Mansioni dell’Assistente Giudiziario nell’ambito del processo civile telematico

Profilo professionale nei sistemi di classificazione del personale

Preliminarmente ritengo opportuna una ricognizione, anche alla luce delle disposizioni regolamentari intervenute nel tempo, dei contenuti professionali del profilo che qui interessa secondo le disposizioni normative e contrattuali succedutesi.

Con il DPR 1219/84 al dipendente del profilo di Operatore Amministrativo ( V Qual. Funz. ) erano attribuiti, tra l’altro, il rilascio, entro i limiti e con l’osservanza delle specifiche istruzioni del responsabile del servizio, di copie conformi di atti e documenti dell’ufficio e l’autentica della sottoscrizione ( in sostanza l’attestazione di deposito ) di istanze e dichiarazioni nell’ambito del settore cui era assegnato.

L’Amm.ne Giudiziaria, con nota n. 2072/UAL/PP/337 del 7/5/98, ha chiarito ( e ribadito con nota n. 4/1-S-865 del 4/6/98 ) che, entro i limiti predetti e con l’osservanza delle istruzioni, gli impiegati di tale profilo potevano essere incaricati del rilascio di copia degli atti perché non si richiedevano valutazioni discrezionali, vi era una limitata assunzione di responsabilità e una ridotta autonomia.

In data 5 Aprile 2000 è stato sottoscritto dal Min. Giust. il CCNI che ha anche introdotto, giusto il rinvio  contenuto nel CCNL 1998/2001, un nuovo sistema di classificazione del personale (inquadramento nel settore, figura profess., area e posizione economica ). Nel nuovo sistema per la figura professionale dell’Operatore Giudiziario B2  ( per precisione, Settore professionalità amm.vo – giudiziaria, Area funzionale B, Posiz. econ. B2 ) il profilo professionale di riferimento secondo il previgente ordinamento è stato quello dell’Operatore Amministrativo: tuttavia, nell’elencazione delle prestazioni esigibili dall’Amm.ne, non erano indicate le già indicate attività di rilascio di copia conforme degli atti e  di attestazione di deposito di istanze e dichiarazioni.

Ai quesiti posti l’Amm.ne ha dato seguito e, sul presupposto della caratterizzazione del nuovo ordinamento della maggiore flessibilità nell’utilizzo del personale nell’ottica della interfungibilità delle mansioni e della valorizzazione delle professionalità ( non risultando coerente, quindi, con il nuovo sistema il ridimensionamento delle attribuzioni di competenza delle figure professionali ):

• Con la nota n. 116/1051/PT/1 del 22/10/03 ha chiarito che l’Oper. Giud. B2, considerata la sua attività di natura preparatoria e strumentale, poteva rilasciare, entro i limiti e con l’osservanza delle disposizioni impartite dal responsabile del servizio, copie conformi di atti e documenti dell’ufficio cui era addetto;
• Con nota n. 116/1/10069 del 5/2/04 ha ritenuto che l’Oper. Giud. B2 , tranne i casi in cui disposizioni normative prevedevano espressamente la competenza di una specifica figura professionale, poteva attestare – “sempre che non derivino particolari conseguenze giuridico – formali, con connessi profili di responsabilità” – il deposito di istanze e dichiarazioni. L’attestazione “assumerà unicamente il significato di sancire la materiale esistenza di tali atti presso l’ufficio”, dal momento che l’Oper. Giud. B2 era addetto, per contenuto professionale, alla tenuta e custodia a fini interni di atti e documenti.

Con il CCNI del 29/7/10 è stato adottato un nuovo sistema di classificazione del personale (ricordiamo le Aree – Prima, Seconda e Terza – e l’articolazione di ogni profilo professionale in fasce retributive ).

In sede di prima applicazione l’indicato accordo ha previsto l’inquadramento dei dipendenti già in servizio secondo le confluenze indicate nella declaratoria dei nuovi profili, e, per quel che riguarda la ormai superata figura dell’Oper. Giud. B2, la stessa è stata inquadrata nel nuovo profilo professionale dell’Ass. Giud. – Area Seconda fascia economica F2: nuovo profilo caratterizzato, rispetto al precedente profilo dell’Oper. Giud. B2 da ulteriore responsabilizzazione e da riconoscimento di  maggiore professionalità. Basti pensare come l’attività preparatoria e di formazione degli atti per le professionalità superiori non fosse più ancorata ad istruzioni, e, soprattutto, la possibilità di adibire il personale del nuovo profilo anche all’assistenza al magistrato nell’attività istruttoria e dibattimentale, con redazione e sottoscrizione dei relativi verbali.

Sul presupposto di questa maggiore professionalità deve, quindi ritenersi, che a maggior ragione dall’Assist. Giud. – Area Seconda F2 potevano esigibili le attività di rilascio di copia conforme degli atti e l’attestazione di deposito di istanze e dichiarazioni, chiaramente nei limiti che abbiamo visto. Sarebbe, infatti, un evidente ed inspiegabile controsenso non consentire le predette attività al nuovo profilo professionale.

