Piattaforma unica negoziazione assistita: pubblicati nuovi documenti

Il Consiglio Nazionale Forense (CNF) ha recentemente pubblicato sul proprio sito istituzionale alcuni importanti documenti riguardanti la gestione dei dati personali e il trattamento degli accordi di negoziazione assistita sulla Piattaforma unica nazionale per il deposito delle copie degli accordi di negoziazione. Tra questi, figurano i contratti di nomina a Responsabile e sub-Responsabile per il trattamento dei dati personali, nonché i documenti per l’attivazione della delega al ruolo di Responsabile del servizio di Conservazione digitale. Questi contratti svolgono un ruolo cruciale nel garantire la sicurezza e la corretta conservazione delle informazioni relative al deposito telematico presso i Consigli degli Ordini degli Avvocati (COA) e nelle procedure di negoziazione assistita, specialmente in ambito familiare,

1. La Piattaforma nazionale per il deposito degli accordi di negoziazione assistita

Uno degli strumenti chiave messi a disposizione dagli avvocati per facilitare la gestione degli accordi di negoziazione assistita è la Piattaforma nazionale per il deposito degli accordi di negoziazione assistita, accessibile tramite il sito del CNF. Questa piattaforma digitale rappresenta un’importante innovazione nel campo della giustizia telematica, permettendo agli avvocati di depositare online gli accordi raggiunti nell’ambito delle negoziazioni, garantendo così maggiore efficienza e velocità nei procedimenti.
Attraverso il Gestionale per il deposito degli accordi di negoziazione assistita si possono caricare e conservare digitalmente gli accordi relativi a controversie civili, familiari o patrimoniali, evitando la necessità di recarsi fisicamente presso il COA. Il sistema è progettato per essere intuitivo e accessibile, fornendo agli avvocati una serie di strumenti per la gestione documentale e il tracciamento dei processi di deposito. In particolare, per quanto riguarda il diritto di famiglia, la piattaforma consente di gestire rapidamente gli accordi in materia di mantenimento dei figli, affidamento, e altre questioni legate alle relazioni familiari.

2. Caratteristiche principali della piattaforma

• Semplicità d’uso: La piattaforma è stata progettata per rendere il processo di deposito quanto più semplice e veloce possibile, riducendo il carico burocratico per gli avvocati.
• Sicurezza: L’accesso alla piattaforma e la gestione dei dati sono protetti da sistemi di sicurezza avanzati, garantendo la riservatezza delle informazioni caricate.
• Conservazione a norma: Il sistema di conservazione digitale permette di custodire i documenti per il tempo richiesto dalla normativa vigente, con la possibilità di ottenere copie autentiche in ogni momento.
• Monitoraggio dei processi: Gli avvocati possono tenere traccia dello stato dei depositi e ricevere notifiche quando l’accordo viene registrato o quando è necessario prendere ulteriori provvedimenti.

3. Guida all’utilizzo della piattaforma per la negoziazione assistita

• Accesso alla Piattaforma
• Accedi al portale ufficiale tramite il sito del Consiglio Nazionale Forense (CNF) o tramite il link diretto fornito dal tuo ordine professionale.
• Effettua l’accesso utilizzando le credenziali di autenticazione fornite (SPID, CIE o CNS).
• Registrazione
• Se è il tuo primo accesso, è necessario registrarsi. Inserisci i dati richiesti (nome, cognome, codice fiscale, e-mail, ecc.) e conferma tramite un’e-mail di verifica.
• Una volta registrato, potrai completare il profilo inserendo eventuali deleghe o incarichi professionali, come quello di Responsabile del Trattamento dei Dati o di Responsabile della Conservazione Digitale.
• Creazione di un nuovo Accordo di Negoziazione Assistita
• Dal menù principale, seleziona la sezione “Accordi” e poi clicca su “Nuovo Accordo”.
• Allegare i documenti necessari, come gli atti di procura e l’accordo firmato tra le parti, in formato PDF.
• Gestione della Delegazione e delle Funzioni
• Se hai bisogno di delegare un collega o un altro avvocato per la gestione dell’accordo, utilizza l’opzione “Deleghe” dal profilo. Qui potrai conferire deleghe specifiche per la firma digitale o per la presentazione di atti.
• Assicurati di assegnare correttamente i ruoli di Responsabile del Trattamento dei Dati e Responsabile della Conservazione, se richiesti dal tuo studio.
• Firma e Invio dell’Accordo
• Una volta compilato l’accordo, utilizza la firma digitale per convalidare i documenti.
• Dopo aver firmato, clicca su “Invia” per presentare l’accordo sulla piattaforma. Riceverai una notifica via e-mail che confermerà l’avvenuta presentazione.
• Monitoraggio dello Stato dell’Accordo
• Nella sezione “Accordi Inviati”, puoi verificare lo stato di avanzamento della pratica (in attesa, in revisione, approvato, ecc.).
• Puoi anche ricevere aggiornamenti tramite notifiche push o via e-mail.
• Assistenza Tecnica
• Se incontri difficoltà nell’utilizzo della piattaforma, è disponibile un servizio di assistenza tramite chat o e-mail. Il supporto può aiutare con problemi tecnici o chiarimenti procedurali.

4. Il ruolo del Responsabile e sub-Responsabile per il trattamento dei dati personali

Il CNF, come altre istituzioni, è soggetto agli obblighi imposti dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR). Per questo motivo, ha predisposto contratti di nomina per il Responsabile e il sub-Responsabile del trattamento dei dati personali. Questi documenti sono essenziali per disciplinare le modalità con cui vengono gestiti i dati sensibili raccolti nell’ambito delle attività del COA, con particolare riferimento al censimento e all’archiviazione delle informazioni e dei file relativi al deposito telematico.
Il Responsabile del trattamento dei dati ha il compito di garantire che i dati personali vengano gestiti in conformità con le normative europee e nazionali, assicurando che vi siano misure adeguate per prevenire accessi non autorizzati, perdite o alterazioni delle informazioni. Il sub-Responsabile supporta il Responsabile in queste attività, con un focus specifico sulla protezione e sull’archiviazione telematica dei dati depositati presso il COA.

5. Attivazione della delega al ruolo di Responsabile del servizio di Conservazione digitale

Un altro importante documento pubblicato riguarda l’attivazione della delega per il Responsabile del servizio di Conservazione digitale. Questo ruolo è fondamentale per garantire la conservazione a norma e la gestione della copia autentica degli accordi depositati, in particolare nell’ambito delle procedure di negoziazione assistita in materia di diritto di famiglia.
Il servizio di Conservazione digitale permette di adempiere a obblighi legali relativi alla gestione e alla conservazione a lungo termine dei documenti. Questo processo è di particolare rilevanza nel contesto della negoziazione assistita, in cui vengono depositati accordi che hanno effetti giuridici significativi, come quelli relativi alla separazione o al mantenimento dei figli. Attraverso questo sistema, è possibile ottenere copie autentiche e ufficiali degli accordi in qualsiasi momento, garantendo sia la conservazione che la reperibilità futura degli stessi.

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