Regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche

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     Indice

1. Definizione, contenuto e predisposizione della fattura elettronica
2. Il recapito della fattura elettronica
3. Il sistemi degli intermediari
4. Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte degli operatori IVA
5. Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte dei consumatori finali e dei soggetti, diversi dalle persone fisiche, non titolari di partita IVA
6. Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere

1. Definizione, contenuto e predisposizione della fattura elettronica

La fattura elettronica è un documento informatico inviato telematicamente al Sistema di Interscambio (SdI) e da questo recapitato al soggetto ricevente. La trasmissione telematica può avere ad oggetto una singola fattura nonché un lotto di fatture così come disposto dall’articolo 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 – Istituzione e disciplina dell’imposta sul valore aggiunto -. La fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati. Oltre le informazioni obbligatorie, il file contenente la fattura permette di includere, discrezionalmente, ulteriori dati utili. La fattura elettronica viene inviata al Sistema di Interscambio (SdI) dal soggetto obbligato ad emetterla secondo il dettato normativo di cui all’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972. La fattura elettronica può essere trasmessa, per conto del soggetto obbligato ad emetterla, da un intermediario La trasmissione della fattura elettronica è effettuata con: a) posta elettronica certificata, “PEC”; b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate, quali la procedura web e app di c) sistema di cooperazione applicativa, su rete internet, con servizio esposto tramite modello “web service”; d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti. Qualora non venga superato il sistema dei controlli viene recapitata – nel termine di 5 giorni – una “ricevuta di scarto” del file al soggetto trasmittente sul medesimo canale con cui è stato inviato il file al SdI. La fattura elettronica o le fatture del lotto di cui al file scartato dal Sistema di Interscambio (SdI) si considerano non emesse.

2. Il recapito della fattura elettronica

La fattura elettronica è recapitata dal Sistema di Interscambio (SdI) al soggetto cessionario/committente. La fattura elettronica può essere recapitata per conto del cessionario/committente ad un intermediario. Il Sistema di Interscambio (SdI) recapita la fattura elettronica mediante le seguenti modalità: a) sistema di posta elettronica certificata, “PEC”; b) sistema di cooperazione applicativa, su rete internet, con servizio esposto tramite modello “web service”; c) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti. Per la ricezione della fattura elettronica l’Agenzia delle entrate rende fruibile un servizio di registrazione. Le fatture elettroniche, in caso di registrazione, sono sempre recapitate all’“indirizzo telematico” registrato. Qualora per cause tecniche non addebitabili al Sistema di Interscambio il recapito non fosse possibile (es. PEC piena), il Sistema di Interscambio rende fruibile al cessionario/committente la fattura elettronica nella sua area riservata presso il sito web dell’Agenzia delle entrate, comunicando tale informazione al soggetto trasmittente. Il cedente/prestatore è tenuto tempestivamente a comunicare al cessionario/committente che l’originale della fattura elettronica è a sua disposizione nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate: tale comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. L’Agenzia delle entrate non risponde per eventuale errata compilazione ad opera del cedente/prestatore dell’indirizzo telematico riportato nel file della fattura elettronica o del lotto di fatture elettroniche.

3. Il sistemi degli intermediari

Il cedente/prestatore può trasmettere al Sistema di Interscambio (SdI) le fatture elettroniche mediante l’intervento di un intermediario. Il cessionario/committente può ricevere le fatture elettroniche mediante un intermediario, provvedendo ad avvisare il cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso, o indicando tale indirizzo nel servizio di registrazione. Il conferimento/revoca della delega è effettuato con le modalità di cui al provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 5 novembre 2018 e successive modificazioni.

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4. Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte degli operatori IVA

L’Agenzia delle entrate rende fruibile il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, nell’ambito del quale agisce nella qualità di responsabile del trattamento dei dati personali, previa adesione al servizio, da effettuarsi mediante apposita funzionalità resa disponibile nell’area riservata del sito web dell’AE. In presenza di adesione compiuta da una sola delle parti – cedente/prestatore o cessionario/committente – l’AE rende fruibili per la consultazione e acquisizione le fatture elettroniche esclusivamente al soggetto che ha effettuato l’adesione. La parte che non ha prestato la propria adesione può disporre solamente della consultazione dei “dati fattura” fino al 31 dicembre dell’ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento. La consultazione può essere compiuta avvalendosi dell’ausilio degli intermediari,  di cui all’articolo 3, comma 3, del D.P.R. 322 del 1998 22 luglio 1998, n. 322 – Regolamento recante modalità per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, ai sensi dell’articolo 3, comma 136, della legge 23 dicembre 1996, n. 662 -, appositamente delegati. È possibile recedere dal servizio utilizzando la funzionalità disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate. Il recesso è immediatamente efficace e determina l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture emesse/ricevute.

5. Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici da parte dei consumatori finali e dei soggetti, diversi dalle persone fisiche, non titolari di partita IVA

Il cessionario/committente nonché il soggetto, diverso da persona fisica, non titolare di partita IVA, accede al servizio di consultazione delle fatture elettroniche ricevute, previo assenso da compiere attraverso idonea funzionalità resa disponibile, nell’area riservata del sito internet dell’AE. Le fatture elettroniche sono messe a disposizione in consultazione dall’Agenzia in qualità di titolare del trattamento. È possibile provvedere al recesso dal servizio attraverso la stessa funzionalità resa fruibile nell’area riservata del sito internet dell’AE. Il recesso è prontamente esecutivo e determina l’interruzione del servizio di consultazione di tutte le fatture ricevute. Il cessionario/committente consumatore finale, mancando la propria adesione al servizio, non è nelle condizioni di consultare nessun dato inerente le fatture elettroniche ricevute.

6. Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere

In merito alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi realizzate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, gli operatori IVA residenti o stabiliti nel territorio dello Stato trasmettono le seguenti informazioni: i dati identificativi del cedente/prestatore, i dati identificativi del cessionario/committente, la data del documento comprovante l’operazione, la data di registrazione (per i soli documenti ricevuti e le relative note di variazione), il numero del documento, la base imponibile, l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione.

Per le operazioni decorrenti dal 1° luglio 2022, gli operatori IVA residenti o stabiliti nel territorio dello Stato trasmettono i dati delle operazioni transfrontaliere all’AE inviando i file al Sistema di interscambio. La trasmissione telematica avviene nei termini disposti dal dettato normativo di cui all’articolo 1, comma 3-bis, del Decreto-Legislativo 5 agosto 2015, n. 127 – Trasmissione telematica delle operazioni IVA e di controllo delle cessioni di beni effettuate attraverso distributori automatici, in attuazione dell’articolo 9, comma 1, lettere d) e g), della legge 11 marzo 2014, n. 23-.