Smart city e tribunali

“Smart city”: espressione suggestiva e stimolante di difficile definizione. Un modo intelligente di pensare e progettare che assume significati e sembianze diverse secondo la fattispecie che, nel concreto, diventa oggetto di applicazione nonché dei soggetti attivi che intervengono nel processo.

Non un mero un concetto, “Smart “ rappresenta un modus operandi caratterizzato da intelligenza e creatività che nasce da una visione coraggiosa e migliorativa di un determinato processo. Propedeutica alla realizzazione del progetto vero e proprio è la attenta valutazione del settore oggetto di intervento che si concretizza nella elaborazione di un piano di intervento volto a sanare o migliorare il settore medesimo o una sfera di esso che presenta problematiche o criticità.

Per la realizzazione e la riuscita della smart city è essenziale che le parti coinvolte collaborino tra di loro, pur nelle loro differenti posizioni, con affiatamento, tutti rivolti verso l’obiettivo comune.

Anche la P.A. può essere coinvolta, partendo dalla analisi delle criticità e sviluppando valide idee di miglioramento dei processi lavorativi eliminando gli ostacoli e le complessità presenti anche nel lavoro quotidiano. Qui, ciascuno nel proprio ambito, dovrà fare da pioniere e abbattere le reticenze esistenti e la resistenza ad abbandonare vecchie e desuete prassi, favorendo la coesione sociale all’interno del gruppo di lavoro e la diffusione della conoscenza e della creatività soprattutto attraverso il pieno utilizzo delle tecnologie.

La crisi economica che attraversa il nostro paese può essere terreno fertile per favorire la diffusione di smart city, incoraggiando l’applicazione di nuove idee anche attraverso politiche di sensibilizzazione, affinchè si acquisisca la consapevolezza che si può innovare a costo zero con l’utilizzo di soluzioni organizzative create ed elaborate utilizzando i mezzi esistenti senza impegni di spesa.

I settori di applicazione possono essere i più vari anche se, ad essere stati protagonisti maggiori nonché artefici del fenomeno, sono state soprattutto le città, l’ambiente urbano che si è mostrato capace di migliorare la qualità di vita dei propri cittadini attraverso le smart city.

Infatti, in origine, l’espressione città intelligente nasce per indicare l’ambiente urbano che si è rivelato capace di agire attivamente per migliorare la qualità della vita dei propri cittadini così da soddisfare le esigenze degli stessi, delle imprese e delle istituzioni, grazie anche all’impiego diffuso e innovativo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Dunque, caratteristiche imprescindibili di una smart city sono: l’attenzione ai bisogni delle persone, la gestione oculata delle risorse, lo sviluppo sostenibile e la sostenibilità economica.

L’analisi ”intelligente” del settore oggetto di valutazione è imprescindibile per l’elaborazione di tecniche che si sostanzino in un agire intelligente, anche grazie ad una rete di collaborazione, che sfrutti le risorse disponibili, non per esaurirle ma per ottenere il massimo rendimento senza farsi intimorire dall’ esiguità o dall’inadeguatezza delle medesime.

Strutturare un ufficio giudiziario attraverso soluzioni intelligenti ed innovative comporta non solo lo sviluppo costante e metodico delle best-practices (oggi diffuse nel settore della giustizia), ma è anche la diretta conseguenza della dematerializzazione in corso. Ed è per effetto di questa che si pone la necessità di una nuova regolamentazione degli spazi fisici. Occorre ripensare ad una più attuale struttura dei Tribunali, nati in epoca di gran lunga antecedente all’informatizzazione e basati su modelli organizzativi non più attuali sia con riferimento a orari, uffici, sportelli che alla gestione dei servizi. Tutti “oggetti pensati per il mondo di prima”. ¹

Difatti, benché la quasi totalità degli uffici giudiziari distribuiti sul territorio sia informatizzata, permangono processi lavorativi che ancora risentono sia di discipline di epoca remota, sia delle vecchie organizzazioni dei servizi.

La dematerializzazione, inoltre, pur già in gran parte realizzata con l’informatizzazione di procedure e dei registri cartacei, va necessariamente accompagnata dallo sviluppo dell’interoperabilità, e allora potrà dirsi compiuta con il passaggio al processo telematico civile ed al fascicolo penale digitalizzato. D’altro canto, si pone un’esigenza ulteriore e sempre più attuale e che ci riporta nell’ambito del concetto ora esaminato di smart city: l’ottimizzazione degli spazi. Gli operatori della giustizia e chi frequenta abitualmente gli uffici giudiziari, non può non notare la difficoltà spesso logistica presente negli stessi e gli ambienti lavorativi precari. Chiaramente è questo un discorso che ci porterebbe lontano dal tema in esame se volessimo analizzarne le cause o soffermarci sui problemi legati alla sicurezza ed al benessere organizzativo. Cercando, invece, di restringere il campo della nostra analisi, poniamo l’attenzione in particolare su due aspetti oggi attuali: gli archivi e il casellario giudiziale.

In primo luogo, il riassetto degli archivi attraverso la selezione degli atti custoditi: se gli archivi dovessero conservare tutto quanto viene definito, si comprende la facile degenerazione in uno stato di caos. La normativa al riguardo è risalente (D.P.R. 30.9.1963, n. 1409), ma oggi incisiva è stata la linea introdotta dal D.L. 6.7.2012 n. 95 convertito, con modificazioni, in legge 7.8.2012, n. 135- Disposizioni urgenti per la revisione della spesa pubblica con invarianza dei servizi ai cittadini. (SPENDING REVIEW).

