Il codice civile elenca in modo non tassativo i beni condominiali che rientrano nel regime di comunione. Tale regime comporta la necessità di affidare la gestione dei beni e servizi ad un soggetto che si prodighi al compimento degli atti occorrenti a mantenerli in funzione. L’amministratore di condominio, quale soggetto deputato alla gestione e all’amministrazione dei servizi comuni, per eseguire il mandato nel pieno rispetto della normativa, deve inevitabilmente venire a conoscenza di dati personali afferenti i singoli condomini. Tali dati, siccome idonei a rivelare informazioni importanti e riservate anche relative alla sfera privata di ognuno di loro, devono essere opportunamente trattati e conservati.
Il giusto equilibrio tra la trasparenza della gestione della cosa comune e il diritto alla riservatezza di ciascuno è garantito da un complesso di norme nazionali ed europee.
Sin dal 2003, con l’entrata in vigore del D. Lgs. n. 196/2003, meglio noto come Codice della Privacy, il Garante ha fornito una serie di precisazioni idonee a tutelare e bilanciare gli opposti diritti dei condomini al controllo dell’operato dell’amministratore e alla riservatezza delle informazioni ad esso fornite. Successivamente, con l’entrata in vigore della legge 220/2012, “c.d. Riforma del Condominio”, sono state fornite una serie di precisazioni in merito alle modalità del trattamento dei dati dei condomini da parte dell’amministratore. Oggi, con l’entrata in vigore del Regolamento UE 2016/679, meglio conosciuto con l’acronimo GDPR (General Data Protection Regulation), si è data una disciplina organica a livello europeo alla materia della protezione dei dati personali.
Oggi, chiunque per ragioni professionali venga in possesso di dati personali di terzi soggetti deve attenersi a quanto stabilito dal Regolamento e dal Codice della Privacy, compresi dunque gli amministratori di condominio.
Vediamo allora brevemente quali sono gli accorgimenti che l’amministratore condominiale dovrà adottare per svolgere il mandato nel pieno rispetto della normativa in materia di privacy.
1. Dati personali e trattamento
2. I dati personali trattati dall’amministratore condominiale
3. Modalità del trattamento
4. Informativa sulla privacy
5. diritti dei condomini rispetto ai dati trattati
6. Partecipazione di soggetti estranei all’assemblea condominiale e privacy
Dati personali e trattamento
Ai sensi dell’art. 4 del GDPR per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Per trattamento invece si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione .
Il condominio è il soggetto titolare del trattamento e l’amministratore in quanto rappresentante legale del condominio ha il duplice ruolo di titolare ex art. 24 GDPR e responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR. I singoli condomini rivestono invece il ruolo di “interessato” del trattamento.
2. I dati personali trattati dall’amministratore condominiale
L’amministratore nell’esercizio del mandato conferitogli si trova a trattare numerosi dati personali.
Basti pensare ai doveri elencati dall’art. 1130 c.c. per rendersi conto della mole di dati personali che l’amministratore si trova a trattare quotidianamente.
Pensiamo per esempio all’obbligo di convocare annualmente l’assemblea condominiale e ai dati personali che tratta l’amministratore quando invia la convocazione ai singoli condomini (nome, cognome, indirizzo, interno, ecc.), oppure ai dati che tratta nel curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale (contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e/o di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, dei dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché di ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio ).
È evidente che l’amministratore non può attendere ai propri doveri senza conoscere il nominativo dei singoli componenti la compagine condominiale, il loro indirizzo, il recapito telefonico fisso o mobile, l’indirizzo e-mail, il codice fiscale e tanti altri dati che rientrano nella definizione di dato personale così come sancita dall’art. 4 del GDPR.
Ne consegue che il trattamento di tali dati non può prescindere dal rispetto della normativa sopra richiamata.
3. Modalità del trattamento
I dati personali devono essere trattati dall’amministratore in modo lecito e secondo correttezza, nel rispetto del principio di proporzionalità; devono essere completi, ma allo stesso tempo non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati. Debbono altresì essere raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del trattamento in termini compatibili con tali scopi; devono essere esatti e pertinenti, e se necessario, aggiornati.
Norme più stringenti si rinvengono invece relativamente al trattamento dei dati di natura sensibile, ovvero quelli che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale. Il trattamento di tali dati è consentito solo se risulta indispensabile ai fini amministrativi e gestionali e previo consenso esplicito dell’interessato al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche . La normativa individua poi una serie di situazioni in cui il trattamento di siffatti dati può prescindere dal consenso esplicito.
Particolare cura deve essere prestata anche con riferimento alla conservazione dei dati raccolti.
Incombe sull’amministratore l’onere di conservare i dati raccolti e trattati, siano essi in formato cartaceo o elettronico, in luogo sicuro, al riparo da indebiti accessi e di porre in essere adeguate misure di sicurezza per la loro protezione. Devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati.