E’ doveroso, ai fini che vedremo, evidenziare che l’Amm.ne, in risposta a vari quesiti circa le mansioni dell’Assist. Giud., non ha mostrato un indirizzo unitario: ha ritenuto, al di fuori dello specifico contesto dell’assistenza al magistrato  nell’istruttoria e nel dibattimento, che l’impiego di tale profilo professionale per il rilascio di copie conformi, per la ricezione in deposito degli atti e per le attività processuali, quali comunicazioni, doveva essere ragionevolmente limitato, nella contingente assenza di altri profili superiori, alle sole fattispecie urgenti ed indifferibili ( note n. 116/1/10011/GM/I  del 26/1/11 e n. 116/1/10014GM/I dell’11/2/14 ), ma si è anche espressa sulla tenutezza del profilo professionale che qui interessa all’evasione degli adempimenti successivi alla fase istruttoria   ( nota n. 116/1/10344/GM/I del 19/5/14 ).

Indicazioni –  le quali certamente andrebbero lette e valutate anche sulla base della conoscenza del contenuto dello specifico quesito che vi ha dato origine – che pur contraddittorie, sono giustificate, secondo l’Amm.ne, dalla previsione contenuta nell’ultimo periodo dell’art. 6, c. 5, del CCNL  14/9/07 per la quale ogni dipendente è tenuto allo svolgimento di tutte le attività strumentali e complementari a quelle inerenti il profilo posseduto.

Nel periodo di vigenza del sistema di classificazione è stata data pure risposta al quesito – nota n. 116/1/10072/GM/I del 17/2/15 – secondo la quale, secondo l’Amm.ne, l’Assist. Giud. poteva accettare la busta telematica nell’ambito del PCT. Ma più avanti si esaminerà meglio lo specifica tematica.

Quello che è opportuno, secondo la mia valutazione, chiarire, perché si dissipi ogni  confusione e dubbio, è che le attività e gli adempimenti richiamati da questi ultime risposte a quesiti attengono ad un piano differente rispetto alle attività di rilascio copie degli atti  e di attestazione del deposito di istanze e dichiarazioni, delle quali abbiamo già visto.

I quesiti, sia pure contraddittori come detto, intervenivano  sull’eventuale riconoscimento della competenza e della specifica attribuzione all’Assist. Giud. del rilascio di copie conformi, dell’attestazione del deposito di atti ( dell’utenza e del Giudice ), nonché degli adempimenti post attività istruttoria, nell’ambito di un ordinamento professionale che riconosceva al Cancelliere e al Funz. Giud., sia pure con le dovute distinzioni e precisazioni, tali compiti ed attribuzioni.

Per il rilascio, invece, di copie conformi, entro i limiti e con l’osservanza delle specifiche istruzioni impartite dal responsabile del servizio, e per l’autentica della sottoscrizione di istanze e dichiarazioni,  “sempre che non derivino particolari conseguenze giuridico – formali, con connessi profili di responsabilità”, non si verte sulla competenza dell’Assist. Giud. e su sue specifiche attribuzioni, ma di attività incaricata dal responsabile del servizio. A parere dello scrivente, infatti, anche per il deposito degli atti devono esservi, a monte della concreta attività svolta dall’Assist. Giud., disposizioni di servizio che rispettino gli indicati limiti, compresa una limitata assunzione di responsabilità.

Anche oggi, in vigenza del DM 9/11/17 che ha rimodulato i profili professionale del personale dell’Amm.ne Giudiziaria, è da ritenersi sussistere la differenza tra compiti e mansioni dell’Assist. Giud. e quelli che, per lo stesso dipendente, possono essere oggetto di incarico da parte del personale di un profilo professionale superiore.

In una tendenzialmente accresciuta professionalità dell’Assist. Giud. ( eliminazione del limite dell’esperienza maturata in almeno un anno di servizio per l’assistenza al magistrato nell’istruttoria e nel dibattimento; svolgimento di attività di competenza anche in modalità telematica ), non possono che riconoscersi, ancora oggi, a tale figura professionale le attività di rilascio di copie conformi e dell’attestazione del deposito di atti nei limiti sopra indicati.

Nessuna incidenza può avere sull’assolvimento di queste attività, oggetto di specifico incarico del responsabile del servizio, la previsione nel DM citato, per il Cancelliere esperto, della sua competenza al “rilascio di copie conformi e di ricezione atti, anche telematica….”: a parte, come già detto, il diverso piano su cui poggia ogni  valutazione sulle  competenze dell’Assist. Giud. , la letterale previsione di queste competenze per il Cancelliere esperto deve intendersi non come volontà di prevedere mansioni e compiti in relazione e contrapposizione al profilo di Assist. Giud., bensì come frutto della scelta dell’Amm.ne, a mio parere, di riconoscere in maniera chiara ciò che con il precedente ordinamento del personale era solo stato oggetto di chiarimento, sempre da parte dell’Amm.ne, con circolare n. 103/1/(A)/1757/CD/DGPF-I del 30/11/10., in riferimento al profilo professionale di Funz. Giud..

