PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
Decreto 13 febbraio 2001, n.123
Oggetto :
Regolamento recante disciplina sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo amministrativo e nel processo dinanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti.
(G.U. 17 aprile 2001 n. 89)
Visto l’articolo 87, quinto comma, della Costituzione;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Visto l’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
Visto l’articolo 17, commi 1, lettera c), e 4, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Consultato il Garante per la protezione dei dati personali;
Sentita l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione;
Uditi i pareri del Consiglio di Stato, espressi dalla sezione consultiva per gli atti normativi nelle adunanze del 9 ottobre 2000 e del 4 dicembre 2000;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 26 gennaio 2001;
Sulla proposta del Ministro della giustizia, di concerto con il Ministro per la funzione pubblica;
Il Presidente della Repubblica emana il seguente regolamento:
Art. 1.
Definizioni
1. Agli effetti del presente regolamento si intende per:
a) “documento informatico”: la rappresentazione informatica del contenuto di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
b) “duplicato del documento informatico”: la riproduzione del documento informatico effettuata su un qualsiasi tipo di supporto elettronico facilmente trasportabile;
c) “documento probatorio”: l’atto avente efficacia probatoria ai sensi del codice civile e del codice di procedura civile;
d) “firma digitale”: il risultato della procedura informatica disciplinata dal decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
e) “dominio giustizia”: l’insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attivita’, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura;
f) “sistema informatico civile”: e’ il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta il processo civile;
g) “gestore del sistema di trasporto delle informazioni”: il gestore indicato dall’articolo 13, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
h) “indirizzo elettronico”: l’indirizzo di posta elettronica come definito dall’articolo 1, comma 1, lettera l), del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;
i) “ricevuta di consegna”: il messaggio generato ed inviato automaticamente al mittente dal gestore del sistema di trasporto delle informazioni del destinatario nel momento in cui il messaggio inviato e’ reso disponibile al destinatario medesimo nella sua casella di posta elettronica;
j) “certificatore della firma digitale”: il soggetto previsto dagli articoli 8, 9 e 17 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.
Art. 2.
Campo di applicazione
1. E’ ammessa la formazione, la comunicazione e la notificazione di atti del processo civile mediante documenti informatici nei modi previsti dal presente regolamento.
2. L’attivita’ di trasmissione, comunicazione o notificazione, dei documenti informatici e’ effettuata per via telematica attraverso il sistema informatico civile, fatto salvo quanto stabilito dall’articolo 6.
3. Si applicano le disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, ove non diversamente stabilito dal presente regolamento.
Art. 3.
Sistema informatico civile
1. Il sistema informatico civile e’ strutturato con modalita’ che assicurano:
a) l’individuazione dell’ufficio giudiziario e del procedimento;
b) l’individuazione del soggetto che inserisce, modifica o comunica l’atto;
c) l’avvenuta ricezione della comunicazione dell’atto;
d) l’automatica abilitazione del difensore e dell’ufficiale giudiziario.
2. Al sistema informatico civile possono accedere attivamente soltanto i difensori delle parti e gli ufficiali giudiziari per le attivita’ rispettivamente consentite dal presente regolamento.
3. Con decreto del Ministro della giustizia, sentita l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione, sono stabilite le regole tecnico-operative per il funzionamento e la gestione del sistema informatico civile, nonche’ per l’accesso dei difensori delle parti e degli ufficiali giudiziari. Con il medesimo decreto sono stabilite le regole tecnico-operative relative alla conservazione e all’archiviazione dei documenti informatici, conformemente alle prescrizioni di cui all’articolo 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, e all’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.
Art. 4.
Atti e provvedimenti
1. Tutti gli atti e i provvedimenti del processo possono essere compiuti come documenti informatici sottoscritti con firma digitale come espressamente previsto dal presente regolamento.
2. Se non e’ possibile procedere alla sottoscrizione nella forma di cui al comma 1, gli atti e i provvedimenti vengono redatti o stampati su supporto cartaceo, sottoscritti nei modi ordinari e allegati al fascicolo cartaceo. La copia informatica degli stessi e’ inserita nel fascicolo informatico con le modalita’ di cui agli articoli 12 e 13.
3. Ove dal presente regolamento non e’ espressamente prevista la sottoscrizione del documento informatico con la firma digitale, questa e’ sostituita dall’indicazione del nominativo del soggetto procedente prodotta sul documento dal sistema automatizzato, a norma dell’articolo 3, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39.
Art. 5.
Processo verbale
1. Il processo verbale, redatto come documento informatico, e’ sottoscritto con firma digitale da chi presiede l’udienza e dal cancelliere. Nei casi in cui e’ richiesto, le parti e i testimoni procedono alla sottoscrizione delle dichiarazioni o del verbale apponendo la propria firma digitale.
2. Se non e’ possibile procedere alla sottoscrizione nella forma di cui al comma 1, il processo verbale viene redatto o stampato su supporto cartaceo, sottoscritto nei modi ordinari e allegato al fascicolo cartaceo. La copia informatica del processo verbale e’ allegata al fascicolo informatico con le modalita’ di cui agli arti-coli 12 e 13.
Art. 6.