4. Informativa sulla privacy
L’obbligo di informativa sul diritto alla privacy è contenuto negli artt. 13 e 14 del GDPR. L’informativa deve essere portata a conoscenza degli interessati nel momento stesso in cui i dati personali sono ottenuti. Tramite l’informativa l’amministratore di condominio fornisce all’interessato informazioni in merito all’identità e ai dati di contatto del titolare del trattamento, alle finalità del trattamento, agli eventuali destinatari o alle eventuali categorie di destinatari dei dati personali, al periodo di conservazione degli stessi, all’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati e alla natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati.
5. Diritti dei condomini rispetto ai dati trattati
Il rispetto dei principi sopra enunciati sulla raccolta e sul trattamento dei dati personali è assicurato anche mediante il controllo da parte dei singoli “interessati”. È infatti riconosciuto a questi ultimi il diritto di conoscere in ogni momento chi detiene i loro dati personali e come li adopera, nonché il diritto di opporsi al trattamento dei medesimi, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta, ovvero di ingerirsi al riguardo, chiedendone la cancellazione, la trasformazione, il blocco, ovvero la rettificazione, l’aggiornamento, l’integrazione .
In ambito condominiale il diritto alla privacy non è violato dalla comunicazione di dati personali a soggetti diversi dai diretti “interessati” senza il previo consenso di questi ultimi. Esistono infatti ragioni di buon andamento e di trasparenza che giustificano la comunicazione di alcuni dati a tutti i condomini, sia su iniziativa dell’amministratore (per esempio in sede di rendiconto annuale o di assemblea condominiale), sia su richiesta di ciascun condomino, al quale compete un potere di vigilanza e di controllo sull’attività dell’amministratore che lo facoltizza a richiedere in ogni tempo informazioni sulla situazione contabile del condominio, comprese quelle che riguardano eventuali posizioni debitorie degli altri partecipanti .
I condòmini devono infatti essere considerati come contitolari di un medesimo trattamento e in quanto tali hanno il diritto di accedere e di ricevere le informazioni riguardanti l´amministrazione e il funzionamento del condominio. Analogo diritto non spetta invece all’inquilino che abita nello stabile condominiale e che secondo la normativa sulla privacy non può chiedere l’accesso ai dati sulla gestione condominiale.
6. Partecipazione di soggetti estranei all’assemblea condominiale e privacy
Con riferimento ai soggetti legittimati a partecipare all’assemblea condominiale l’art. 67 Disp. Att. c.c. recita che “Ogni condomino può intervenire all’assemblea anche a mezzo di rappresentante, munito di delega scritta” e che “Qualora un’unità immobiliare appartenga in proprietà indivisa a più persone, queste hanno diritto a un solo rappresentante nell’assemblea, che è designato dai comproprietari interessati a norma dell’articolo 1106 del codice”. “Nei casi di cui all’articolo 1117-bis del codice, quando i partecipanti sono complessivamente più di sessanta, ciascun condominio deve designare, con la maggioranza di cui all’articolo 1136, quinto comma, del codice, il proprio rappresentante all’assemblea per la gestione ordinaria delle parti comuni a più condominii e per la nomina dell’amministratore”. “L’usufruttuario di un piano o porzione di piano dell’edificio esercita il diritto di voto negli affari che attengono all’ordinaria amministrazione e al semplice godimento delle cose e dei servizi comuni. Nelle altre deliberazioni, il diritto di voto spetta ai proprietari, salvi i casi in cui l’usufruttuario intenda avvalersi del diritto di cui all’articolo 1006 del codice ovvero si tratti di lavori od opere ai sensi degli articoli 985 e 986 del codice”.
La legge 392/78 che disciplina il diritto delle locazioni di immobili urbani sancisce all’art. 10 che “Il conduttore ha diritto di voto, in luogo del proprietario dell’appartamento locatogli, nelle delibere dell’assemblea condominiale relative alle spese e alle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e di condizionamento d’aria. Egli ha inoltre diritto di intervenire, senza diritto di voto, sulle delibere relative alla modificazione degli altri servizi comuni”.
Al di fuori delle ipotesi sopra individuate non sussistono altri soggetti legittimati a partecipare all’assemblea condominiale. Tuttavia, secondo il Garante della privacy, in presenza di alcuni presupposti, si può ritenere legittima la partecipazione alle assemblee condominiali di soggetti estranei al condominio.
Nel caso in cui il soggetto estraneo al condominio sia un tecnico che sia stato appositamente invitato in assemblea per fornire un apporto qualificato, utile all’adozione di una deliberazione più consapevole, la presenza è ammessa purché per il tempo strettamente necessario alla deliberazione sul punto e con il consenso di tutti i partecipanti.
Nel caso in cui il soggetto terzo sia stato delegato da un condomino, nulla quaestio, purché il regolamento di condominio non vieti la partecipazione di estranei, seppure in qualità di delegati, alle assemblee condominiali.
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