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Specifiche mansioni nell’ambito del PCT

Chiarito, a questo punto, con la ricostruzione effettuata, con quali limiti l’Assist. Giud. possa rilasciare copie conformi ed attestare il deposito di atti  ( che trattasi di attività oggetto di specifico incarico si evince anche dal fatto che la stessa è limitata al solo servizio di competenza del responsabile, e/o che è inerente al solo settore cui è adibito il dipendente ), resta da vedere se e quali compiti in dettaglio possano essere esigibili dall’Assist. Giud. in materia di PCT, alla luce anche della risposta a quesito già citata.

Acclarata la competenza alla ricezione degli atti, come visto, del personale di profilo professionale superiore e considerato che l’Assist. Giud. svolge i compiti di competenza, giusti i contenuti professionali del profilo, anche in modalità telematica, quest’ultimo, su specifiche disposizioni di servizio, potrà essere incaricato alla c.d. “accettazione della busta telematica”, purchè siano rispettati i limiti più volte qui evidenziati ( mancata produzione di particolari conseguenze giuridico – formali e contabili, limitata assunzione di responsabilità, assenza di discrezionalità ).

A ulteriore conferma di questa interpretazione possiamo proprio richiamare la stessa nota ministeriale n. 116/1/10072/GM/I del 17/2/15: è pur vero che l’Amm.ne laconicamente si è limitata a prevedere che l’Assist. Giud. può essere utilizzato nell’attività di deposito degli atti nell’ambito del PCT senza altra indicazione o precisazione, ma, ovviamente la ministeriale non può prescindere dallo specifico quesito inoltrato alla stessa Amm.ne. E in effetti le disposizioni dirigenziali, che hanno dato origine all’articolazione del quesito, prevedevano la possibilità per l’Assist. Giud. di ricevere in materia di PCT il deposito soltanto di alcuni atti (dell’utenza e del Giudice ) e con limitazioni inerenti gli aspetti contabili.

Considerato, poi, il variegato contenuto delle buste telematiche ( iscrizioni a ruolo, atti endoprocessuali i quali possono  anche  comportare anche il pagamento del Contributo Unificato ) e le segnalazioni, da parte del gestore dei servizi telematici, di anomalie nelle stesse buste, e considerata pure la diversa valenza di provvedimenti dei Magistrati,  ritengo in concreto che l’Assist. Giud. possa essere incaricato, su specifica disposizione di servizio, all’accettazione della busta telematica nel caso di atti di natura endoprocessuale che non comportino il pagamento/integrazione del Contributo Unificato, e sempre che non vi siano segnalazioni di errori da parte del gestore.  A parte i chiari riflessi di natura contabile, e la conseguente responsabilità, che comporta il C.U., le segnalazioni di anomalie nell’inoltro delle buste telematiche – Circ. Ministero Giustizia del 23/10/15 – implicano valutazioni sulla “forzatura” del sistema e un rapporto qualificato con il Magistrato, a cui sottoporre le stesse con ogni utile informazione sull’anomalia riscontrata, che non possono che richiedere l’attività ed intervento di personale di diverso profilo professionale.

Tuttavia, ove, sempre con specifica disposizione di servizio, si affidi a seguito dell’accettazione della busta telematica il controllo sul Contributo Unificato ( accertamento che la procedura sia o meno soggetta al versamento, controllo avvenuto versamento ed importo,  svolgimento di eventuale adempimenti ai fini del suo recupero totale/parziale ) a personale di profilo superiore, l’Assist. Giud., a mio parere, può procedere all’accettazione di qualsiasi busta telematica, con l’eccezione, già indicata, della buste in cui risultano segnalazioni di anomalie.

       Il dipendente di tale profilo può, sempre con disposizioni di servizio e per le medesime considerazioni, procedere al deposito di provvedimenti del Magistrato che hanno mera valenza processuale e per gli stessi, ove dovuto, procedere alle comunicazioni alle parti del giudizio.

Reputo opportuno che le disposizioni di servizio vengano accompagnate da una preventiva  individuazione, ed eventuale elencazione, degli atti che si ritiene possano essere esigibili dall’Assist. Giud .

Con disposizioni di servizio che si muovono entro le superiori indicazioni, risultano, pertanto, rispettati tutti i limiti più volte richiamati. A ciò aggiungasi che disposizioni in tal senso non solo saranno emanate nel rispetto delle competenze del personale dei profili professionali superiori, ma anche a garanzia della funzionalità dell’Ufficio, in considerazione delle rilevanti vacanze che si registrano negli organici del personale amministrativo.

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