Comunicazioni e notificazione
1. Le comunicazioni con biglietto di cancelleria, nonche’ la notificazione degli atti, effettuata quest’ultima come documento informatico sottoscritto con firma digitale, possono essere eseguite per via telematica, oltre che attraverso il sistema informatico civile, anche all’indirizzo elettronico dichiarato ai sensi dell’articolo 7.
2. La parte che richiede la notificazione di un atto trasmette per via telematica l’atto medesimo all’ufficiale giudiziario, che procede alla notifica con le medesime modalita’.
3. L’ufficiale giudiziario, se non procede alla notificazione per via telematica, trae dall’atto ricevuto come documento informatico la copia su supporto cartaceo, ne attesta la conformita’ all’originale e provvede a notificare la copia stessa unitamente al duplicato del documento informatico, nei modi di cui agli articoli 138 e seguenti del codice di procedura civile.
4. Eseguita la notificazione, l’ufficiale giudiziario restituisce per via telematica l’atto notificato, munito della relazione della notificazione attestata dalla sua firma digitale.
Art. 7.
Indirizzo elettronico
1. Ai fini delle comunicazioni e delle notificazioni ai sensi dell’articolo 6, l’indirizzo elettronico del difensore e’ unicamente quello comunicato dal medesimo al Consiglio dell’ordine e da questi reso disponibile ai sensi del comma 3 del presente articolo. Per gli esperti e gli ausiliari del giudice l’indirizzo elettronico e’ quello comunicato dai medesimi ai propri ordini professionali o all’albo dei consulenti presso il tribunale.
2. Per tutti i soggetti diversi da quelli indicati nel comma 1, l’indirizzo elettronico e’ quello dichiarato al certificatore della firma digitale al momento della richiesta di attivazione della procedura informatica di certificazione della firma digitale medesima, ove reso disponibile nel certificato.
3. Gli indirizzi elettronici di cui al comma 1, comunicati tempestivamente dagli ordini professionali al Ministero della giustizia, nonche’ quelli degli uffici giudiziari e degli uffici notifiche (UNEP), sono consultabili anche in via telematica secondo le modalita’ operative stabilite dal decreto di cui all’articolo 3, comma 3.
Art. 8.
Attestazione temporale
1. La comunicazione e la notificazione si ha per eseguita alla data apposta dal notificatore alla ricevuta di consegna mediante la procedura di validazione temporale a norma del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513. Per la comunicazione e la notificazione eseguite dalla cancelleria e dall’ufficiale giudiziario la data riportata nella ricevuta di consegna tiene luogo della suddetta procedura di validazione temporale.
2. I dati relativi a quanto previsto dal comma 1, sono conservati dal notificatore per un periodo non inferiore a cinque anni secondo le modalita’ tecnico-operative stabilite dal decreto di cui all’articolo 3, comma 3.
Art. 9.
Costituzione in giudizio e deposito
1. La parte che procede all’iscrizione a ruolo o alla costituzione in giudizio per via telematica trasmette con il medesimo mezzo i documenti probatori come documenti informatici o le copie informatiche dei documenti probatori su supporto cartaceo.
Art. 10.
Procura alle liti
1. Se la procura alle liti e’ stata conferita su supporto cartaceo, il difensore, che si costituisce per via telematica, trasmette la copia informatica della procura medesima, asseverata come conforme all’originale mediante sottoscrizione con firma digitale.
Art. 11.
Iscrizione a ruolo
1. La nota di iscrizione a ruolo puo’ essere trasmessa per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale.
2. La nota di iscrizione a ruolo trasmessa per via telematica e’ redatta in modo conforme al modello definito con il decreto di cui all’articolo 3, comma 3.
Art. 12.
Fascicolo informatico
1. La cancelleria procede alla formazione informatica del fascicolo d’ufficio, contenente gli atti del processo come documenti informatici ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.
2. Nel fascicolo informatico sono inseriti, secondo le modalita’ di cui al comma 1, anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo. Per i documenti probatori prodotti o comunque acquisiti su supporto cartaceo l’inserimento nel fascicolo informatico delle relative copie informatiche e’ effettuato dalla cancelleria, sempre che l’operazione non sia eccessivamente onerosa.
3. La formazione del fascicolo informatico non elimina l’obbligo di formazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo.
Art. 13.
Formazione del fascicolo informatico
1. Ogni fascicolo informatico riceve la stessa numerazione del fascicolo cartaceo ed e’ formato secondo quanto stabilito dall’articolo 36 delle norme di attuazione del codice di procedura civile.
2. L’indice degli atti contiene anche l’indicazione dei documenti conservati solo nel fascicolo cartaceo ed e’ redatto in modo da consentire la diretta consultazione degli atti e dei documenti
informatici.
3. Gli atti e i documenti probatori depositati dalle parti, contestualmente alla costituzione in giudizio o successivamente, sono inseriti in apposite sezioni del fascicolo informatico contenenti ciascuna l’indicazione del giudizio e della parte cui si riferiscono.
