Rifiuto del Comune di ostendere documenti: tutela privacy?

Il comune non può rifiutare di ostendere i documenti relativi ad un’istanza per il rilascio di un permesso di costruire presentata da una società, ma deve oscurare i dati personali ivi contenuti.

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1. I fatti

Il responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) di un comune della Basilicata aveva chiesto al Garante per la protezione dei dati personali di valutare la legittimità del provvedimento del Comune con cui era stata rigettata la richiesta di accesso civico circa un’istanza per il rilascio di permesso di costruire.
In particolare, mediante l’istituto dell’accesso civico, era stata presentata al Comune la richiesta di accedere ad una domanda per il rilascio di un permesso di costruire per la realizzazione di parcheggi interrati, privati e pertinenziali ad abitazioni stabili identificati nell’istanza nonché a tutti i carteggi allegati a detta richiesta.
A fronte della suddetta istanza di accesso civico, il Comune aveva rifiutato di ostendere la copia della richiesta di permesso di costruire e dei relativi allegati e si era limitato a comunicare ai richiedenti soltanto gli estremi dell’istanza di permesso di costruire (vale a dire la data e il numero di protocollo). Secondo il Comune, infatti, in materia di titoli edilizi possono essere rilasciati, mediante l’accesso civico generalizzato, solamente gli estremi di tali titoli e non la documentazione relativa ad essi.
Non soddisfatto della risposta del Comune, il richiedente aveva presentato una richiesta di riesame del provvedimento al RPCT, lamentando che nel caso di specie non vi erano esigenze connesse alla tutela del diritto alla privacy che giustificassero il rifiuto all’ostensione, in quanto il soggetto che ha presentato l’istanza di permesso di costruire è un Ente.
Il RPCT ha quindi ritenuto opportuno, a propria volta, formulare una richiesta di parere al Garante per la protezione dei dati personali al fine di verificare se il rifiuto alla ostensione dei dati richiesti sia legittimo o meno dal punto di vista del rispetto della normativa privacy.
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2. Rifiuto del Comune di ostendere documenti: la valutazione del Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha preliminarmente ricordato come la normativa che disciplina l’accesso pubblico, riconosce a qualunque soggetto il diritto di accedere ai dati e ai documenti che sono detenuti dalla Pubblica amministrazione ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione, a condizione che vengano rispettati i limiti che sono previsti per tutelare degli altri interessi giuridicamente rilevanti. In particolare, prosegue il Garante è la stessa normativa che disciplina l’accesso civico a specificare come l’amministrazione pubblica debba rifiutare di ostendere i dati richiesti allorquando attraverso tale rifiuto si possa evitare un pregiudizio concreto degli interessati dei cui dati personali si tratta.
In secondo luogo, il Garante, ricordato che per dato personale deve intendersi qualsiasi informazione che riguarda una persona fisica che sia identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, economica, culturale o sociale. Pertanto, le persone giuridiche, le società, gli enti e le associazioni sono sottratte all’ambito di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Invece, l’ostensione tramite l’istituto dell’accesso civico dei dati relativi alle persone fisiche deve essere valutata caso per caso dall’ente pubblico medesimo per verificare che detta ostensione non crei una lesione del diritto alla privacy degli interessati.
Nelle valutazioni che l’ente pubblico deve compiere per decidere della possibile ostensione, vi è anche quella relativa al fatto che i dati e i documenti oggetto di ostensione divengono pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli (anche se il loro ulteriore trattamento va in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati e quindi, in ogni caso, nel rispetto dei principi di limitazione della finalità e di minimizzazione dei dati).
Per quanto riguarda il rilascio del permesso di costruire, il Garante ha evidenziato come la normativa statale di settore prevede che la domanda per il rilascio del permesso di costruire, sottoscritta da uno dei soggetti legittimati, va presentata corredata da un’attestazione concernente il titolo di legittimazione, dagli elaborati progettuali richiesti, e quando ne ricorrano i presupposti, dagli altri documenti previsti dalla predetta normativa di settore. Inoltre, la domanda è accompagnata da una dichiarazione del progettista abilitato che asseveri la conformità del progetto agli strumenti urbanistici approvati ed adottati, ai regolamenti edilizi vigenti, e alle altre normative di settore.
Nel caso di specie, oggetto dell’accesso civico è l’istanza per ottenere un permesso di costruire, con tutti i relativi allegati, presentata da un Ente, e quindi non da una persona fisica, e relativa a un procedimento che non si è concluso, non avendo ancora il Comune concesso il permesso.
Pertanto, posto che la normativa privacy non disciplina il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, in particolare imprese dotate di personalità giuridica, compresi il nome e la forma della persona giuridica e i suoi dati di contatto (a meno che la ragione sociale della persona giuridica identifichi una o più persone fisiche), il Comune non può rifiutare di ostendere l’istanza di permesso di costruire e i relativi allegati richiamando la protezione dei dati personali. Ciò anche tenuto conto che, nel caso di specie, la denominazione di tale Ente non consente l’identificazione indiretta di alcuna persona fisica, non deriva dal nome di una persona fisica e non si riferisce a un’impresa unipersonale (circostanza che avrebbe potuto consentire di effettuare deduzioni sul suo titolare).

3. Il parere del Garante

In considerazione di quanto sopra, il Garante ha sollecitato il Comune a riesaminare la motivazione del provvedimento di diniego dell’accesso civico, tenendo conto che per le informazioni e i dati riferibili ad un Ente non è possibile invocare il limite della protezione dei dati personali previsto per l’accesso civico.
Tuttavia, il Garante ha accertato che nella documentazione oggetto della richiesta di ostensione, anche se relativa ad un’istanza di permesso di costruire presentata da un Ente, vi sono molti dati riferiti a persone fisiche di diversa natura e specie. In particolare, informazioni relative al legale rappresentate, ai procuratori, ai professionisti, ai tecnici, che sono coinvolti nel procedimento – quali il nominativo, e, a seconda dei casi, anche il luogo e la data di nascita, la residenza, il domicilio, il codice fiscale, il numero di cellulare, l’e-mail, la copia del documento di riconoscimento, le firme autografe, ecc., nonché informazioni relative a persone fisiche che sono del tutto estranee al procedimento (come le porzioni di mappe catastali che riguardano aree attigue a quella su cui si intende costruire e che sono relative a terreni o edifici di proprietà di persone fisiche, oppure alcune fotografie in cui sono ad esempio ripresi veicoli con alcuni numeri di targa leggibili).
Secondo il Garante l’accesso civico generalizzato è servente rispetto alla conoscenza di dati e documenti detenuti dalla PA allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico. Pertanto, quando l’oggetto della richiesta di accesso riguarda documenti contenenti informazioni relative a persone fisiche non necessarie al raggiungimento del predetto scopo oppure informazioni personali di dettaglio che risultino comunque sproporzionate, eccedenti e non pertinenti, la PA destinataria della richiesta di accesso civico generalizzato deve scegliere le modalità meno pregiudizievoli per i diritti dell’interessato.
Conseguentemente, il Garante ha ritenuto che la conoscenza delle informazioni personali contenute nei documenti oggetto della istanza di accesso in questione determinerebbe una interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà dei soggetti controinteressati e quindi ha suggerito al Comune di prendere in considerazione la possibilità di concedere un accesso civico parziale, omettendo o oscurando le parti dei documenti richiesti contenenti i dati personali sopra descritti relativi alle persone fisiche a vario titolo coinvolte nel procedimento volto al rilascio del permesso di costruire.