In secondo luogo acquista rilievo il decreto del Ministero della Giustizia 17 settembre 2013 Regole procedurali di carattere tecnico-operativo per la distruzione delle schede cartacee, ai sensi dell’articolo 38 del decreto 25 gennaio 2007.

Prima di esaminarne gli aspetti salienti vanno illustrati alcuni concetti fondamentali.

Va sottolineato che tutto ciò che è definito archivio ha una sua precisa funzione, e cioè quella di fornire la conoscenza storica; ed, infatti, secondo quanto prescritto dal D.P.R. ora citato, gli archivi di proprietà dello Stato fanno parte del demanio pubblico, mentre quelli appartenenti alle regioni, alle province o ai comuni sono soggetti al regime del demanio pubblico. Non solo, ma il T.U. delle disposizioni legislative in materia di beni culturali ed ambientali, afferma che i beni archiviati sono ricompresi tra i beni culturali che compongono il patrimonio storico e artistico nazionale. Si comprende dunque la delicatezza dell’attività che, finalizzata alla liberazione degli spazi, seleziona gli atti da conservare e quelli da scartare. Presso gli uffici giudiziari è, infatti, è infatti prevista l’istituzione di una Commissione di sorveglianza (art. 1 co. 2 del D.P.R. 8.01.2001 n. 37) con competenza a vigilare sugli archivi, sia correnti che di deposito.

L’attività della Commissione (composta di diritto anche da un rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali designato dal Direttore del competente Archivio di Stato) ha compiti rilevanti in quanto vigila sulla conservazione ed andamento degli archivi, nonché detta norme sulla fotoriproduzione dei documenti. In particolare è tale organo che, sulla base degli “elenchi di consistenza” degli atti da parte delle singole cancellerie, propone al Ministero indicato gli atti da eliminare, ovvero da versare all’Archivio di Stato.

Parimenti, il decreto del 2013 citato in premessa affida le operazioni di controllo e di distruzione delle schede in materia di casellario ad un’apposita commissione che procederà ai sensi dell’art. 4 ² e cioè a controlli a campione “finalizzati alla verifica della corrispondenza delle schede cartacee, giacenti presso ciascun ufficio locale, con le informazioni contenute nella banca dati del SIC”.

Sono previsti solo casi particolari di conservazione per schede e fogli complementari che dal sistema risultano ancora in lavorazione, da validare o provvisori, sino alla loro definizione. Sono altresì disciplinate le operazioni di eliminazione dei registri e degli archivi informatici art 9³.

Tutto ciò dimostra che anche la legislazione è finalmente attenta al problema dell’ottimizzazione degli spazi. Si richiama al riguardo il decreto citato 6 luglio 2012 n. 95 che prevede a carico delle Amministrazioni piani di razionalizzazione degli spazi ed esclude dal beneficio di quote di risparmi di spesa quelle che non procedono, appunto, allo scarto degli atti di archivio art. 3 comma 9⁴

Affinchè anche in un Ufficio Giudiziario possa vedersi realizzato un sistema smart city occorre che accanto alla indispensabile ed imprescindibile realizzazione della giustizia digitale si accosti una radicale lettura di norme risalenti all’Italia del Re che non sono più giustificabili né utili al fine pensato dal legislatore al tempo della sua emanazione e, laddove, qualche sparuta disposizione abbia ancora ragione d’essere la sua esecuzione appare fortemente cavillosa e burocrate, decisamente in contrasto con lo scopo di una P.A. che cerca di alleggerirsi. Si pensi ai tanti adempimenti che numerosissime norme fanno cadere in capo alle cancellerie e che potrebbero essere tranquillamente demandate alle parti velocizzando l’attuazione dello scopo stesso per il quale essa norma è stata pensata. Attraverso l’applicazione del principio del co-working i soggetti che lavorano nelle cancellerie potrebbero più facilmente individuare, indicare e sottoporre a verifica quelle norme che, nella loro fase esecutiva, si sono rivelate eccessivamente farraginose.

Attraverso il cloud computing (offrire i servizi informatizzati attraverso il web) e la diffusione di nuovi strumenti anche open source (software aperti a tutti) è possibile realizzare una condivisione di dati utile alla razionalizzazione dei servizi in tal modo i cittadini riescono ad avere risposte immediate attraverso la semplice messa a disposizione del fascicolo giudiziario con inoltro di una istanza digitale attraverso servizi offerti on line. In tal modo si evita di sovraccaricare le cancellerie le quali possono dedicarsi a quel lavoro di back office che oggi risulta sacrificato sia per l’enorme afflusso di utenza durante le ore di apertura al pubblico sia per la cronica carenza di personale che affligge gli Uffici Giudiziari.

C’è bisogno di persone coraggiose che credano nella realizzazione di “progetti intelligenti” capaci di rivoltare intere strutture e modificarle a costo zero o comunque con impegni di spesa non eccessivi perché l’essenza di un progetto è da rinvenirsi nella forza dell’idea che ne costituisce elemento determinante.

In questo contesto si inserisce il sistema “smart city”, che premia l’idea , l’agire intelligente , la prassi virtuosa che non abbisogna solo o semplicemente di risorse ma di organizzazione intelligente, di gente che collabora, che sa lavorare insieme, che impara ad utilizzare al meglio le risorse che ha a disposizione attraverso la scoperta di nuovi utilizzi o l’invenzione di nuove metodologie di utilizzo.