4. Ai sensi dell’articolo 12, comma 2, e’ eccessivamente onerosa l’estrazione della copia informatica di documenti probatori prodotti o acquisiti su supporto cartaceo, ai fini dell’inserimento nel fascicolo informatico da parte della cancelleria, quando il formato del documento da copiare e’ diverso da quelli indicati con il decreto di cui all’articolo 3, comma 3, ovvero se il numero delle pagine da copiare e’ superiore a venti. Con il medesimo decreto il numero delle pagine e’ periodicamente aggiornato.
5. In deroga al comma 4 la cancelleria procede comunque all’estrazione della copia informatica di documenti probatori prodotti o acquisiti su supporto cartaceo quando la parte allega ad essi la copia su supporto informatico.
6. Il fascicolo informatico e’ consultabile dalla parte, oltre che in via telematica, anche nei locali della cancelleria attraverso un videoterminale.
7. Dopo la precisazione delle conclusioni il responsabile della cancelleria appone al fascicolo informatico la firma digitale.
Art. 14.
Produzione degli atti e dei documenti probatori su supporto
informatico
1. Gli atti e i documenti probatori offerti in comunicazione dalle parti dopo la costituzione in giudizio possono essere prodotti, oltre che per via telematica, anche mediante deposito in cancelleria del supporto informatico che li contiene. Il supporto informatico deve essere compatibile con i tipi e i modelli stabiliti al riguardo dal decreto di cui all’articolo 3, comma 3, e deve contenere anche il relativo indice, la cui integrita’ e’ attestata dal difensore con la firma digitale.
2. Il responsabile della cancelleria procede a duplicare nel fascicolo informatico gli atti, i documenti probatori e l’indice indicati nel comma 1.
3. Il supporto informatico e’ restituito alla parte dopo la duplicazione di cui al comma 2.
Art. 15.
Deposito della relazione del C.T.U.
1. La relazione prevista dall’articolo 195 del codice di procedura civile puo’ essere depositata per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale.
2. Con lo stesso mezzo devono essere allegati i documenti e le osservazioni delle parti o la copia informatica di questi ove gli originali sono stati prodotti su supporto cartaceo. In tal caso gli originali sono depositati dal consulente tecnico d’ufficio senza ritardo, in ogni caso prima dell’udienza successiva alla scadenza del termine per il deposito della relazione.
3. Il giudice, tenuto conto di un eventuale successivo utilizzo dei dati contenuti nella consulenza tecnica d’ufficio, puo’ disporre che la relazione o parte di essa sia redatta in modo conforme a modelli definiti con il decreto di cui all’articolo 3, comma 3.
Art. 16.
Trasmissione dei fascicoli
1. Qualora non sia necessario acquisire il fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo, la trasmissione del fascicolo d’ufficio puo’ avvenire, in ogni stato e grado, anche per via telematica con particolari modalita’, stabilite con il decreto di cui all’articolo 3, comma 3, e dirette ad assicurarne l’integrita’, l’autenticita’ e la riservatezza.
2. Prima dell’inoltro, il responsabile della cancelleria e’ tenuto a controllare che il contenuto del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo sia presente nel fascicolo informatico.
Art. 17.
Trasmissione della sentenza
1. La trasmissione per via telematica della minuta della sentenza o della sentenza stessa, redatte come documenti informatici sottoscritti con firma digitale, e’ effettuata, ai sensi dell’articolo 119 delle norme di attuazione del codice di procedura civile, con particolari modalita’ stabilite con il decreto di cui all’articolo 3, comma 3, e dirette ad assicurarne l’integrita’, l’autenticita’ e la riservatezza.
2. Il cancelliere, ai fini del deposito della sentenza ai sensi dell’articolo 133 del codice di procedura civile, sottoscrive la sentenza stessa con la propria firma digitale.
Art. 18.
Informatizzazione del processo amministrativo e contabile
1. Le disposizioni del presente regolamento si applicano, in quanto compatibili, anche al processo amministrativo e ai processi innanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei conti.
2. Con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, sentita l’Autorita’ per l’informatica nella pubblica amministrazione, sono stabilite le regole tecnico-operative per il funzionamento e la gestione del sistema informatico della giustizia amministrativa e contabile. I decreti sono adottati entro il termine di cui all’articolo 19, comma 2.
Art. 19.
Disposizioni finali
1. Le disposizioni del presente regolamento si applicano ai giudizi iscritti a ruolo dopo il 1o gennaio 2002.
2. Il decreto ministeriale previsto dall’articolo 3, comma 3, e’ adottato entro il 30 ottobre 2001.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara’ inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E’ fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.
Roma, 13 febbraio 2001
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RELAZIONE ILLUSTRATIVA
1.- Con il presente regolamento si intende dettare una disciplina più analitica rispetto a quanto previsto in generale dal decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 (Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59), in modo da rendere più funzionale, nelle attività strumentali del processo civile, l’uso di strumenti informatici e telematici, anche a seguito delle più recenti innovazioni tecnologiche e applicative.
I presupposti normativi e tecnici di tale iniziativa possono rinvenirsi inizialmente nella legge 23 ottobre 1992, n. 421, che, all’articolo 2, comma 1, lett. mm), ha previsto in generale il “completamento del processo di informatizzazione delle amministrazioni pubbliche”.
