regole per evitare danni irreparabili.

Un vademecum per lavorare on line e in sicurezza proviene dall’AgID. Si tratta di 11 semplici raccomandazioni rivolte ai dipendenti pubblici che hanno adottato modalità di lavoro agile. Tali raccomandazioni sono state elaborate dal Cert – PA di AgID, sulla base delle misure minime di sicurezza informatiche per le pubbliche amministrazioni fissate dalla circolare del 17 marzo 2017. L’iniziativa nasce per contrastare eventuali attacchi informatici tramite comportamenti responsabili, anche quando i dipendenti utilizzano dotazioni personali.

Insomma va bene soprattutto ora la flessibilità, l’ autonomia e l’ orientamento ai risultati che lo smart working assicura, ma con prudenza e responsabilità.

Volume consigliato

Note

[1] D. Acemoglu – P. Restrepo, Artificial intelligence, automation and work, NBER Working paper, gennaio 2018; Consiglio francese di orientamento per l’occupazione, Automatisation, numérisation et emploi, in www.coe.gouv.fr; E. Stradella, La regolazione della robotica e dell’intelligenza artificiale:  il dibattito, le proposte, le prospettive. Alcuni spunti di riflessione, in www.medialaws.it

[2] E. Capozucca, Smart working: risparmi, più tempo libero e meno inquinamento. I vantaggi,in www.corriere.it, 24 febbraio 2020

[3] A. Di Giamberardino, Smart working, il rischio privacy e sanzioni: cosa fare per evitarlo, in https://www.agendadigitale.eu/s

[4] Per governance dei dati si intende una serie di processi, ruoli, policy e standard finalizzati a garantire un uso efficace ed efficiente delle informazioni che consenta ad un’organizzazione di raggiungere gli obiettivi prefissati.

[5] Il regolamento UE  n. 2016/679 è un regolamento dell’Unione europea in materia di trattamento dei dati personali e di privacy, adottato il 27 aprile 2016, pubblicato  sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 24 maggio dello stesso anno e diventato operativo dal 25 maggio 2018. Con questo regolamento la Commissione europea  si propone come obiettivo quello di rafforzare la protezione dei dati personali dei cittadini dell’Unione europea e dei residenti nell’Unione europea, sia all’interno che all’esterno dei confini dell’Unione europea, restituendo ai cittadini il controllo dei propri dati personali, semplificando il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali, unificando e rendendo omogenea la normativa privacy dentro l’UE.