È vietata l’installazione di un sistema di geolocalizzazione sulle automobili aziendali se determina un monitoraggio continuo e il conducente è identificabile

riferimenti normativi: artt.3, 11, comma 1, lett. A), d) ed e); 13, 37, 113 e 114, 143 del Codice in materia di protezione dei dati personali; art. 8, L. 300/1970 È vietata l’installazione di un sistema di geolocalizzazione sulle automobili aziendali se determina un monitoraggio continuo e il conducente è identificabile.

Fatto

Un dipendente di una Società operante nel campo della vendita di articoli di precisione per la lavorazione del metallo aveva indirizzato al Garante per la protezione dei dati personali una segnalazione circa il trattamento illecito dei propri dati personali operato dalla Società datrice di lavoro, attraverso l’installazione sulle autovetture aziendali di un sistema di GPS.
In particolare, secondo quanto sostenuto dal dipendente, la Società aveva proceduto all’installazione del sistema di geolocalizzazione senza fornire ai propri dipendenti alcuna informativa o alcuna comunicazione di policy aziendale relativa all’esistenza e alle caratteristiche essenziali del sistema di GPS installato, attraverso il quale la Società era in grado di raccogliere dati relativi alla posizione geografica del dipendente anche al di fuori dell’orario di servizio. Il dipendente aveva infatti chiarito al Garante la natura promiscua della autovettura, la quale, in base ad un’autorizzazione del datore di lavoro, poteva essere utilizzata dal dipendente anche per esigenze di carattere personale, riconoscendo per giunta la facoltà di questo di concedere l’uso a familiari conviventi.
La Società, chiamata a fornire alcuni chiarimenti da parte del Garante per la protezione dei dati personali, aveva, in primo luogo, chiarito le finalità perseguite mediante l’installazione del sistema di geolocalizzazione, vale a dire quelle logistiche e organizzative, oltre che quelle di sicurezza ed incolumità dei lavoratori, e prevenzione e contrasto di eventi criminosi ai danni dei beni aziendali.
In secondo luogo aveva evidenziato al Garante che i dati raccolti dal sistema – conservati sul server del fornitore del sistema GPS e cancellati automaticamente decorsi 365 giorni – non consentivano di risalire all’identità del conducente dell’autovettura. Questi dati, infatti, consultabili in tempo reale dalla Società mediante un’interfaccia web ad accesso riservato mediante inserimento di username e password, avevano solo un fine statistico per, ad esempio, implementare la sicurezza dei lavoratori, verificare l’efficienza della programmazione, individuare i mezzi maggiormente utilizzati per gestire con efficienza la rotazione degli stessi.

La decisione del Garante

Il Garante, all’esito dell’esame delle dichiarazioni rese dalla Società, ha ritenuto illecito il trattamento dei dati personali operato dalla Società attraverso il sistema di GPS installato sulle autovetture aziendali, ad uso promiscuo, perché non conforme alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.
In prima battuta, il Garante ha evidenziato che, a differenza di quanto sostenuto dalla Società, i dipendenti alla guida delle autovetture aziendali sulle quali è presente il sistema di geolocalizzazione erano in concreto identificabili: sia considerato il numero molto limitato di autovetture messe a disposizione dalla Società (soltanto 5), sia considerate le finalità dichiarate dalla Società, riconducibili alla necessità di contattare gli autisti per effettuare con rapidità interventi in loco oppure per consentire l’efficiente gestione del parco veicoli, nonché per garantire la sicurezza dei dipendenti stessi.
Il Garante, poi, è passato a considerare le finalità perseguite dalla Società attraverso il sistema di geolocalizzazione, ritenendo che le concrete modalità di raccolta dei dati, come anche la conservazione di questi per un esteso periodo di tempo (365 giorni), non potevano considerarsi proporzionati con gli scopi rappresentati dalla Società. Questa, infatti, attraverso la piattaforma web messa a disposizione dal fornitore del servizio, poteva visualizzare in tempo reale la posizione dei veicoli, il loro stato – fermo/in movimento – la velocità ed inoltre poteva anche estrarre i dati relativi all’utilizzo del veicolo, come la data, l’ora di inizio e di fine, i km di guida, le ore di percorrenza e quelle di pausa. Il Garante ha, dunque, concluso ritenendo che il sistema utilizzato dalla Società era idoneo a realizzare un monitoraggio continuo dell’attività del dipendente in violazione dei principi di necessità, pertinenza e non eccedenza.
Infine il Garante, tenuto in considerazione il fatto che in base ad un’autorizzazione concessa dalla Società, le autovetture potevano essere utilizzate saltuariamente ed occasionalmente per esigenze di carattere personale, anche da parte dei familiari del dipendente, ha ritenuto che il sistema di geolocalizzazione installato sulle autovetture aziendali ad uso promiscuo era idoneo a consentire il trattamento dei dati non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale in violazione dell’art. 8 dello Statuto dei lavoratori, considerando, anche sotto questo profilo, il trattamento illecito.
In considerazione di ciò, quindi, il Garante ha vietato l’ulteriore trattamento dei dati.

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