In seguito con il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, all’articolo 3, è stato affermato il principio secondo cui tutte le pubbliche amministrazioni agiscono “di norma” attraverso “i sistemi informativi automatizzati”; e all’articolo 16, comma 8, è stata quindi prevista l’adozione di uno o più regolamenti governativi per l’individuazione di “particolari modalità di applicazione” del decreto legislativo medesimo “in relazione all’Amministrazione della giustizia”.
Infine con l’entrata in vigore della normativa sulla firma digitale, e segnatamente dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 – che ha delegificato la materia – e del successivo regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, il documento informatico sottoscritto con la firma digitale ha acquistato efficacia probatoria pari a quella della scrittura privata ai sensi dell’articolo 2702 del codice civile, e la trasmissione dei documenti con strumenti informatici è stata definitivamente considerata valida e rilevante a tutti gli effetti di legge.
Più in particolare è già parte dell’ordinamento il principio secondo cui “la trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge” (cfr. articolo 12, comma 3, del d.P.R. 513/1997). E, come si è detto, l’Amministrazione della giustizia è stata espressamente menzionata dalla legge tra i soggetti pubblici destinatari dell’uso dei sistemi informativi automatizzati (cfr. citato articolo 16, comma 8, il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39).
Con il presente regolamento si intende quindi dettare –– in una materia non più coperta da riserva di legge – delle norme più specifiche in tema di formazione e trasmissione di documenti informatici con particolare riferimento al processo civile, allo scopo di definire anche nel dettaglio i principi generali già affermati dal d.P.R. 513/1997, in tema di formazione, archiviazione e la trasmissione (e notificazione) di documenti con strumenti informatici e telematici .
Nel processo civile l’apposizione della firma digitale del cancelliere e, a seconda dei casi, del giudice stesso, con le cautele e le garanzie assicurate da un decreto ministeriale recante modalità tecnico-operative, oltre che da un autonomo sistema informatico (“sistema informatico civile”), accessibile da terzi solo in casi specifici, dovrebbe consentire la fattibilità di una tale operazione, in termini di efficacia e sicurezza.
Infatti tenendo presente terminologia e istituti giuridici presenti nel citato decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, si è quindi proceduto a prendere come parametro di validità degli atti del processo il “documento informatico sottoscritto con firma digitale” (cfr. art.5, comma 1, del d.P.R. n. 513 del 1997). L’apposizione della firma digitale da parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine “l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi” (cfr. art. 16, comma 3, d.P.R. n. 513 del 1997). Inoltre tutte le operazioni di archiviazione e trasmissione di dati dovrebbero avvenire nell’ambito del “sistema informatico civile”, con l’importante eccezione delle comunicazioni e notificazioni (eseguibili anche tramite Internet) –– cfr. articoli 2, comma 2, e 6, comma 1 -.
Le disposizioni relative all’uso di strumenti informatici e telematici nel processo si propongono l’obiettivo di creare un sistema valevole per tutti i tipi, le fasi e i gradi del processo, senza incidere in alcun modo sulle disposizioni sostanziali processuali (adempimenti, termini, contenuto di atti, produzioni ecc.). In altri termini l’attività informatica o telematica disciplinata dal presente regolamento si affianca, come modalità alternativa per le parti, a quella ordinaria su sopporto “cartaceo” –– oltre che in forza del principio generale di libertà delle forme di cui all’articolo 121 del codice di procedura civile – in forza della già avvenuta equiparazione normativa dei documenti informatici e telematici (come sopra detto, “a tutti gli effetti di legge”) a quelli tradizionali.
L’idea di dettare norme più specifiche circa l’uso degli strumenti informatici e telematici nell’ambito del processo civile muove dalla convinzione che tali mezzi possano agevolare, in termini di rapidità e risparmio di energie materiali e personali, la funzionalità del sistema processuale in molte fasi (ad es. consultazione di atti, comunicazione e notificazione di atti, trasmissione del fascicolo).
2.- In linea con tale impostazione, che trova nella legislazione vigente precisi punti di riferimento, deve osservarsi che il presente regolamento non comporta, come è ovvio, nuovi oneri, giacché la copertura finanziaria è già stata prevista e approvata in base alla richiamata legislazione vigente.
Infatti la spesa relativa al progetto sul cd. processo telematico è già stata quantificata, nel Piano Triennale 2000/2002, approvato dall’AIPA, nella misura di L. 13.000.000.000 per l’anno 2000 , di L. 24.000.000.000 per il triennio 2001/2003.
In considerazione della spinta acceleratoria derivante dall’emanazione del presente regolamento, si chiederà, in sede di presentazione del Piano triennale 2001/2003 all’AIPA, che una parte delle somme destinate all’anno 2002 vengano anticipate, ottenendo una previsione di spesa, per l’anno 2001, pari a L. 9.000.000.000.
Inoltre si fa presente che per quanto attiene alla firma digitale e quindi all’identificazione sicura del personale di magistratura e del personale amministrativo è già in corso un altro progetto nel piano triennale 2000/2002, il cui costo nel triennio è stimato in L. 12.163.000.000.
Infine si segnala che comunque i progetti (contenuti nel Piano Triennale 2000/2002, di seguito elencati con la stima di costi) relativi alla informatizzazione dei registri e alla gestione del fascicolo elettronico (Polis), prevedono al loro interno attività di supporto alla realizzazione del processo telematico.
3.- Sono state apportate alcune modifiche al testo originario in accoglimento delle osservazioni dell’AIPA. Va specificato al riguardo che le osservazioni sull’articolo 13 formulate dall’AIPA sono state sostanzialmente accolte e recepite, per esigenze sistematiche e con norma più generale, nell’articolo 3, comma 3.
All’esito di una riunione alla Presidenza del Consiglio dei ministri, alla presenza anche dei rappresentanti dell’AIPA e del Garante per la protezione dei dati personali si è chiarito che il decreto ministeriale di cui all’articolo 3, comma 3, avrà per oggetto “regole tecnico-operative” (sostituendosi in tal senso l’originaria espressione “modalità operative”) e dovrà essere adottato previo parere dell’AIPA.
In ordine ai rilievi del Garante per la protezione dei dati personali si è convenuto di espungere la parola “sicurezza” dal testo dell’articolo 3, comma 3, in modo che sia più chiaro che l’emanando decreto sulle regole tecnico-operative (di natura non regolamentare) non potrà avere alcuna incidenza sul vigente regolamento sulle misure minime di sicurezza in tema di protezione dei dati personali (d.P.R. 14 settembre 1999, n. 318). Quanto alla indicata necessità di un riferimento ad un prossimo codice deontologico da parte dei liberi professionisti ovvero a autorizzazioni generali del Garante si è avuto modo di osservare che la specificità del presente regolamento rende inopportuno l’inserimento di principi, regole o codici deontologici che in quanto tali debbono valere, mutatis mutandis, anche per l’attività off line e senza che, per ciò stesso, l’assenza di tale riferimento stia a significare l’inapplicabilità di tali regole generali.
Secondo quanto rilevato dal Consiglio di Stato nel parere interlocutorio, si è provveduto ad inserire –– su proposta del Dipartimento della funzione pubblica – una norma (il nuovo articolo 18) contenente l’applicabilità della disciplina del regolamento anche ai procedimenti amministrativi e contabili.
Si è inoltre provveduto alla verifica del testo alla luce delle disposizioni dell’emanando testo unico sulla documentazione amministrativa (nel testo che segue si è comunque dato atto, per maggior chiarezza, dei riferimenti alle disposizioni dell’emanando testo unico, riportati tra parentesi in neretto).
Infine non è sembrato utile, in concreto, accogliere il suggerimento del Consiglio di Stato circa una anticipata operatività di alcune disposizioni – segnatamente gli articoli 6 e 7 -, giacché anche le suddette disposizioni presuppongono, invero, che il sistema informatico civile sia pienamente in funzione (e quindi che: sia stato adottato il decreto sulle regole tecnico-operative; le cancellerie, le segreterie e gli ufficiali giudiziari siano dotate dei relativi strumenti; gli ordini professionali abbiano messo a disposizione gli indirizzi elettronici come previsto dall’articolo 7).
Sono da ultimo stati accolti i suggerimenti del Consiglio di Stato nel parere definitivo del 4 dicembre 2000.
4.- Le singole disposizioni.
Articolo 1. Passando ad illustrare le singole disposizioni può rilevarsi come con l’articolo 1 si diano le definizioni di istituti e concetti tenuti presenti nel regolamento, la gran parte dei quali è mutuata dal d.P.R. 513 del 1997 [cfr. gli articoli 1, comma 1, lettera b), 17, comma 2, 22, comma 1, lettera h) e lettera i), 27, 28 e 29 del decreto del Presidente della Repubblica, di approvazione del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa].
Articolo 2. Nell’articolo 2 si ribadisce, specificamente per il processo civile, il principio generale dell’ammissibilità della formazione, comunicazione e notificazione di atti mediante documenti informatici.
Nel secondo comma dell’articolo 2 si prevede che, salvo quanto stabilito dall’articolo 6, comma 1 (comunicazioni e notifiche all’indirizzo elettronico dichiarato), l’attività di trasmissione per via telematica è effettuata attraverso il “sistema informatico civile”, definito nell’articolo 1 come “il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta il processo civile”, e regolato più specificamente dall’articolo 3.
Nel terzo comma dell’articolo 2 si richiama la normativa di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, del quale il presente decreto costituisce un’integrazione.
Articolo 3. Nell’articolo 3 si disciplinano le caratteristiche del “sistema informatico civile”; a tale sistema potranno accedere, come specificato nel comma 2, oltre al personale dell’amministrazione della giustizia (come si ricava, all’evidenza, dalla definizione di cui all’articolo 1, comma 1, lettera f), anche i difensori delle parti e gli ufficiali giudiziari per le attività di rispettiva competenza stabilite nel regolamento stesso.
Con il comma 3 si prevede il decreto ministeriale di individuazione delle modalità tecnico-operative per il funzionamento e la gestione del sistema stesso. Con il medesimo decreto sono stabilite anche le regole tecnico-operative relative alla conservazione e all’archiviazione dei documenti informatici, conformemente alle prescrizioni di cui all’articolo 2, comma 15, della legge 24 dicembre 1993, n. 537, e all’articolo 18 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 [cfr. l’articolo 9 del decreto del Presidente della Repubblica di approvazione del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa].
Articolo 4. Con l’articolo 4 si ribadisce in generale l’ammissibilità della redazione di tutti gli atti e i provvedimenti del processo – ivi compresi i provvedimenti del giudice (sentenze, ordinanze e decreti) – mediante la forma elettronica, e cioè come documenti informatici sottoscritti con firma digitale. Ciò costituisce una specificazione del principio generale della libertà delle forme (art. 121 c.p.c.) e al tempo stesso ribadisce la validità, anche nel processo civile, di quanto stabilito in generale nel d.P.R. n. 513 del 1997 sui documenti informatici.
Inoltre si introducono regole di raccordo tra le nuove disposizioni e la disciplina tradizionale degli atti processuali: in particolare, a cura della cancelleria, ogni atto redatto nella forma cartacea sarà trasformato in copia informatica, e ciò ai fini dell’inserimento della copia elettronica nel fascicolo informatico.
Va chiarito fin d’ora che anche nel caso in cui la parte proceda per via telematica la cancelleria sarà comunque tenuta alla formazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo (ovviamente mediante copia degli atti) –– cfr. articolo 12, comma 3-. In questo caso tuttavia non si tratterà di duplicare tutti gli atti processuali, giacché il contenuto del fascicolo d’ufficio è circoscritto da quanto previsto dall’articolo 168 c.p.c.
Con il terzo comma si recupera il criterio di validità di cui all’articolo 3, comma 2, del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39, per tutti quegli atti per i quali non è espressamente prevista la sottoscrizione con la firma digitale. Secondo il citato articolo 3 d.lgs. 39/1993 la firma è “sostituita dall’indicazione del nominativo del soggetto procedente prodotta sul documento dal sistema automatizzato” e, nel presente regolamento, tale sistema di sottoscrizione viene in definitiva usato per documenti informatici che costituiscono copia di atti in forma cartacea (e quindi sottoscritti con la firma autografa tradizionale) ovvero che rappresentano provvedimenti di mera esecuzione di atti già redatti come documenti informatici sottoscritti con la firma digitale.
Articolo 5. Stessi principi (di cui all’articolo 4) sono stabiliti per quanto riguarda il processo verbale dall’articolo 5, nel quale si disciplina anche l’ipotesi dell’intervento del testimone.
Articolo 6. Con l’articolo 6 si prevede che le comunicazioni con biglietto di cancelleria (per i quali non è necessaria la sottoscrizione con la firma digitale) e la notificazione degli atti (effettuate come documenti informatici sottoscritti con firma digitale) possono essere eseguite per via telematica, oltre che attraverso il sistema informatico civile, anche all’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario al certificatore della firma digitale (cfr. successivo articolo 7).
Nell’articolo in esame si prevedono le modalità attraverso le quali l’ufficiale giudiziario può svolgere l’attività di notificazione per via telematica ad integrazione dei principi già applicabili di cui all’articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 (che recita testualmente: “1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato. 2. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente regolamento e alle regole tecniche di cui all’articolo 3, sono opponibili ai terzi. 3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.”).
Nel comma 3 si prevede l’ipotesi in cui, per una qualsiasi ragione, l’ufficiale giudiziario non sia in grado di procedere alla notificazione per via telematica di un atto ricevuto come documento informatico. In tal caso egli procede alla notifica nei modi tradizionali, consegnando la copia autenticata su supporto cartaceo e il duplicato del documento informatico (su supporto elettronico facilmente trasportabile), al fine di consentire al destinatario ogni verifica sulla firma digitale apposta sul documento informatico medesimo.
Articolo 7. Con l’articolo 6 si è prevista la possibilità di notificazioni presso l’indirizzo elettronico; con la disciplina di cui all’articolo 7 si introducono le modalità relative alla dichiarazione dell’indirizzo elettronico.
Per il difensore si farà riferimento a quello comunicato dal medesimo al Consiglio dell’ordine e da quest’ultimo reso disponibile agli uffici giudiziari e al pubblico; per gli esperti e gli ausiliari del giudice l’indirizzo elettronico è quello comunicato dai medesimi ai propri ordini professionali o all’albo dei consulenti presso il tribunale (comma 1 dell’articolo 7).
Per tutti gli altri soggetti l’indirizzo elettronico valido sarà quello dichiarato al certificatore della firma digitale (la figura del certificatore della firma digitale è prevista dagli articoli 8, 9 e 17 del d.P.R. n. 513 del 1997) al momento della richiesta di attivazione della procedura informatica di certificazione della firma digitale medesima (comma 2 dell’articolo 7), sempre che il certificatore offra il servizio di rendere disponibile nel certificato l’indirizzo elettronico.
In altri termini il soggetto che vorrà munirsi, per la propria attività, della firma digitale dovrà accettare il fatto che all’indirizzo elettronico dichiarato a tal fine potranno pervenire notificazioni di atti processuali pienamente efficaci e valide.
Nel comma 3 si prevede da un lato la possibilità di consultazione (anche in via telematica) degli indirizzi elettronici da parte del pubblico – onde favorire la notificazione telematica – e dall’altro il tempestivo aggiornamento di tali indirizzi secondo quanto previsto dal decreto ministeriale.
Articolo 8. Nel comma 1 dell’articolo 8 si stabilisce che “la comunicazione e la notificazione si ha per eseguita alla data apposta dal notificatore alla ricevuta di consegna mediante la procedura di validazione temporale a norma del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513. Per la comunicazione e la notificazione eseguite dalla cancelleria e dall’ufficiale giudiziario la data riportata nella ricevuta di consegna tiene luogo della suddetta procedura di validazione temporale.”
Con tale disposizione si chiarisce, più nel dettaglio, il momento in cui la comunicazione e la notificazione si ha per eseguita.
Va premesso in generale che i principi in materia sono quelli già stabiliti dall’articolo 12 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, come sopra già integralmente richiamato, nonché quello di recente affermato dall’articolo 11, comma 1, della recente Direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’8 giugno 2000, sui servizi della società dell’informazione, secondo cui “l’ordine e la ricevuta si considerano pervenuti quando le parti cui sono indirizzati hanno la possibilità di accedervi”.
In altri termini non si richiede che il destinatario apra (e cioè visualizzi) la posta elettronica, ma che il “gestore del sistema di trasporto delle informazioni” (cfr. articolo 13, comma 2, del d.P.R. 513/1997) renda accessibile l’atto al destinatario, alla stessa stregua di quanto avviene con la posta ordinaria pervenuta all’indirizzo fisico del destinatario. Nella specie sarà sufficiente che l’e-mail (la posta elettronica) raggiunga il gestore del servizio del destinatario e che, quindi, il destinatario sia in grado di accedere a tale posta. Di ciò il suddetto gestore rilascia immediata e automatica “ricevuta di consegna” (come definita dall’articolo 1, comma 1, lettera i: “il messaggio generato ed inviato automaticamente al mittente dal gestore del sistema di trasporto delle informazioni del destinatario nel momento in cui il messaggio inviato è reso disponibile al destinatario medesimo nella sua casella di posta elettronica”). Su tale ricevuta di consegna il notificatore dovrà quindi applicare la procedura di “validazione temporale” che, secondo il decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 e le successive regole tecniche al riguardo approvate con D.P.C.M. 8 febbraio 1999 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513) garantisce l’attestazione di data e ora in termini di affidabilità e sicurezza.
Onde consentire eventuali controlli sul servizio automatico di segnalazione di avvenuta ricezione del documento informatico, in caso di contestazione sulla ricezione della posta elettronica, si stabilisce inoltre che i dati relativi all’attestazione temporale siano conservati dal notificatore per un periodo non inferiore a cinque anni. Naturalmente saranno adottate specifiche disposizioni tecniche per assicurare l’integrità del relativo archivio.
Articoli 9, 10 e 11. Costituzione in giudizio e deposito, nonché procura alle liti e iscrizione a ruolo sono espressamente presi in considerazione rispettivamente negli articoli in parola secondo i principi già sopra richiamati.
Articoli 12 e 13. Punto centrale del processo telematico è l’istituzione del fascicolo informatico. La cancelleria procede alla formazione informatica del fascicolo d’ufficio, contenente gli atti del processo come documenti informatici ovvero le copie informatiche dei medesimi atti quando siano stati depositati su supporto cartaceo.
Secondo la previsione dell’articolo 9 nel fascicolo informatico sono inseriti anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo. Per i documenti probatori prodotti o comunque acquisiti su supporto cartaceo l’inserimento nel fascicolo informatico delle relative copie informatiche è effettuato dalla cancelleria, sempre che l’operazione non sia eccessivamente onerosa (e la ricorrenza di tale ipotesi è disciplinata dall’articolo 13, comma 4).
In linea di massima quindi il fascicolo informatico consentirà alle parti, al giudice e alla cancelleria la consultazione on line del fascicolo d’ufficio e di quelli di parte. Come chiarito dall’articolo 13, comma 6, sarà comunque possibile la consultazione anche nei locali della cancelleria attraverso appositi videoterminali. Ciò garantisce l’accesso al fascicolo informatico anche alla parte sprovvista di propri strumenti informatici, la quale ovviamente potrà trarre copia cartacea dei documenti informatici secondo le regole ordinarie.
Al comma 3 dell’articolo 12 si chiarisce espressamente che le disposizioni in esame si affiancano alle norme sulla formazione tradizionale del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo.
Nell’articolo 13 si dettano norme integrative sulla formazione del fascicolo informatico (numerazione, indice, possibilità di copia informatica, ripartizione dei fascicoli di parte, possibilità di consultazione). Dopo la precisazione delle conclusioni il responsabile della cancelleria appone al fascicolo informatico la firma digitale (comma 7), rendendo indelebile il fascicolo stesso, contenente tutte le acquisizioni probatorie.
Articolo 14. Nell’articolo 14 si disciplina anche l’ipotesi di produzione di atti su supporto informatico, ipotesi questa che dovrebbe essere residuale tra la produzione tradizionale di atti su supporto cartaceo e la produzione per via telematica di atti redatti come documenti informatici.
Articolo 15. Con l’articolo 15 si prevede specificamente la possibilità del deposito della relazione del consulente tecnico d’ufficio per via telematica come documento informatico sottoscritto con firma digitale. Anche gli allegati (documenti e osservazioni delle parti o la copia informatica di questi ove gli originali sono stati prodotti su supporto cartaceo) possono essere depositati con lo stesso mezzo, ma in tal caso gli originali sono depositati dal consulente tecnico d’ufficio senza ritardo, in ogni caso prima dell’udienza successiva alla scadenza del termine per il deposito della relazione, onde consentire alle parti di prenderne visione.
Così come previsto per la nota di iscrizione a ruolo (articolo 11, comma 2) la relazione del consulente tecnico d’ufficio potrà essere redatta su appositi modelli definiti con decreto ministeriale. Più in particolare per la c.t.u. sarà il giudice a stabilire se essa dovrà essere redatta conformemente ad appositi modelli, tenuto conto di un eventuale successivo utilizzo dei dati contenuti nella consulenza tecnica d’ufficio (ad es. per l’aggiornamento dei registri di cancelleria o per la creazione di un archivio) .
Articoli 16 e 17. Con gli articoli 16 e 17 si chiarisce che le norme sulla redazione degli atti come documenti informatici e sulla trasmissione degli stessi per via telematica si riferiscono anche a fascicoli e sentenze relativi ad ogni stato e grado del processo.
Saranno infine stabilite con decreto ministeriale particolari regole e modalità, dirette ad assicurarne l’integrità, l’autenticità e la riservatezza dei dati trasmessi.
Articolo 18. Come suggerito nel parere del Consiglio di Stato, su proposta del Dipartimento della funzione pubblica è stata prevista l’estensione delle disposizioni regolamentari ad altri procedimenti.
Articolo 19. La norma regola l’operatività delle disposizioni regolamentari e il termine per l’adozione dei decreti sulle regole tecnico-operative.
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RELAZIONE TECNICO – NORMATIVA
Il presente regolamento viene ad integrare, per quanto attiene al processo civile, il quadro normativo già delineato dal regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 (Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59), in modo da rendere concreta e funzionale l’applicazione di principi già affermati e vigenti nell’ordinamento giuridico (cfr. ad es. articoli 4 e 5 del citato d.P.R. 513 del 1997, sul principio secondo cui il documento informativo soddisfa il requisito legale della forma scritta e sull’efficacia probatoria del documento informatico).
La conformità alla Costituzione si evince dal fatto che la materia in questione è stata già oggetto di delegificazione a seguito dell’entrata in vigore dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, e del successivo regolamento di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513.
Sotto l’aspetto strettamente processuale non v’è alcuna interferenza con la disciplina comunitaria sia perché il presente regolamento non detta norme modificative delle disposizioni sostanziali processuali (adempimenti, termini, contenuto di atti, produzioni ecc.), bensì solo norme strumentali sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo che si affiancheranno alle modalità ordinarie (su sopporto “cartaceo”); sia perché non v’è al momento alcuna disciplina comunitaria in tale specifico settore.
In ogni caso in tema di notificazione il presente regolamento appare in linea con il principio generale di recente affermato dall’articolo 11, comma 1, della recente Direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’8 giugno 2000, sui servizi della società dell’informazione, secondo cui “l’ordine e la ricevuta si considerano pervenuti quando le parti cui sono indirizzati hanno la possibilità di accedervi”.
Sotto lo specifico profilo dei rapporti tra la firma digitale e la firma elettronica come disciplinata dalla Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, eventuali aggiustamenti e modifiche potranno essere apportate in sede di recepimento della direttiva stessa e riguarderanno l’istituto della firma digitale come disciplinato dal d.P.R. 513 del 1997, al quale il presente regolamento rinvia. In ogni caso si richiama fin d’ora l’articolo 3, comma 7, della citata direttiva 1999/93/CE che consente deroghe ed eccezioni sull’uso delle firma elettroniche in particolari settori pubblici (come potrebbe essere, se del caso, il settore del processo civile, – cfr. art. 3, comma 7: “Gli Stati membri possono assoggettare l’uso delle firme elettroniche nel settore pubblico ad eventuali requisiti supplementari. Tali requisiti debbono essere obiettivi, trasparenti, proporzionati e non discriminatori e riguardare unicamente le caratteristiche specifiche dell’uso di cui trattasi. Tali requisiti non possono rappresentare un ostacolo ai servizi transfrontalieri per i cittadini”).
Non emergono profili concernenti il rispetto di competenze delle regioni e delle autonomie locali.
Ai fini della valutazione dell’impatto della presente regolamentazione può rilevarsi che l’uso degli strumenti informatici e telematici nell’ambito del processo civile potrà agevolare, in termini di rapidità e risparmio di energie materiali e personali, la funzionalità del sistema processuale in molte fasi (ad es. consultazione di atti, comunicazione e notificazione di atti, trasmissione del fascicolo) con evidenti e diretti vantaggi per il personale dell’Amministrazione della giustizia, per gli avvocati e per tutti i cittadini.
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